Effektivare samarbeten, snabbare beslut och bantade e-postmängder. Det är några av vinsterna med digitala samarbetsverktyg. ”Våra samarbetsverktyg är A och O för att hålla ihop bolaget”, säger Betsson Groups Eva-Lena Lettesjö.
Dagens företagsklimat kräver flexibla organisationer som främjar innovation, och som snabbt kan förändras för att möta en allt tuffare marknad.
Samtidigt visar en rapport från konsultföretaget McKinsey att hela 60 procent av vår arbetstid går åt till att organisera vårt arbete, medan bara 40 procent läggs på det verkliga arbetet.
Digitala samarbetsverktyg minskar behovet av tidskrävande administration, och kan vara nyckeln till att arbeta mer effektivt.
Förutom bättre överblick, struktur och möjlighet till realtidskommunikation, bidrar samarbetsverktygen bland annat till att göra arbetsfördelningen tydligare. Det blir också lättare för medarbetarna att jobba gränsöverskridande i olika projekt, till exempel tvärs över avdelningar, platser, länder och även mellan olika företag.
En annan fördel är att gruppmedlemmarna lär sig av varandras sätt att närma sig och bemästra utmaningar – vilket kan öka innovationsförmågan.
Trenden går mot teambaserade verktyg
E-post och chatt var de första digitala samarbetsverktygen, men nu går trenden mot teambaserade verktyg.
– Det beror på att allt fler anställda på ett företag är med i olika samarbetsgrupper, allt från IT-projekt till säljkampanjer. Själv är jag med i ett tiotal olika team, säger Kristian Hedman, Sverigechef för Collaboration Sales på Cisco.
Genom åren har flera samarbetsverktyg sjösatts. Bland de tidigare finns svenska Projectplace och Microsofts SharePoint, som lanserades kring millennieskiftet. Parallellt kom boomen för videokonferenser. Några år senare lanserades molnverktyg som Dropbox och därefter tog de teamfokuserade molnverktygen fart.
Trenden nu är att allt fler funktioner integreras i samarbetsverktygen, till exempel video- och röstsamtal. Slack, Microsoft Teams och Cisco Spark är tre populära teamfokuserade och molnbaserade samarbetsverktyg.
Molnbaserade lösningar
– Många företag ersätter nu sina installerade samarbetsplattformar och intranät med molnbaserade lösningar. De moderna samarbetsverktygen är lätta att få åtkomst till och passar en verksamhet med behov av flexibilitet, säger Hans Werner, analytiker på IT-konsultbolaget Radar Ecosystem.
Enligt honom är den svenska marknaden för kollaboration, exklusive klassiska projekt- och videohanteringssystem och ärendehantering, värd 1,8 miljarder kronor, med en tillväxt på 5 till 8 procent per år.
Samarbetsverktyget Slack är uppbyggt kring ”kanaler” som användarna skapar för olika ämnen eller projekt. I varje kanal kan de som berörs diskutera sinsemellan, chatta eller dela dokument. Till skillnad från e-post, där alla konversationer sker på ett ställe, kan olika typer av konversationer hållas separerade för översikt. Microsoft Teams och Cisco Spark fungerar på liknande sätt.
– Vår senaste version av Spark är utrustad med video- och röstsamtal. Dessutom går det att koppla Spark till vilket videokonferensrum som helst, säger Kristian Hedman.
A och O för att hålla ihop företaget
Betsson Group, som driver onlinespelsajter som Betsson.com, Nordicbet och Betsafe, har drygt 1 800 anställda utspridda på sju olika kontor – bland annat i Stockholm, Budapest och på Malta.
– Våra samarbetsverktyg är A och O för att hålla ihop företaget, säger Eva-Lena Lettesjö, Change Manager på spelbolaget Betsson Group.
Betsson Group har förutom e-post länge använt sig av Skype For Business, men satsar nu på nya verktyg för att jobba smartare, enligt Eva-Lena Lettesjö.
– Vi rullar ut samarbetsverktyget Slack för att få smidigare och enhetligare informationsflöden. Slack är ett bra sätt att dela information och dessutom lätt att integrera med våra videokonferenser, säger Eva-Lena Lettesjö.
Sajterna måste fungera störningsfritt
Även Betssons IT-organisation, med fler än 500 anställda, är utspridd på de olika kontoren. Den ansvarar bland annat för plattformen som Betssons alla spelsajter drivs utifrån. Och driftkraven är skyhöga. Sajterna, som har drygt en halv miljon användare, måste fungera störningsfritt.
IT-utvecklarna lägger upp nya spel och funktioner på sajterna, delar kod, och utvecklar gränssnittet, integrationsmotorn och sajtens funktioner. Därtill ansvarar de för backofficesystem och transaktioner som in- och utbetalningar.
– För att utvecklingsteamen ska kunna jobba efter gemensamma arbetsprocesser och få snabba utvecklingscykler används samarbetsverktygen Jira, Confluence och Servicenow, säger Eva-Lena Lettesjö.
Navet för ändringshantering och incidienter
Det senaste i raden av samarbetsverktyg är Servicenow, som är navet för ändringshantering och incidenter i Betssons IT- miljö. Utvecklarna behöver registrera alla releaser och bugfixar i Servicenow för att kunna utföra ändringar i produktionsmiljön, det vill säga sajter, spelmotorn och servrar.
I verktyget utförs risk- och påverkansanalyser för att se hur ändringen påverkar IT-miljön, och i slutändan kunderna.
– Systemägarna kan hitta information om de ändringar som ska utföras, om incidenter som varit och hur vi gjorde för att lösa dem, säger Eva-Lena Lettesjö.
Vidare används Servicenow för att planera och prioritera vad som ska göras.
– I verktyget får vi kontroll över vem som beställer och vem som utför. Till exempel kan utvecklarna lägga beställningar till IT-avdelningen om det behövs en ny server, säger Eva-Lena Lettesjö.
Nästa steg är att effektivisera kommunikation mellan verksamheten och IT-organisationen, och i nästa skede är planen att även HR-avdelningen ska dra nytta av Servicenow.
– I dag listas ärendena tämligen oordnat bland annat via chatt. Ett ärende kan vara en IT-supportfråga eller en beställning av en IT-relaterad tjänst eller produkt. Tanken är att ärendena i Servicenow ska samlas på ett ställe så att de kan hanteras snabbare och betydligt mer strukturerat, säger Eva-Lena Lettesjö.
Läs även Samarbetsverktyg – så kommer du igång
Text: Johan Cooke
Illustrationer: Valero Doval
