Miljön i förarsätet

13 000 anställda i Trondheims kommun kan skriva ut dokument var de vill, och man slipper papper som ligger kvar och skräpar. Kommunen sparar både miljön och kostnader på sitt effektiva skrivaravtal.

Dustin har varit leverantör av multifunktionsmaskiner (MF-maskiner) till Trondheims kommun sedan 2003. Det senaste avtalet undertecknades 2019 och kommer att gälla i fyra år plus ett, med ett års förlängning om inte någon av parterna säger upp det. Leveransen består av 750 MF-maskiner, som hanterar både utskrift, kopiering, fax och skanning, och cirka 250 personliga skrivare som är direkt anslutna till datorer. Dessutom används för närvarande cirka 150 MF-maskiner av studenter via cloud-print.

– Under den senaste avtalsperioden införde Trondheims kommun så kallad säker utskrift. Det innebär att medarbetarna kan hämta sina utskrifter från någon av de 750 MF-maskiner som finns i kommunens 230 enheter genom att identifiera sig med ID-kort, säger Turid Kolberg, IT-ansvarig på IT-tjänsten i Trondheims kommun.

– Vissa medarbetare, till exempel i vissa chefsbefattningar, behöver ibland skriva ut dokument som inte ska vara tillgängliga för alla. Efter att vi fått säker utskrift har behovet av lokala skrivare minskat något, eftersom dokumenten skrivs ut först när den anställde står vid MF-maskinen och registrerar sitt kort. Fördelarna med säker utskrift gjorde att det också efterfrågades i det nya avtalet, tillägger hon.

80 ton mindre pappersavfall

I och med införandet av säker utskrift har det blivit ett slut på att papper inte hämtas från MF-maskinerna. Det är bra för en kommun som satt miljöhänsyn i förarsätet.

De 750 nya HP Pagewide-skrivarna kommer att fasas in i kommunen när befintliga hyresavtal löper ut. De bygger på innovativ teknik som använder 90 procent mindre energi än laserprodukter. Kommunen producerar cirka 80 ton mindre pappersavfall per år tack vare säker utskrift. HP PageWide-tekniken minskar också mängden avfall i form av tonerkassetter, trummor och liknande med 80–90 procent.

– Vi hade ställt upp ett antal miljökrav i tävlingen, bland annat miljömärkning, förpackningshantering och transport. Dagens avtal med Dustin innebär också att enheterna har möjlighet att behålla sina befintliga MF-maskiner. Vi vet att många maskiner används endast i liten utsträckning, en del bara 0,04 procent av kapaciteten under hyresperioden. Ur ett miljöperspektiv är det därför positivt att MF-maskinerna inte behöver bytas ut. I det nya avtalet betalar vi bara för förbrukningen, vilket också är fördelaktigt för Trondheims kommun, säger Kolberg.

Sömlöst samarbete

Dustin har avgått med segern i de fyra senaste anbudstävlingarna för leverans av MF-maskiner till Trondheims kommun.

– Vi gör en helhetsbedömning av anbuden från gång till gång, och förutom priset spelar även tjänster en viktig roll. Felavhjälpning, leveranstid för nya och utbytesskrivare och så vidare är viktigt för oss. Det är positivt att leverantören känner kommunen väl, så att vi slipper lägga ned tid på att lära känna varandra under etableringsfasen, säger Kolberg.

Samarbete med andra leverantörer, till exempel för utskriftstjänster, är också en nyckelfaktor.

– Det är viktigt för oss att det här fungerar sömlöst, säger hon.

IT-supporten i Trondheims kommun tar emot felärenden från kommunens alla enheter och distribuerar relevanta ärenden till Dustin.

– Vi vet att enheterna är mycket nöjda med Dustins svarstid. Det är max fyra timmar för felavhjälpning, men flera personer har berättat att de knappt hinner lägga på luren innan teknikern från Dustin står i dörren, säger Kolberg.