Effektiv digital kommunikation med rätt verktyg

Jon Strindlund på Poly har arbetat i videokonferensbranschen sedan 2001. Han har på nära håll sett hur vi gått från en tjock-tv i konferensrummet till små och uppkopplade huddle-rum. Här ger han sina bästa tips för lyckade digitala möten.

Ingen vet vilka vägar den tekniska utvecklingen tar eller vart den kommer att leda. Se bara på Plantronics resa: När bolaget, som ursprungligen utvecklade lätta headset för flygindustrin, grundades av två piloter på 1960-talet var det för att minska risken för nackskador vid landningar. Några år senare användes företagets headset för att fånga upp de bevingade orden “That’s one small step for man, one giant leap for mankind” vid den första månlandningen.

Sedan dess har vi kommit att förknippa Plantronics med trådlösa headset med aktiv brusreducering för kontor och callcenters. När Skype for Business slog igenom, och Plantronics förstod att framtidens digitala möte skulle handla om både bild och ljud köpte de videokonferenstillverkaren Polycom. Plantronics och Polycom blev Poly.

- För tio år sedan var videokonferensutrustning någonting man hade i stora konferensrum. Man gick in i ett rum i Stockholm och hade ett möte med några medarbetare i Göteborg. I rummet fanns en skärm, en krånglig kamera och någon slags utrustning som alla var lite rädda för, berättar Jon Strindlund, Regional Channel Manager på Poly i Sverige.

Från tjock-tv till mobiltelefon

Jon började arbeta med videokonferensutrustning redan 2001, långt innan platta tv-apparater, snabba uppkopplingar och smarttelefoner.

- Jag trodde redan då att videokonferens skulle bli en jättegrej, men tekniken visade sig vara lite för krånglig och lite för dyr för att slå igenom på allvar. Det var först när Skype for Business och Facetime slog igenom som våra beteenden började förändras på allvar. Plötsligt hade alla en mötesklient på sin dator, vare sig de ville det eller inte! Allt fler insåg att digitala möten inte behöver handla om stora konferensrum med 30 deltagare. Istället kunde man sätta webbkameran i vilket rum som helst och köra sin Teamsklient på datorn.

Automatisk kamera för mindre mötesrum

En av de produkter som Poly har lanserat för det mindre mötesrummet är Polycom Studio. Att komma igång med den uppkopplade kameran är inte svårare än att sätta i sladden, koppla in tv:n och starta upp Teams. Kameran tar upp ljud, zoomar, panorerar och anpassar bilden efter hur många som är i rummet.

- Att ha ett digitalt möte är enkelt och kostar inte längre en halv miljon. Det vi ser nu är att många företag köper ett större system till konferensrummet och flera mindre system för sina andra rum. Den som kommer till ett utrustat mötesrum kan använda vilken mjukvara som helst. Datorn ansluts med en vanlig HDMI-kabel eller trådlöst med Airplay eller Miracast, säger Jon.

Idag är Poly en helhetsleverantör av digitala möten

I och med sammanslagningen av Plantronics och Polycom är Poly idag en helhetsleverantör av digitala möten. I sortimentet finns utrustning för allt från digitala samtal mellan två personer till stora konferenser.

Utvecklingen mot öppna kontorslandskap, vår ökade miljömedvetenhet och det rådande världsläget har fått intresset för effektiv digital kommunikation att skjuta i höjden. Det har också lett till att många som inte är så vana vid digitala möten ska lära sig hur tekniken fungerar.

- Om man som företag tror att vår förmåga att kommunicerar med varandra har ett värde måste man ta det här på allvar och inse hur viktig det är att ha rätt utrustning. Det räcker inte att installera Microsoft Teams och lämna resten till användarna. Teams är en jättebra produkt men kräver att du har ett bra headset och en bra webbkamera.

Bättre möten med certifierad utrustning

Jons bästa tips till företaget som vill ha bra kvalitet på sina distansmöten är att tänka till ordentligt och inte göra någonting halvhjärtat. För att lyckas behöver de ta det digitala mötet på allvar och allra helst välja produkter som är certifierade för den mjukvara som används.

- Om du har en Microsoftstrategi och kör Teams eller Skype ska du välja produkter som är byggda för att fungera tillsammans med just den mjukvaran. Om det digitala mötet ska kunna ersätta det personlig måste användarna kunna lita på tekniken.

Om det är någonting vi har lärt oss av historien så är det att det är svårt att förutsäga hur vi kommer att kommunicera i framtiden, men det mesta tyder på att de digitala mötena bara kommer att bli fler:

- Tekniken, behoven och våra drivkrafter förändras hela tiden. Från början handlade videomöten framförallt om att spara pengar. Sedan dess har fokus allt mer flyttats till miljön och nu även till vår hälsa. Om du frågar om framtiden har vi bara sett början på det här, avslutar Jon.