Arbetsplats

Så skapas framgångsrikt samarbete på distans

Bra teknik i all ära. Det som verkligen avgör hur effektivt och kreativt ditt företag är på distans – är två mänskliga aspekter.

Morgonmöte i Teams. Hela gruppen var på plats. Chefen var en potatis. Några var lite trötta. En helt vanlig måndag, helt enkelt.

– Stopp! Spola tillbaka!

– En potatis?

Lizet Ocampo, chef för organisationen People For the American Way, var inte riktigt sig själv den där måndagen våren 2020. Veckan innan hade hon medverkat i en virtuell “happy hour” för latinamerikanska chefer. Hon hade försökt ladda ner ett kul filter, men det hade hängt sig. Det aktiverades aldrig. Trodde hon. I själva verket fungerade filtret utmärkt, om än alldeles för sent. Hennes ansikte hade nu förvandlats till en potatis i Teams. Med Lizets ögon och mun som rörde sig.

– Jag lyckades inte få tillbaka den vanliga kameran så jag var helt enkelt en potatis under hela mötet”, berättar hon i organisationspsykologen Adam Grants podcast Worklife.

De lyckades genomföra mötet. Ingen dog av skratt. Efter mötet lade en av medarbetarna upp en bild på Twitter. Lizet blev snabbt viral. Hon blev #PotatoBoss med hela världen. Vänner och andra organisationer började höra av sig med önskemål om gästspel av PotatoBoss i deras möten.

Känner du dina medarbetare på riktigt?

Berättelsen om Lizet Ocampos filterfadäs är inte bara en kul anekdot. Den är ett exempel på något som är väldigt viktigt i en värld på distans – nämligen gemensam förståelse.

Martine Haas, management professor på Wharton i USA, har i sin forskning identifierat två nycklar till bra samarbete gemensam förståelse och gemensam identitet. Dessa är ännu viktigare på distans. Martine brukar presentera det i formen av ett isberg. Den lilla toppen vi ser ovanför ytan består av utmaningar som teknik, hierarki, språk och tidszoner. Den stora delen under ytan är gemensam förståelse och gemensam identitet.

Om du inte känner till dina kollegors kontext kan du göra orättvisa antaganden om dem.

Martine Haas, management professor, Wharton.

– Gemensam förståelse handlar om att alla har en god uppfattning om varandra. Inte bara om vad vi gör, utan också om vilka vi är. Vi förstår varandras kontext. Hur ser det ut där vi jobbar? Har någon småbarn, eller en hund? Om du inte känner till dina kollegors kontext kan du göra orättvisa antaganden om dem. Antaganden du inte skulle göra om ni sågs på kontoret varje dag, säger Martine Haas i Worklife.

Är chefen oseriös eller bjussig?

Adam Grant fortsätter med att beskriva det som att “du vet att du nått en bra gemensam förståelse när din kollega gör något som är svårt för andra att förstå, men som du fattar med en gång.”

Till exempel att projektledaren som cc:ar chefen i mejl, inte gör det för att kritisera teamet utan för att hon är mån om att ledningen ser teamets fina arbete. Eller att killen på ekonomiavdelningen inte loggar ut klockan 15 för att han är lat, utan för att han tar hand om sin sjuka mamma. Eller att chefen inte är en potatis för att hon är oseriös – utan för att hon fastnat i ett filter och har distans nog att bjuda på sig själv. Teamet har en gemensam förståelse – eller det som också kallas psychological safety – som inte bara tillåter potatisar. Det uppskattar och uppmuntrar dem.

Att jobba på distans är en kompetens

Anna Schober är facilitator och agil coach på egna konsultföretaget Let’s Get Out:

– Man brukar säga att framgångsrikt samarbete på distans handlar till 20 procent om verktygen och till 80 procent om företagskulturen. Det kan förstås variera men i grunden stämmer det, säger hon och fortsätter:

– Så vad är då kultur? Jo, det är en samling levande relationer som jobbar mot ett gemensamt mål. Det består av mestadels osynliga saker som gemensamma uppfattningar, normer, oskrivna regler, beteenden och känslor.

Man behöver lära sig att jobba på distans. Det är en kompetens.

Sofia Sunder, Head of People Experience, Dustin.

Sofia Sunder, Head of People Experience på Dustin, är inne på samma spår. Hon menar att de företag som hade en god företagskultur innan coronapandemin har ett försprång. Samtidigt är det inte så enkelt som att bara flytta den från kontoret till hemmen.

– Det är en stor skillnad. Man behöver lära sig att jobba på distans. Det är en kompetens. Det är precis som med digitalisering. Det handlar inte bara om att göra saker digitala utan om att jobba på ett helt nytt sätt.

