Nya samarbetsverktyg kan bryta en företagskultur där medarbetare inte samarbetar tillräckligt mycket. Men det krävs mer än teknikstöd för att lyckas.
Nya samarbetsverktyg skapar inte automatiskt effektivitet och produktivitet.
Första steget är en behovsanalys.
– Se till att ha representanter från användarna och ta reda på vad verktyget ska användas till och varför, säger Oscar Berg, vd och digital verksamhetsdesigner på IT-konsultbolaget Unicorn Titans.
De tillgängliga verktygen bör därefter utvärderas utifrån verksamhetens behov, innan valet görs.
– Det är enkelt att prova sig fram genom att de flesta verktyg går att prova gratis en tid över nätet, säger Oscar Berg.
Ett annat tips är att kontakta andra organisationer och diskutera deras erfarenheter av olika verktyg, vilket dessutom kan ge nya idéer om hur de kan användas.
Parallellt behöver företagets ledning jobba med att främja motivationen bland medarbetarna. Det måste finnas en vilja att använda samarbetsverktygen, och att hjälpa varandra inom organisationen.
När man bestämt sig för ett eller flera verktyg är det viktigt att det finns någon form av support.
– Några personer i verksamheten ska kunna verktygen tillräckligt väl för att lära andra. Till exempel hur man bjuder in till ett möte eller startar nya projekt. Se även till att fasa ut de gamla verktygen så fort de nya finns på plats, säger Oscar Berg.
Eva-Lena Lettesjös bästa tips för samarbetsverktyg
- Säkerställ att samarbetsverktygen är enkla att integrera.
- När nya verktyg ska införas ska de gamla fasas ut direkt.
- Satsa på verktyg som är enkla att administrera och användarvänliga.
- Gör uppföljningar, framhåll verktygens fördelar.
- Tydliggör vilka som ska användas och varför, men styr inte för hårt.
Samarbetsverktyg att hålla koll på
Box
Fildelning på mobila enheter, samarbete i affärsprocesser, chatt och IT-styrning.
Mitel
Kommunikationslösning med fokus på mobilitet som stöder alla former av samarbete, inklusive röst- och videosamtal samt snabbmeddelanden.
Dropbox
Molntjänst för bland annat fillagring och fildelning.
Google G Suite
Bland annat e-post, dokumentdelning, kalender, röst- och videosamtal.
Teamweek
Verktyg för resursplanering med dra-och släppfunktion.
Meetingsphere
Projektledning, analys och lagring med automatisk rapportgenerator.
Microsoft Teams
Kopplas till Office 365 och innehåller chatt, digitala möten, planering, Skype samt en uppsjö andra applikationer.
Mindmeister
Ett visuellt verktyg för minneskartor. Passar för brainstorming, anteckningar och projektplanering.
Spark
Levereras från Ciscos moln och erbjuder tjänster som direktmeddelanden och webbmöten. Interaktiv whiteboard finns som tillägg.
Slack
Verktyg för gruppkommunikation och direktmeddelanden, utifrån kanaler och ämnesområden.
