Konferensrummet är navet för samarbete på jobbet. Och ett bra konferensrum med rätt funktioner kan göra arbetsdagen effektiv, kreativ och trevlig. Så här ska du tänka för att få till ett konferensrum som passar dina behov.
Del 1
Trender och tendenser
Idag går trenden mot att ha både ljud och video i alla konferensrum, antingen med hjälp av fast installerade system eller mobil videokonferensutrustning.
– Förr la man krutet på ett fåtal mer påkostade videorum. Idag vill man ha videofunktionen överallt. Vi ser också att man i större utsträckning använder sina egna datorer för videomöten, och Microsoft och Google satsar stenhårt på att göra videokonferensfunktionerna bättre i sina företagsprodukter, säger Daniel Andersson som är verksamhetschef på JML-System. De är specialiserade på att bygga lösningar för ljud, bild och styrsystem på kontor och i konferensrum. Sedan 2017 är de en del av Dustin Group.
– Standarden har även höjts på ljudkvalitet i konferensrum. Förr var mötesrum en ren funktion, idag ska de förmedla en känsla också. Man kanske spelar musik i bakgrunden i ett mötesrum, det hände inte för fem år sedan, säger Daniel Andersson och fortsätter:
– Det handlar om att man ser på kontoret och arbetet på ett annat sätt idag. Man ska trivas i lokalerna man vistas i åtta timmar om dagen. Arbetsmiljön är viktig för employer branding och att locka och hålla kvar talanger på företaget, säger han.
I en öppen kontorsmiljö finns det idag ofta både normalstora konferensrum och ett antal mindre rum, så kallade ”huddle rooms” (på svenska ungefär ”rum att kura ihop sig i”), där det får plats 2-6 personer. Även där vill vi idag ha professionella lösningar för ljud och video.
I nödfall kan små, bärbara videokonferenslösningar fungera om du använder dem rätt. De innehåller kamera, mikrofon och högtalare i samma enhet och kopplas in i en extern skärm. Det inbyggda batteriet räcker för flera timmars videosamtal eller röstsamtal, och mikrofon och högtalare är anpassade för att alla runt bordet både ska höra och höras bra.
Men det bästa är att jobba med stationära lösningar som du alltid vet fungerar, menar Daniel Andersson.
En annan trend är att projektorerna byts ut mot tv-skärmar, vilket hänger ihop med att priset på större skärmar fallit drastiskt senaste fem åren.
– Det här är jättepositivt för mötesrumsupplevelsen. Upplösning, skärpa och ljusstyrka är överlägset på skärmar i förhållande till projektorer, och så slipper man oljudet från fläktarna också, säger Joakim Isaksson som är produktchef för infrastructure på Dustin.
Del 2
Strategi för att utforma ett konferensrum
Vare sig du gör om ett befintligt konferensrum, eller har fördelen att bygga ett helt nytt från grunden, finns några relativt enkla saker att tänka på.
För det första handlar det om att anpassa rummet till vad det ska användas till. Ligger fokus på videokonferens, möten, presentationer, workshops eller kanske lite av varje? Om det finns en skärm i rummet är en grundregel att inte placera den på väggen mitt emot ett fönster, detta för att undvika störande reflektioner på skärmen. Om rummet ska användas för videokonferenser är detta ännu viktigare. Om kameran, som i regel sitter över eller under skärmen, är riktad mot ett fönster kommer mötesdeltagare som har solen i ryggen bara att bli svarta siluetter på bilden. I vissa fall kanske man inte har något val än en placering mitt emot fönstret och då får man titta på sätt att mörklägga rummet istället.
Väggar och tak bör ha en lugn och neutral färgton. Starka färger i rummet kan göra att kameran ställer in vitbalansen fel vilket resulterar i att färger och hudtoner förvrängs.
