Under en normal arbetsdag arbetar de flesta av oss med en mängd olika personer – kollegor, externa medarbetare, kunder och leverantörer. För att lyckas i vardagagen behöver interaktionen med dessa personer fungera så smidigt som möjligt. På senare tid har det lanserats flera nya digitala verktyg som är tänkta att underlätta samarbete både inom och utanför den egna organisationen. Som användare kan det kännas överväldigande att lära sig ytterligare ett verktyg och ännu ett system. Men ett nytt verktyg behöver inte betyda att det blir krångligare – tvärtom! Med Teams slipper du krångla med olika system eller lära dig nya program.
Flera olika system ett vanligt hinder i jobbet
Så länge du arbetar med dina egna dokument behöver inte olika system ställa till med så mycket bekymmer, annat än att du behöver växla fram och tillbaka mellan olika program. När arbetet sker i grupp kan mängden av olika system däremot utgöra ett hinder. Ett vanligt problem är versionshantering, när du och dina gruppmedlemmar måste maila gemensamma arbetsdokument mellan er. För att göra det enklare kanske någon av er sparar dokument privat, kanske på ett eget Dropbox-konto eller på någon annan lagringsplats.
I båda dessa fall, när ni mailar filer till varandra eller lagrar information externt, så är risken stor att data kommer i fel händer. Det är även mycket möjligt att du bryter mot företagets policys när du lagrar dokument privat, utan företagets vetskap.
Teams – ett enkelt verktyg för dig som redan jobbar i Office 365
Om du jobbar i Office 365 har du möjlighet att börja använda ett enkelt verktyg – Microsoft Teams – som tar bort behovet av att maila dokument fram och tillbaka och lagra information externt.
Teams är ett samarbetsverktyg som tillhör Office-familjen. Om du är van vid att jobba i Office kommer du lätt att känna igen dig. Med Teams kan du jobba i grupp tillsammans både med kollegor och externa personer som kan bjudas in till gruppen.
Varje grupp har en chatt-sida som startsida, eller ”hemflik”, där ni kan diskutera med varandra. De dokument som ni jobbar med tillsammans kan ni spara i en annan flik för just dokument. Det innebär att ni inte längre behöver maila dokumenten till varandra utan kan jobba i realtid med den senaste versionen. I fliken ”Wiki” kan ni lägga in mer statisk information, såsom manualer och instruktioner. Ni lägger enkelt in de flikar som ni själva behöver för ert arbete.
En enda inloggning
Med Microsoft Teams använder du samma konto som du redan har för Office. Teams finns som program på din dator, som app att ladda ner på mobilen och på webben. Teams gör det därmed enkelt både för interna och externa medarbetare och kontakter att arbeta tillsammans, oavsett var de befinner sig och på vilken enhet de jobbar.
När du är inloggad i Teams kan du se din egen och medlemmarnas kalendrar så att ni enklare kan boka möten och ringa varandra. I Teams kan du också enkelt nå dina egna dokument som du har på OneDrive. Med en enda inloggning kan du alltså nå allt du behöver när du jobbar.
Nytt arbetssätt
Eftersom Microsoft Teams tillhör samma Office-miljö som du är van vid är det inte så mycket ett nytt verktyg som du behöver lära dig. Däremot kommer ditt arbetssätt att förändras. Framför allt kommer det att bli mycket enklare och effektivare att jobba i grupp när du använder Teams.
Ta reda på mer om hur Teams kan förenkla din vardag. Dustin genomför en kostnadsfri workshop med ditt team. Anmäl ditt intresse för att få mer information.
Läs mer:
Motivera dina medarbetare att komma igång med Microsoft Teams
Effektivare samarbete med Microsoft Teams
Enklare lagring och hantering av information med Microsoft Teams
Bättre säkerhet med Microsoft Teams som samarbetsverktyg
Microsoft Teams – ett nytt verktyg för effektivare samarbete
