Infrastruktur

Guide: Så blir ditt företag mobilt

Dagens tekniska möjligheter gör det enklare än någonsin att skapa det digitala mobila kontoret och erbjuda medarbetarna friheten att jobba var och när de vill. Vägen dit ser olika ut för olika företag och i den här guiden berättar vi om alla delar som behöver falla på plats; från teknik till organisation.

Den digitala mobila arbetsplatsen är mer än en trend, det är något som i allt större utsträckning förväntas av dagens unga arbetskraft. Rätt genomfört resulterar det i gladare och mer motiverade medarbetare som upplever större frihet och flexibilitet, och samtidigt får mer gjort.

Det här är dock inget som sker automatiskt utan kräver en hel del nytänk av företaget, både när det gäller organisation och teknisk infrastruktur. Och när de tekniska och organisatoriska förutsättningarna finns på plats väntar det stora arbetet: att få medarbetarna med på tåget.

Del 1

Förutsättningarna för det digitala mobila kontoret

Arbetsplatsen är inte längre en plats du går till utan något du bär med dig. För att du ska kunna jobba mobilt krävs framförallt tre saker: rätt hårdvara, rätt mjukvara och rätt organisatoriska förutsättningar. Med rätt verktyg och tjänster kan arbetsplatsen vara varsomhelst där du har tillgång till internet. Och skulle du sakna internetuppkoppling ibland så kan du njuta av att slippa distraktioner och passa på att göra uppgifterna som kräver extra fokus.

Hårdvara

Allt digitalt arbete, vare sig på kontoret eller utanför det, utgår såklart från de digitala enheterna. Men om det är en bärbar dator, en iPad med tangentbord eller en smart telefon är helt beroende av vilken roll användaren har och vilken typ av jobb som ska bli gjort. För kreativt arbete krävs en tydlig och högupplöst skärm och bra gränssnitt i form av mus eller pekskärm. För möten är det viktigt med bra bild och ljud. För att skriva räcker kanske telefonens skärm, om telefonen kopplas till ett bekvämt tangentbord.

En viktig aspekt när du väljer hårdvara är att användaren bör kunna komma åt och redigera samma dokument oberoende av vilken enhet som används. Därför bör alla enheter kunna komma åt samma molntjänster och lagringsytor till exempel. Det är inte nödvändigt att enbart ha produkter ur ett och samma ekosystem, exempelvis bara Apple- eller Windows-produkter, men om medarbetarna ska samarbeta mellan olika ekosystem krävs tjänster som har stöd för alla ekosystem.

Trenden att använda sin egen hårdvara, det som kallas ”bring your own device” (BYOD), tog fart för några år sedan och innebär att medarbetare som är vana vid ett särskilt ekosystem eller viss digital enhet vill kunna använda samma teknik på jobbet. Exempelvis vill kanske en Apple-användare kunna använda sin Macbook på jobbet, även om majoriteten kör pc, eller tvärtom. När mjukvara, säkerhet, lagring och övrig infrastruktur inte är knutna till ett särskilt ekosystem blir det här inte något problem.

BYOD innebär dock inte att medarbetaren själv ska stå för hårdvaran som han eller hon behöver för att utföra sitt arbete. Räkna med att företaget kommer att behöva stå för de allra flesta digitala enheter som krävs för att medarbetarna ska kunna jobba mobilt.

Om företaget verkligen menar allvar med att låta användarna jobba var som helst bör man även budgetera för hårdvara till medarbetarnas hemmakontor. Det är kanske inget man tänker på i första taget, men om medarbetarna ska vara produktiva hemma kan de exempelvis behöva extern skärm, tangentbord, mus och dockningsstation.

Mjukvara

En förutsättning för att det digitala mobila kontoret ska fungera är att det är enkelt för medarbetarna att producera, redigera och dela dokument och filer med varandra, samt att kunna kommunicera smidigt, var och när som helst.

De flesta företag använder en bred flora av program och tjänster i det dagliga arbetet. Idag finns de flesta tjänster, som exempelvis CRM-system, lönesystem och kundregister, i moderna molnvarianter. Här är utmaningen att hitta de tjänster som funktionsmässigt motsvarar det företaget har idag, och sedan att faktiskt flytta över all data från den befintliga lösningen till molnet. Om det känns övermäktigt att göra allt på en gång kan du ta en tjänst åt gången. Förslagsvis börjar du med de tjänster som har mest att vinna på att flyttas till molnet – både ur användarperspektiv och sett till ökad affärsnytta.