De flesta av oss är nybörjare

Det är lätt att underskatta skillnaden, enligt Sofia. Vi måste förstå att de allra flesta av oss är nybörjare. Hur gör man när man inte orkar ha videomöten hela dagen? Ska man ha max 30-minutersmöten? Eller en mötesfri dag?

– Samarbete är inte bara tekniken. Nu behöver vi planera för det oplanerade. Få ihop människor från olika avdelningar och bygga nätverk internt. Testa till exempel att ha walk’n’talks med de på företaget som fysiskt bor nära dig, oavsett var de jobbar i företaget. Det digitala fikat är viktigt. Mötet där det inte finns någon förväntan. Inget som ska lösas. Där är vi inte framme än.

På sin blogg listar Anna Schober några frågor som kan vara bra ställa till teamet. Saker som kan öka den gemensamma förståelsen och samarbetet:

  • Vilka kommunikationsverktyg gör dig produktiv?
  • Vilket är ditt största hinder för att kunna fokusera och få jobb gjort?
  • När är du inte tillgänglig för interaktion?
  • Hur vill du helst få och ge feedback?

– Det är lättare att samarbeta när man förstår varandras behov och sätt att jobba på distans, säger hon.

Produktivt pepp istället för pizza

Martine Haas andra nyckel då? Gemensam identitet. Den handlar om uppfattningen att alla jobbar tillsammans, mot samma mål. Lagkänsla, helt enkelt.

Det är annars lätt att hamna i en “vi mot dom”- fälla. Vi jobbar hårt men de där borta slackar och kommer inte i tid. Vi vet inte vad de håller på med. ”Psykologisk distansering är en grundläggande mänsklig process”, säger Martine.

I sin podcast berättar Adam Grant om en undersökning på ett flygbolag. Där kunde de se hur effektivt ett team var bara genom att lyssna på de 15 första minuterna av morgonmötet. De kunde avgöra hur punktlig teamet var och hur effektivt det var med bränslet.

Vidarebefordra feedback från kunder om varför teamets arbete är viktigare än någonsin.

Adam Grant, organisationspsykolog.

De effektiva teamen hade mer tvåvägskommunikation. Kaptenerna lade mer tid på att inkludera medarbetarna och lyssna på dem. De uppmanade också medarbetarna att prata med varandra om uppgiften. De skapade en gemensam identitet genom att prata om alla som “vi”. Inte bara flygpersonalen, utan även underhållsarbetarna och de som jobbade på flygplatsen. Till och med personalen i kontrolltornet, som de sällan träffade, inkluderades. De såg sig själva som ett stort team med ett gemensamt mål.

I de ineffektiva teamen pratade piloterna om sig själva som “vi” och alla andra som “de”.

– Därför viktigt att ha ett väldigt tydligt övergripande mål. Man tänker inte alltid på detta utan kör teambuilding istället med aktiviteter som ‘säg din favoritingrediens på en pizza’. Men vi samarbetar bättre när vi har ett gemensamt mål och eget ansvar. Ett sätt att stärka den känslan är till exempel att vidarebefordra feedback från kunder om varför teamets arbete är viktigare än någonsin, säger Adam Grant i Worklife.

Sofia Sunder ser en möjlighet i våra stapplande steg. Att vi kan passa på att stärka vår gemensamma identitet genom att vara nybörjare tillsammans.

– Det kommer hela tiden nya verktyg för samarbete och kreativitet på distans. Det är viktigt att vi har tryggheten att testa tillsammans. Oj, vad gör du? Nu råkade jag zooma ut...var är min digitala post-it, den försvann? Det är också ett sätt att närma oss varandra.

Och tycker du denna artikel var lite intensiv kan du börja med det kanske enklaste och viktigaste.

– Börja varje möte med att fråga ‘hur mår ni?’

Läs om våra tjänster för bättre samarbete på distans.

Checklista för bättre samarbete på distans:

  • Lägg tid på att lära känna varandra när ni startar samarbetet. Och red ut hur alla brukar vilja jobba.
  • Ha tydliga mål.
  • Håll regelbundna möten.
  • Undvik och motarbeta stereotyper.
  • Var inkluderande.
  • Slå på video i möten.
  • Virtuella visningar av hemmet för kollegor kan skapa samhörighet. Men det måste vara tydligt att det är helt frivilligt, för det passar inte alla.
  • Planera in informella möten. Digital fika.
  • Fira och dela framgångar.
  • Träffas fysiskt regelbundet.
  • Var extra uppmärksam på medarbetares välmående. Hemarbete kan vara ensamt.
  • Beakta medarbetarnas andra uppdrag eller begränsningar. Deras kontext.
  • Be regelbundet om andras synpunkter i videomöten. Så alla blir hörda.
  • Bjud in avvikande åsikter. Ha mångfald i diskussionen.

Konsten att leda på distans

Ladda ner vårt whitepaper och lär dig mer.

Text: Robert Långström