Många företag betalar för mjukvara de inte använder fullt ut, samtidigt som de missar värdet i verktyg de redan har. När licensmodeller, AI-verktyg och säkerhetsbehov förändras kan bättre överblick över mjukvarumiljön hjälpa er att minska kostnader, stärka kontrollen och förbereda IT-miljön för nya krav inom AI och säkerhet.
Bättre överblick är första steget mot mer värde
För IT-team handlar den första utmaningen ofta om att skapa överblick. Med rätt struktur kan företag minska onödiga kostnader, spara tid och stärka säkerheten, enligt Joakim Isaksson, Product Manager på Dustin.
– Det är inte ovanligt att företag betalar för funktionalitet som redan finns i andra lösningar, utan att vara medvetna om det, säger han.
Mjukvara har blivit ett av de mest komplexa områdena inom modern IT. Licensmodeller förändras, säkerhetskraven ökar och molnbaserade verktyg utvecklas hela tiden. Samtidigt blir AI snabbt en del av det dagliga arbetet.
För många medelstora företag gör det mjukvara svårare att hantera. Frågan handlar inte längre bara om vilka licenser man ska köpa. Det handlar också om att veta vad som redan finns på plats, hur det används och om den nuvarande miljön stödjer långsiktig produktivitet och säkerhet.
Identifiera skugg-IT
En vanlig utmaning är att mjukvara köps in från flera delar av organisationen. Med tiden kan det göra det svårt för IT-teamet att se vilka verktyg som används, var funktioner överlappar och vad företaget faktiskt betalar för.
– En stor del av de här företagen använder främst molnbaserade licenser från Microsoft, som Microsoft 365, men kompletterar ofta med andra verktyg beroende på verksamhetens behov, säger Joakim Isaksson.
Ett av de första tecknen på bristande kontroll är när inköpen sker utanför den centralt hanterade IT-miljön.
Det är vanligt med någon form av skugg-IT. Licenser kan köpas på kreditkort utan att IT-avdelningen känner till det.
I många företag finns äldre lösningar också kvar samtidigt som nya verktyg läggs till. Det kan leda till överlappande funktionalitet, onödig administration och högre kostnader.
– Förr var det vanligt att enskilda medarbetare köpte molnlagring. I dag handlar det oftare om olika AI-tjänster, säger Joakim Isaksson.
Joakim Isaksson, Product Manager på Dustin.Rätt licensnivå spelar roll
Utan tydlig överblick blir det svårare att välja rätt licensnivåer. Det kan innebära att företag betalar för funktioner som inte används fullt ut, eller saknar viss funktionalitet och därför lägger till separata verktyg utanför den godkända IT-miljön. Båda situationerna skapar onödig komplexitet.
– Risken är stor att man betalar för avancerade paket som inte används fullt ut, eller saknar funktioner och därför kompletterar med fler verktyg utanför den ordinarie miljön. Ett sätt att undvika att användare köper egna AI-tjänster är att köpa in Microsoft 365 Copilot centralt, säger Joakim Isaksson.
Utmaningen är inte bara ekonomisk. När IT inte har full insyn i vilka applikationer och tjänster som används kan även säkerhetsriskerna öka.
– Vi ser också att företag inte alltid har rätt licensnivå utifrån sina behov, särskilt ur ett säkerhetsperspektiv. Det är mycket vanligt att företag betalar för säkerhetsmoduler från Microsoft som de inte implementerar.
Med bättre mjukvaruhantering kan företag alltså minska onödiga kostnader och samtidigt skapa en säkrare och mer lättöverskådlig miljö.
Börja med att kartlägga det ni redan har
För Dustin är en vanlig startpunkt att gå igenom företagets nuvarande mjukvarumiljö.
– Vi börjar med att kartlägga vilka licenser som finns, hur de används och vilka behov organisationen har, säger Joakim Isaksson.
Målet är att förenkla och optimera mjukvaruanvändningen. I många fall handlar det om att identifiera funktionalitet som redan ingår i organisationens Microsoft 365-miljö, men som ännu inte används på rätt sätt.
Det är vanligt att man inte har full koll på vad som ingår i sin Microsoft 365-miljö. Funktioner finns på plats, men arbetssättet har inte anpassats, vilket gör att man ändå tar in andra verktyg.
