Vi fokuserar alltför mycket på vad vi ska göra, och tänker för lite på när vi gör det, enligt den amerikanske författaren Daniel Pink, som själv är noga med vad han planerar in på eftermiddagarna.
Vi har väl alla märkt hur uppmärksamheten och energinivån varierar under en dag – men det är nog inte så många som har bestämt sig för att planera sina arbetsuppgifter eller möten utifrån detta. Något som Daniel Pink1 tycker att man absolut ska göra.
Han slog igenom brett med sin TED-föreläsning om motivation2 år 2019. Hittills har den visats 22,5 miljoner (!) gånger, en siffra som stiger stadigt. Daniel Pink har också skrivit några bästsäljande böcker, varav den senaste heter ”When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”.
Tre tidsblock under dagen
Enligt Daniel Pink kan man dela in den vakna tiden under en dag i tre relativt tydliga block: en topp, en dal och sedan blir det en återhämtning innan det är dags att sova på nytt. Han menar att de flesta av oss är morgonmänniskor, det vill säga att vi har vår topp tidigt på morgonen.
Det är under den perioden som vi kan vara maximalt fokuserade och uppmärksamma, och bör alltså se till att utföra olika typer av analytiskt arbete och strategisk planering då.
Dessutom visar undersökningar att vi är mer positiva tidigt på dagen. Humöret sjunker så sakteliga för att nå botten omkring sju timmar efter uppvaknandet – vilket också sammanfaller med den period när det är som vanligast att man gör misstag på jobbet. Så när Daniel Pink själv skulle in på en operation, var han noga med att slippa få en tid på tidiga eftermiddagen, alltså när kirurgen kunde tänkas befinna sig i den svackan…
Möte med chefen på morgonen
Det här innebär i praktiken att det är slöseri med kvalitetstid att utföra rutinmässiga och administrativa uppgifter som att ta hand om mejl tidigt på dagen. Sådant kan man i princip lika gärna göra när man är lite tröttare och på sämre humör.
Nej, de där konstruktiva timmarna kan användas bättre, till exempel till de möten som kräver att vi är som mest alerta och koncentrerade. Ett möte med chefen bör du alltså försöka få till under de första arbetstimmarna, likaså en informativ genomgång av detaljerna i ett projekt.
Handlar det däremot om att samla projektgruppen för att spåna kring olika vägar framåt och alternativa lösningar så kan det finnas en poäng med att sikta på en sen eftermiddagstid när vi är på väg ut ur vår ”dal”. Visst, den analytiska förmågan lär ha minskat hos deltagarna, men en intressant följd är att hjärnan verkar ”slappna av”, så att det kan dyka upp mer oväntade och kreativa tankar.
Det är alltså perfekta förutsättningar för problemlösning som bygger på inspiration, snarare än koncentration.
Korta pauser räddar eftermiddagen
Daniel Pink konstaterar samtidigt att det knappast går att fullt ut anpassa sina sysslor efter dagens olika block. Vissa koncentrationskrävande uppgifter lär behöva läggas in under eftermiddagstimmarna, och då gäller det att göra det bästa av situationen.
Som att ta regelbundna pauser; han arbetar sällan mer än 25 minuter i taget innan det är dags för ett avbrott.
En paus på fem minuter – eller gärna tio – gör de aktiva stunderna avsevärt mycket mer produktiva. Eller som Daniel Pink uttrycker det i en intervju: ”Min uppfattning har länge varit att raster är för amatörer; det är inget för proffs. Men det är precis tvärtom. Proffs tar pauser. Amatörer gör det inte. God prestationsförmåga hänger ihop med förmågan att ta pauser.”3
Källor:
1. Daniel H Pink, www.danpink.com
2. Ted Talk, Daniel Pink, The puzzle of motivation, 2009
3. NRP, Daniel Pink's 'When' Shows the Importance Of Timing Throughout Life