Vissa saker kanske inte går eller är önskvärt att flytta till molnet. Det kan vara egenutvecklade legacy-applikationer som skapar stort värde, men körs på föråldrad infrastruktur. Då kan de göras åtkomliga med hjälp av en VPN-tjänst, eller genom att applikationen körs på en lokal server och sedan görs tillgänglig för medarbetare utanför kontoret via en så kallad reverse proxy; en säker spegling av ett virtuellt skrivbord på servern.

Ett flertal undersökningar visar att framförallt yngre medarbetare generellt föredrar textmeddelanden över telefon, samtidigt som vi ser en allt tydligare trend mot ”consumerisation”, alltså att tjänsterna vi använder på jobbet liknar de vi använder privat. Det innebär att förutom videokonferensmöjligheter för effektiva möten vill många använda moderna chat-tjänster för den dagliga kommunikationen, snarare än e-post eller telefon.

kvinna sitter i en trappa utomhus med sin laptop i knät

Infrastrukturen

Alla företag som inte är helt nystartade har någon typ av IT-system på plats som måste tas i beaktande när det är dags att göra arbetsplatsen mobil. Det kan vara allt från lagringsytor, säkerhetssystem och nätverk till olika typer av tjänster, både egenutvecklade och köpta. Idag blir molnbaserade lösningar och Everything as a Service allt vanligare. Det innebär att du väljer vilka tjänster och funktioner företaget behöver, och betalar bara en fast månadsavgift. Då slipper du köpa och underhålla hårdvara, du slipper oroa dig för kapacitetsproblem eftersom du enkelt kan skala upp och ner efter behov, och du kan enkelt komma åt alla dina tjänster och funktioner var som helst du har tillgång till internet.

Det finns olika anledningar till att inte välja molnbaserade lösningar, eller att välja att lägga vissa funktioner i molnet och vissa delar lokalt. En anledning kan vara att era kunder har särskilda krav som dikterar var deras information får lagras. En annan är om företaget jobbar med så stora filer att det blir för dyrt eller otympligt att lagra dessa i molnet. Det behöver dock inte hindra medarbetarna från att kunna komma åt dem utanför kontoret. Det kan antingen lösas med en VPN-tjänst eller genom att spegla innehållet på kontorets server med ett virtuellt skrivbord. Med det sistnämnda alternativet slipper ni skicka filerna fram och tillbaka över nätet, vilket kan skapa onödiga fördröjningar på en långsam uppkoppling.

Lyssna på användarna!

Traditionellt sett så har IT-avdelningen bestämt vilken hårdvara och mjukvara som ska köpas in till företaget. Men många gånger har de som beslutat om inköpen haft dålig koll på vilka behov de anställda har, hur de jobbar och eventuella personliga önskemål. Det kan resultera i att användarna blir mindre produktiva eftersom de inte förstår hur de tekniska verktygen fungerar, eller i värsta fall använder osanktionerade produkter och tjänster (så kallad Shadow IT) som inte uppfyller företagets säkerhetskrav för att de inte gillar verktygen företaget tillhandahåller. Dessa personer kan dock fungera som inspiration när företagets policys ska utformas. Gillar en majoritet Slack trots att företaget påbjuder Microsoft Teams? Då kanske det är läge att byta, eller erbjuda båda. Vill ett gäng använda Discord för att de har en bakgrund som gamers? Om det går att lösa säkerhetsmässigt utan för mycket handpåläggning kanske det blir en plusaffär för företaget i form av ökad produktivitet i slutänden.

En fallgrop att akta sig för kan vara att lyssna för mycket på så kallade early adopters, alltså de som är teknikintresserade och har lätt för att ta till sig ny teknik. De utgör antagligen inte ett genomsnitt av dina anställda, även om de kanske är de som har starkast åsikter när det gäller val av hård- och mjukvara.

Yngre medarbetare förväntar sig i högre grad att kunna utforma arbetet på ett sätt som passar dem och utföra det med verktyg som de trivs med. Att företaget visar att det är lyhört inför medarbetarnas önskemål blir därför ett sätt att locka yngre kompetens.

Läs även:

Shadow IT – vad är det och hur skyddar man sig?

