Möten kan vara enormt inspirerande eller slöseri med tid och energi. Allt beroende på hur deltagarna samverkar. Så här kan du tänka för att förbättra dina möten.
En bra möteskultur kan lyfta en hel arbetsgrupp till att utföra stordåd. Men vad innebär det egentligen? Och hur kan du skapa en bra möteskultur? För att svara på den frågan har organisationen Suntarbetsliv tagit fram verktyget Bättre möten. Det är en modell för hur organisationer kan förbättra sin möteskultur som bygger på internationell forskning och studier på svenska arbetsplatser. Forskningen visar att det krävs fyra perspektiv för att verkligen lyckas med möten. Här nedan berättar Maija Oxelhag, projektledare på Suntarbetsliv om perspektiven och vad man kan tänka på i sina möten.
4 perspektiv för framgångsrika möten:
1. Utifrån-perspektivet
Fundera på hur ska mötet ska skapa nytta för kunden eller klienten. – För in omvärlden i samtalet och försök se på mötets syfte utifrån. Fråga er själva: Vem gör vi det här för? Och varför?, säger Maija Oxelhag.
2. Inifrån-perspektivet
Diskutera hur ni bäst kan mötesdeltagarnas egna kompetenser och erfarenheter för att lyckas med det som är mötets syfte.
– Det andra perspektivet är inifrån. Vad behöver vi för att göra ett bra jobb? Var öppen med dina behov, tankar och idéer. För att skapa en god kommunikation i ett möte måste balansen mellan utifrån- och inifrånperspektivet vara bra.
3. Det berättande perspektivet
Se till att mötesdeltagarna har all en information de behöver för mötet.
– Många arbetsplatser i Sverige är väldigt bra på den här aspekten. Den handlar om att ge den information som behövs för mötet genom att tillföra fakta och kunskaper eller berätta om viktiga händelser.
4. Det utforskande perspektivet
– Sitt inte med armarna i kors, utan lyssna aktivt. Var nyfiken på det som andra säger, ställ frågor och följ upp deras svar med följdfrågor. Jag brukar säga att om berättande-perspektivet är bränslet till brasan, så är utforskande frågor luften som ger eld. En enkel fråga kan göra underverk. Bjud in dina kollegor i samtalet genom att säga ”berätta mer” eller ”hur uppfattar du det här?”. Om någon sitter tyst, så fråga den personen om deras tankar. Om ni är en stor grupp kan det vara bra att dela upp er så att de som inte är bekväma med att ta plats också får göra sin röst hörd.
TIPS: Glöm inte ett positivt samtalsklimat
– Använd de fyra perspektiven på ett positivt och uppmuntrande sätt. Ett positivt samtalsklimat får alla andra perspektiv att växa. Det gör oss mer effektiva, mer kreativa och ökar känslan av omtänksamhet om våra kollegor. En grupp som visar respekt och sympati tänker på hur eventuell kritik och negativ feedback framförs. Genom balans mellan de olika perspektiven och aktivt uppmuntransarbete upplever man mer välbefinnande och bygger tillit till varandra enligt forskningen, säger Maija Oxelhag.
På battremoten.suntarbetsliv.se kan du fördjupa dig, och även göra tester som kan fungera som diskussionsunderlag för din arbetsgrupp.
Vill du läsa mer om forskningen som ligger till grund för verktyget? Klicka här.
Det här är Suntarbetsliv
Suntarbetsliv drivs av de fackliga organisationerna i Sverige samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting samt Pacta. Utöver bättre möten har Suntarbetsliv tagit fram en rad verktyg som bygger på forskning och som syftar till att skapa en bättre arbetsmiljö.
Förbättra din mötesupplevelse ytterligare med ett smart mötesrum »
Läs mer om framtidens mötesrum »
