För de flesta företag finns det stora fördelar med att börja använda moderna samarbetsverktyg. Ett bra och flexibelt verktyg för samarbete är viktigt inte minst då vi jobbar allt mer i projekt- och arbetsgrupper. Det sparar också mycket tid och gör medarbetarnas vardag enklare. Utmaningen är dock att motivera medarbetarna att börja jobba på ett nytt sätt och lära sig ett nytt verktyg. Här berättar vi om Microsoft Teams och vad du kan göra för att du och din grupp ska komma igång och börja använda er av Teams.
Se vår film om Microsoft Teams
Många system en tidstjuv på arbetsplatser
En vanlig situation idag är att medarbetarna arbetar i olika system och ständigt måste växla mellan olika program. När information finns spridd på flera ställen blir det också svårt att leta reda på den. För medlemmar i en grupp är det tidsödande att maila gemensamma arbetsdokument mellan sig och det är lätt hänt att man drunknar i mail.
Fördelar med moderna samarbetsverktyg
Idag finns det flera olika verktyg för samarbete att välja mellan. Ett av dem är Microsoft Teams som ingår utan kostnad i Office 365. Microsoft Teams kan användas på vilken enhet du vill, så att du och din grupp kan arbeta tillsammans var ni än befinner er.
Istället för att växla fram och tillbaka mellan olika system och maila dokument till varandra, kan ni med Teams skapa en grupp där alla de dokument och den information som ni behöver finns samlade. Där kan ni till exempel ha rapporter och dokument som ni kan jobba med i realtid, samla att-göra-uppgifter, se gruppens kalendrar, chatta, ringa varandra och ha möten. Allt på ett och samma ställe.
Förberedelse är A och O för att motivera medarbetarna
För att kunna motivera dina medarbetare att börja använda nya samarbetsverktyg är det viktigt med förberedelse. Vad vill ni på företaget uppnå med det nya verktyget? Hur vill ni att medarbetarna ska använda sig av det?
Därefter behöver du som chef, eller ledare av en arbetsgrupp, identifiera behovet hos den egna avdelningen eller gruppen och ha en bra idé om var ni ska börja. Gärna en idé som är enkel att jobba med i början så att du får medarbetarna med dig, till exempel ett projekt som ni jobbar med tillsammans.
Enklare vardag med gemensamma filer på en och samma plats
Ett gott råd är att börja med filhanteringen och flytta över dokument till gruppens arbetsyta i Microsoft Teams. Det är lätt att förstå fördelen med Teams när ni har alla gemensamma dokument samlade på samma ställe och kan jobba med dem tillsammans i realtid, istället för att maila dem till varandra. När alla är trygga med att jobba i Teams kan ni lägga till fler funktioner.
Intuitivt och lätt att lära sig
Precis som med de flesta förändringar kan det finnas ett motstånd hos medarbetarna mot att lära sig ett nytt arbetssätt. Enklaste sättet att komma igång är att börja med ett mindre projekt och testa sig fram. En stor fördel med Microsoft Teams är att det är en del av Office-familjen och därmed är enkelt och intuitivt för dina medarbetare att lära sig.
Kom igång med Teams!
Få med dig dina medarbetare genom att delta på en av våra kostnadsfria workshops. Eller ta helt enkelt reda på mer. Anmäl ditt intresse för att få mer information.
Kom igång med Teams genom att se hur det fungerar på en av våra kostnadsfria workshops. Anmäl ditt intresse för att få mer information.
Läs mer:
Effektivare samarbete med Microsoft Teams
Enklare lagring och hantering av information med Microsoft Teams
Bättre säkerhet med Microsoft Teams som samarbetsverktyg
Microsoft Teams – ett nytt verktyg för effektivare samarbete
Samarbeta enklare med Teams
