Läs hur fyra företag mött behoven av ny teknik, fått medarbetarna att gilla det hybrida arbetssättet och samtidigt ökat både effektivitet och tillväxt.
Ernst & Young
https://www.ey.comPå E&Y styr medarbetarna själva var de arbetar bäst – och får hjälp av tusentals sensorer.
Hos E&Y var den hybrida strategin på gång redan före pandemin, och under åren med distansjobb växte sig Microsoft Teams stark som grundplattform för möten. Mötesrummen på kontoret har blivit Teams-rum där ljus, bild och presentation startas med en knapptryckning. De som deltar på distans är synliga på stora skärmar, vilket ger en känsla av att alla är med. Fysiska möten som kräver att medarbetarna är på plats arrangeras bara när det finns ett tydligt mervärde i att träffas.
Grundligt förarbete i botten
Företagets nuvarande arbetsmodell har drivits som ett strategiprojekt, som framför allt handlar om nya arbetssätt och ett nytt mindset, inte ett bygg- eller kontorsprojekt. Modellen innebär att varje medarbetare själv bestämmer var och när de arbetar bäst. Det är en övergripande strategi för hela företaget, så även för de 3 000 medarbetarna i Sverige.
När det hybrida huvudkontoret i Stockholm skulle utformas var det stort fokus på att inkludera medarbetarna – deras behov skulle få styra.
– Vi gjorde många olika analyser innan. Vi tittade inte bara på en massa data över hur det gamla kontoret användes, utan vi inkluderade också medarbetarna från början.
Föredrar du mindre mötesgrupper? Vill du sitta tyst och jobba? Vad är din bild av framtidens arbete? Genom workshops, enkäter och djupintervjuer med medarbetare utkristalliserades behov och önskemål som det nya kontoret ska stödja.
Skräddarsytt för medarbetarna
Det finns exempelvis nya typer av platser, såsom stora skrivbord med plats för flera personer samt bås för ostört arbete och samtal. Enligt Sverigechefen Magnus Kuchler handlar framtidens kontor om att öka samarbetet samt att ligga i framkant inom digitalisering och hållbarhetsfrågor.
Medarbetarna har en app där de kan se var de olika kontorsplatserna är lokaliserade och när de är lediga. Detta fungerar tack vare teknologi som stöttar det nya arbetssättet – i form av 1500 sensorer som mäter till exempel antal lediga platser, tysta platser, konferensrum, aktiva zoner och ljudnivå på kontoret.
Även på Nexer, tidigare Sigma IT, kunde medarbetarna varva distans- och kontorsarbete i en hybridmodell redan före pandemin. Nu när restriktionerna är borttagna fortsätter techbolaget att möjliggöra distansarbete när det är lämpligt.
– Vi ser gärna att man träffas fysiskt på kontoret också, men möjligheten att arbeta remote finns alltid. Kontorskonceptet bygger på en tanke om att “jag väljer att vara på kontoret för att jag vill, inte för att jag måste”, säger Beatrice Silow, kommunikations- och kulturchef på Nexer.
“Styrka att kunna arbeta remote”
Kontoren är utrustade med den teknik som krävs för att den hybrida arbetsmiljön ska fungera, till exempel mötesrum med skärmar, högtalare och kamera så att man kan delta via Teams. Det finns också fler små rum och telefonboxar. Den som jobbar hemifrån får låna hem den utrustning som krävs för en bra ergonomisk arbetsmiljö.
– Att inte vara geografiskt bundna är en styrka i vår bransch där vi skriker efter kompetens. Vissa kompetenser vi söker finns på annan ort eller i annat land. Möjligheten att kunna arbeta remote är en bidragande faktor till att vi i år kan ha en tillväxt på över 30 procent.
Hos it-bolaget Visma Spcs i Växjö har mycket förändrats de senaste åren. Huvudkontoret som öppnade i juni har totalrenoverats och blivit 20 procent mindre. På det nya aktivitetsbaserade kontoret behövs inte lika många konventionella kontorsplatser. Däremot finns det fler konferensrum, mindre arbetsrum och en stor cafédel för att kunna möta teamens behov när de träffas.
Jobba från kontoret är valfritt
De 500 medarbetarna väljer om de vill jobba från kontoret eller hemifrån. Under pandemin visade det sig att det passade medarbetarna bra och man såg dessutom en högre effektivitet.
– Vissa vill vara på kontoret, vissa får ihop balansen mellan arbets- och privatliv bättre genom att arbeta hemifrån. Du kan planera det som passar dig personligen och därmed bli mer effektiv i ditt arbetsliv
Högre krav på tekniken
Varje team får lägga upp arbetet på det sätt som passar dem bäst, till exempel avvägningen mellan fysiska och digitala möten. Mötesrummen har utrustats med kamera, mikrofon, högtalare, storbildsskärm och touchskärm kopplad till företagets kalendersystem.
– Det hybrida arbetssättet ställer höga krav på tekniken och vi har antagit den utmaningen, säger Charlotte von Sydow, vd på Visma Spcs.
Med omkring 50 kontor i landet är det hybrida arbetslivet en stor fråga hos teknikkonsultföretaget Sweco. En ny arbetsplatsvision togs fram redan 2018 och implementerades tidigare än planerat till följd av pandemin. Ledorden för det nya arbetssättet var “arbeta var du vill, så länge det är för Swecos bästa och fungerar för uppdraget och din chef”. Några fokusområden i utformningen av det hybrida kontoret var att det skulle möjliggöra möten på ett effektivt sätt, att kontorsytan skulle vara smart utformad och att ha ett modernt ledarskap.
“Det hierarkiska funkade förr”
Kontoren har anpassats successivt, till exempel med en större yta avsatt enbart för möten för att på så sätt kunna skapa mer flexibla lösningar för resten av kontoret. Ett måste för att det hybrida kontoret ska fungera är en ny typ av ledarskap.
Det hierarkiska funkade förr. Nu behövs ett ledarskap som kan hantera hastigheten i förändringar. Ett ledarskap baserat på tillit och respekt för varandras kompetenser. Och på självledarskap
Gillar du denna artikel?
Artikeln kommer från vår tidning Solutions. Här kan du läsa hela tidningen i webbläsaren.
Läs Solutions Magazine