Videomöten blir mer och mer en självklar del av vardagen. Samtidigt upptäcks molnbaserade videosamarbetsverktyg av fler och fler företag. Nyttan är uppenbar. Du sparar tid, pengar och kan hålla effektivare möten. Oavsett vilken plats du befinner dig på kan du ha möten och hålla kontakt på ett smidigt sätt.
- Att kunna se varandra och interagera med kroppsspråket tillför en extra dimension, inte minst för samarbetet som underlättas av att man faktiskt ser varandra, säger Jörgen Rönnqvist, Area Sales Manager Nordics på Konftel.
Nyttan utöver tid, pengar och effektivitet
För den yngre generationen, millennial-generationen, är video redan en självklarhet. Det är en hygienfaktor att kunna lägga till video när man pratar med varandra och när man går till arbetet tar man med sig sina vanor.
- Hur molntjänsterna som vi använder i privatlivet fungerar spiller med andra ord över på kraven vi har på arbetslivet, berättar Jörgen.
Mycket pekar på att vårt beteende på sociala medier och de funktioner vi använder där förr eller senare tar plats i samarbetsverktyg i arbetslivet. Även om långtifrån alla använder sig av videomöten planerar fler och fler att börja med det. De sociala medierna driver på en utveckling med öppnare miljöer där gamla sätt att arbeta på ifrågasätts, successivt byts ut och ersätts av samarbetskulturer.
Vårt sätt att arbeta på är också med och eldar på utvecklingen. Tempot är högre och vi behöver snabbt kunna utbyta idéer i arbets- och projektgrupper. De flesta sociala samarbetsverktygen är designade för att göra det enkelt att hålla ordning i konversationstrådar och arbetsmaterial.
- Bra överblick och sökbarhet är viktigt, påpekar Jörgen.
Ta med mötet var du vill
Med de sociala mediernas utveckling och de vardagliga videosamtalen i bakhuvudet är det enkelt att förstå trenden BYOM – Bring Your Own Meeting. Det mest naturliga idag är att du använder din egen laptop (och de mötesverktyg du valt eller blivit tilldelad av IT-avdelningen) både när du kliver in i distansmöten på egen hand och när du kopplar upp dig till videomöten med kollegor i ett fysiskt mötesrum.
Beteendet ställer vissa krav på den utrustning som finns på plats för att komplettera laptopen i mötesrummet. Vi kommer tillbaka till det lite senare. Först ska vi ta oss en en snabb titt på hur våra kontorslandskap förändras.
Vid det här laget har du säkert hört talas om aktivitetsbaserat arbetssätt? Det är i vilket fall utgångspunkten när nya kontor byggs och gamla kontor ska omorganiseras. De anställda ska erbjudas en rad olika behovsanpassade miljöer på kontoret. Grunden är en öppen planlösning. Du har inte ett eget rum eller en egen plats utan snarare delade sittplatser och ett skåp att förvara dina saker i.
- Utöver det finns det ett behov av mötesrum och öppna mötesplatser av olika slag. Något som kommit fram är att just de mindre mötesrummen spelar en stor roll för att såväl långsiktiga som mer tillfälliga projektgrupper ska kunna arbeta effektivt, säger Jörgen.
Små och effektiva mötesrum
På världsspråket engelska kallas de lite mindre mötesrummen för ”huddle rooms” vilket kort och gott betyder rum där man kan samla ihop sig. Många av de små mötesrummen har historiskt sett saknat utrustning för videokonferens men den bilden förändras nu snabbt. Fler och fler mindre mötesrum nyttjas till videomöten.
När användaren kommer in på mötet med sin laptop är det ett antal saker som behöver vara på plats. Bra ljud- och videokvalitet är viktigt för upplevelsen. Vi talar om skärm, USB-konferenskamera och en bra högtalartelefon. Det behöver också vara riktigt enkelt att ansluta laptopen till utrusningen.
- Det är själva grunden för Bring Your Own Meeting, att den egna laptopen ska bli en del i rumslösningen för ett möte i exempelvis Microsoft Teams, Zoom eller Webex, menar Jörgen.
Enkelhet, användbarhet och prisvärdhet
När Konftel tagit fram sina paket för videomöten har man hela tiden utgått från ledorden enkelhet, användbarhet och prisvärdhet. Resultatet är Konftel Collaboration solutions.
Med lösningen One Cable Connection (Konftel OCC Hub) behöver du som användare bara koppla in en USB-kabel i datorn för att sedan ansluta till konferenskamera, högtalartelefon och skärm. Hög ljudkvalitet i mötet ligger i Konftels DNA och är något företaget alltid fokuserat på genom sin OmniSound-teknik. Samma höga krav gäller för bildkvaliteten i deras USB-konferenskameror.
- Den stora styrkan i Bring Your Own Device-lösningen tillsammans med rätt paketlösningar för själva hårdvaran i mötesrummet är att du smidigt kan skala upp från ett huddle room till ett större konferensrum. Det är samma koncept i botten, det enda som behöver bytas ut är kameror och ljudenheter som ska matchas mot olika rumsstorlekar med olika fysiska förutsättningar. Dagens beteende och användarnas förväntningar kommer att fortsätta driva på utvecklingen av BYOM på bred front, avslutar Jörgen.
Läs även:
Videomöten har aldrig varit enklare
Förenkla dina videokonferenser med smarta inbyggda videolösningar
Ett noga utvalt utbud som bara växer
Skärmar för samarbete
Från tio minuter till tio sekunder
Enkel och samordnad kommunikation på riktigt
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordics på Konftel