Det är här expertrådgivning blir viktig. I stället för att se licenser som separata inköp hjälper Dustin företag att förstå helheten: användning, verksamhetsbehov, säkerhetskrav och framtida planer.
Från överblick till bättre kontroll
När nuläget är tydligt blir nästa steg att skapa en mer kontrollerad och lättare hanterbar miljö.
Det kan handla om att samla inköp och licenshantering centralt, minska skugg-IT och skapa tydligare processer för hur verktyg köps in, godkänns och används. Det kan också innebära att ta bort licenser som inte längre behövs eftersom samma funktionalitet redan finns via Microsoft.
– Det kan innebära att ta bort licenser som hänger kvar men som nu täcks av Microsoft, vilket så klart sparar pengar. Samtidigt sparar man tid och minskar det manuella arbetet, säger Joakim Isaksson.
Samma genomgång kan också visa säkerhetsfunktioner som redan ingår, men som ännu inte har implementerats fullt ut.
– Ofta leder arbetet också till att vi identifierar och hjälper till att implementera nya säkerhetsfunktioner, säger han.
Det här är en viktig del av Dustins roll som IT-partner. Målet är inte bara att hjälpa företag att köpa rätt mjukvara, utan att hjälpa dem få ut mer värde av verktygen de redan har och bygga en struktur som stödjer verksamheten över tid.
Få ut mer av Copilot i vardagen
Många företag använder redan Microsoft 365 Copilot. Nästa steg är att säkerställa att det skapar värde i det dagliga arbetet.
Alla vet inte hur man använder Microsoft 365 Copilot på bästa sätt. Därför undersöker vi hur det används och var det finns potential att arbeta smartare.
Utifrån den insikten kan Dustin hjälpa till att identifiera konkreta användningsområden.
– Det kan handla om att automatisera delar av arbetet eller förenkla återkommande uppgifter med hjälp av Copilot eller agenter, säger han.
Det blir ännu mer relevant i takt med att Microsoft utvecklar nya AI-funktioner, mer avancerad agenthantering och erbjudanden som Microsoft 365 E7. För många företag är det ett naturligt tillfälle att se över den digitala arbetsplatsen och bedöma om mjukvarumiljön är redo för nya krav inom AI och säkerhet.
När AI-verktyg och agenter blir vanligare blir styrning lika viktigt som tillgång.
– Man kan tänka sig att många användare skapar egna agenter som börjar göra saker till höger och vänster. Utan kontroll blir det snabbt svårt att få överblick, säger Joakim Isaksson.
Bygg en IT-miljö redo för framtiden
Rätt mjukvaruhantering kan minska onödiga kostnader, frigöra tid och stärka säkerheten. Den kan också ge företag en bättre grund för framtida utveckling.
När licenser, verktyg och processer är strukturerade blir det enklare att utvärdera nya funktioner, implementera säkerhetsfunktioner och använda AI på ett kontrollerat sätt.
– Har man en strukturerad miljö ökar möjligheterna att ta nästa steg och utnyttja den nya generationen verktyg, både inom AI och säkerhet, avslutar Joakim Isaksson.
För IT-beslutsfattare är budskapet tydligt: mjukvarubeslut blir allt mer strategiska. Med rätt vägledning kan företag navigera i komplexiteten, optimera sina investeringar och förbereda sig för nästa steg inom AI, säkerhet och mjukvaruhantering.
Checklista: Få bättre kontroll på mjukvara och licenser
- Överblick: Kartlägg vilka licenser ni har, vad de kostar och hur ofta de används.
- Överlapp: Identifiera var olika verktyg erbjuder samma funktionalitet.
- Skugg-IT: Hitta mjukvara som köps in eller används utanför IT:s kontroll.
- Säkerhet: Säkerställ att inkluderade säkerhetsfunktioner är aktiva och korrekt implementerade.
- Licensnivåer: Se över om användarna har rätt licensnivå utifrån sina behov.
- AI-användning: Förstå hur medarbetare använder Copilot, AI-tjänster och nya agenter.
- Processer: Tydliggör hur mjukvara godkänns, köps in, hanteras och tas bort.
- Framtidsberedskap: Förbered er för Microsoft 365 E7 och nästa steg inom AI.
Vill du veta mer?
Kontakta oss på [email protected] så återkommer våra experter och berättar mer om våra lösningar. Vi kan hjälpa dig med den utrustning, programvara, de tjänster och det projektstöd du behöver.
