Att övergå från traditionella mjukvarulösningar till Office 365 kan påverka IT-driften och frigöra tid för IT-avdelningen.
När du flyttar funktioner från en eller flera traditionella lokalt installerade mjukvaror till Office 365 påverkas inte bara kostnaderna för ditt företag, även IT-driften och kraven på IT-avdelningen förändras.
Ofta kan den tid som läggs på underhåll, uppgraderingar och administration kring licenshantering reduceras med Office 365. Därmed kan företaget ofta göra kostnadsbesparingar jämfört med lokalt installerade lösningar, då IT-avdelningen kan frigöra tid och fokusera i större utsträckning på proaktivt och värdebyggande arbete. Investeringen i Office 365 kan även betyda ett minskat behov av IT-utrustning, framför allt servrar. Antalet klienter som behövs för att användarna ska kunna använda tjänsterna är emellertid detsamma. Ett annat exempel på tidsbesparingar som kan göras med Office 365 är att medarbetare utanför IT-avdelningen kan lägga till och hantera användarkonton via ett webbaserat gränssnitt. Det innebär att IT-avdelningen kan frigöra ytterligare tid till andra uppgifter.
För att kunna göra en korrekt bedömning och räkna ut vilka eventuella besparingar Office 365 kan medföra behöver du kartlägga IT-avdelningens nuvarande arbete, hur stor tid som läggs på reaktiva respektive proaktiva arbetsuppgifter samt vilka delar som kan effektiviseras. Några kontrollfrågor som kan vara till hjälp i analysen:
- Hur ser IT-avdelningens arbete ut idag?
- Hur stor del av arbetstiden läggs på supporthantering respektive
- strategiskt arbete? Arbetstiden bör sedan omräknas i kronor.
- Hur stor del av supporthanteringen hos IT-avdelningen kan reduceras
- eller elimineras till följd av Office 365?
- Hur många medarbetare behöver tillgång till motsvarande arbetsverktyg och program utanför kontoret?
Denna information bör sedan användas i den investeringskalkyl som ligger till grund för företagets beslut om huruvida Office 365 är rätt lösning för organisationen.