I ett större rum där fler människor ska få plats kan det vara bra att ha mer än en mikrofon så att alla hörs lika bra. För att undvika reflektioner och ett onödigt hårt ljud bör det även finnas gardiner, mattor eller andra dämpande material i rummet. I rum med plats för upp till sex personer behövs i regel inga extra högtalare än de som sitter på tv:n eller följer med videokonferensutrustningen.
Förr dominerade fristående proprietära system för videokonferens, men problemet med dem är att det lätt blir en tekniktröskel att ta sig över varje gång man ska använda systemet och komma ihåg hur det fungerade. Idag blir det allt vanligare att man använder sin dator som utgångspunkt och kopplar in den i ett system för att få bättre bild, ljud och videomöjligheter.
Del 3
Olika typer av rum
Det mobila mötesrummet
När trenden går mot öppna kontorslandskap, mindre konferensrum och fler spontana videomöten med få deltagare är en mobil videokonferensutrustning lösningen. Med en portabel, batteridriven kamera med inbyggd högtalare och mikrofon han du göra valfritt rum till mötesrum. Eller varför inte ha mötet utomhus? Det finns idag flera olika lösningar på marknaden med batteritid som räcker till flera timmars video- och telefonkonferens.
Standardrummet
– Det viktigaste med tekniken i ett konferensrum är att den ska vara lätt att använda. När du kommer in i rummet ska du inte behöva fundera på hur du ska ansluta dig för att få ljud och bild, säger Daniel Andersson, verksamhetschef på JML-System.
Ett sätt att åstadkomma detta är att ha samma system i alla rum på kontoret så att medarbetarna slipper fundera på hur tekniken funkar i just det här rummet. Olika stora rum kan ha större eller mindre skärmar och ett varierat antal mikrofoner, men samma grundläggande system i botten.
Lyxrummet
Vill man kosta på konferensrummet lite extra finns det en hel del bekvämligheter att tillgå. Automatiska mörkläggningsgardiner och möjlighet att detaljstyra belysningen ger en optimal ljusnivå. Med dold teknik som bara dyker upp när man behöver den, som exempelvis mikrofoner som kommer upp ur bordsskivan, får rummet ett sobert intryck och man slipper störande prylar och kablar när man inte behöver dem.
– Många företag har en extern del på kontoret där man tar emot kunder och i det rummet kanske man vill ha det lite mer flärdfullt, även om grundfunktionaliteten är densamma. Då kan man lägga till extra features som till exempel motordriven projektorduk, touchpanel på bordet som styr ljud och bild, samt automatisk mörkläggning och belysning, säger Daniel Andersson på JML-System.
Del 4
Extrautrustning
Hur många presentationer har inte blivit försenade på grund av att det inte går att koppla in datorn i tv:n eller projektorn, eller att upplösningen varit fel? Idag finns flera olika lösningar på det problemet. Antingen kan du koppla en enhet till tv:n och sedan ansluta med en eller flera donglar som du kopplar in i datorn för att trådlöst strömma bilden till skärmen eller projektorn. Om du kan tänka dig att ladda ner en app finns det ännu mindre lösningar på samma problem som bara är en dongel du pluggar in i skärmen eller projektorns hdmi-uttag.
Enklaste sättet att videosamtala är ju att använda datorn utan någon extra utrustning. Men alla som testat det vet att de flesta datorer vare sig har mikrofoner eller högtalare anpassade för särskilt många deltagare. Med en extern högtalartelefon ökar ljudkvaliteten exponentiellt med minsta möjliga insats. Enheter som pluggas in datorns usb-uttag som både är högtalare och 360-gradersmikrofon finns det gott om på marknaden.
Förutom videokonferensutrustning finns en hel del spännande teknik som man kan utrusta sitt konferensrum med beroende på vilken funktion man eftersträvar. Smarta skärmar och dito projektorer har länge varit populära i skolmiljö och börjar även dyka upp i konferensrum. Med en interaktiv skärm är det enkelt att exempelvis skissa på en ny design till en produkt och samtidigt dela resultatet med mötesdeltagarna.