Del 2

Säkerheten

Molnet vs egen serverhall

En fråga som ofta dyker upp är om molnlösningar är säkrare än traditionella serverlösningar on premise, alltså lokalt på kontoret. Rent intuitivt kan det kännas säkrare att ha datan lagrad lokalt där du kan se och känna på servrarna, men generellt är det tvärtom. Microsoft, Google, Amazon och de andra stora molnföretagen har oändligt mycket mer resurser att lägga på datasäkerhet än de flesta företag, och dessutom mycket större tryck på sig att skydda sina kunders data från intrång. Därmed inte sagt att det bara är att lämna bort all data i deras händer. Det kan finnas särskilda förutsättningar för just ditt företag och dina kunder som gör att du behöver ställa speciella krav på din molnleverantör, exempelvis i vilket land dina kunders data lagras.

Skapa en riskprofil

Olika personer på företaget löper olika stor risk att drabbas av cyberattacker, beroende på vilken roll de har och vilken typ av data de har tillgång till. Därför bör medarbetarna klassas utifrån en riskprofil som sedan styr vilken typ av säkerhetsfunktioner de behöver ha. En vd som har tillgång till känsliga uppgifter om företaget och dessutom är ute och reser mycket har högre riskklass än någon som enbart har tillgång till en begränsad del av företagets filer och dessutom mest jobbar från kontoret.

Endpoint security

När medarbetarna befinner sig utanför kontoret (eller rättare sagt kontorets nätverk) måste de koppla upp sig utanför företagets brandvägg och får därför inte brandväggens skydd mot attacker mot den egna enheten. För att underlätta för användarna att välja bort osäkra trådlösa nätverk på kaféer och flygplatser bör de ha en tillräcklig mobildatapott varje månad, och helst även en vpn-tjänst som gör uppkopplingen till företagets data och tjänster ännu säkrare. Något som underlättar hanteringen av digitala enheter i allmänhet och borttappade och stulna enheter i synnerhet är ett MDM-verktyg (Mobile Device Management). Med det kan du enkelt spåra och radera enheter som tappas eller blir stulna, och snabbt konfigurera nya enheter så att den drabbade medarbetaren kan fortsätta jobba.

Läs även:

Klienthantering viktig del av IT-säkerheten

Del 3

Organisationen: Från stämpelklocka till självledarskap

Mäta mål istället för tid

När vi jobbar på olika platser på olika tider kan vi inte längre mäta arbetsinsatsen i hur lång tid vi sitter på en särskild stol på ett kontor. Istället blir det viktigare att tydligt definiera exakt vad som förväntas av medarbetarna för att de ska uppnå sina mål.

Då gäller det att chefer på alla nivåer går över till att coacha medarbetarna med fokus på resultat istället för vilka uppgifter som utförs. Det kräver också att chefer känner tillit och förtroende till de medarbetare som arbetar på distans.

Produktiviteten ökar

Ett tydligt förtroende innebär något mer än ett neutralt godkännande av att jobba flexibelt; det gör också att allt från kommunikation och kreativitet till samarbete och engagemang ökar, vilket i sin tur ger produktiviteten en boost. Enligt en undersökning gjord av affärstidningen The Economist finns ett mätbart samband mellan mobiloptimerade arbetsplatser och medarbetarnas engagemang: 60 procent av de tillfrågade uppgav att mobil teknik gör att de känner sig mer produktiva, och mer än 45 procent sa att de blir mer kreativa.

Se upp för att jobba jämt

När det går att jobba när och var som helst finns en risk att just detta sker. Vissa medarbetare är bättre än andra på att själva sätta upp regler och avgränsningar för när arbetsdagen börjar och slutar, men andra kan behöva hjälp med detta för att inte gå in i väggen.

Två konkreta råd är att schemalägga aktiviteter som rensar huvudet, och att om möjligt undvika att använda digitala enheter efter klockan 22. Vissa personer har också stor nytta av att skapa en personlig ritual som indikerar att arbetsdagen är slut. Här är det viktigt att ledningen visar vägen och exempelvis inte mejlar på helger eller efter vissa tider på dygnet om man inte uttalat sagt att man inte förväntar sig svar direkt.

Del 4

Utbildning

Tekniken är på plats – nu då?

När tekniken och tjänsterna är på plats börjar den verkliga utmaningen: att ställa om till ett nytt sätt att jobba. Vissa early adopters på företaget kanske redan har tagit till sig den nya tekniken och hittat sätt att använda dem, men majoriteten av användarna behöver utbildas i både hur tekniken och tjänsterna fungerar, och framförallt; hur företaget har tänkt att de ska användas. Därför bör utbildning av medarbetarna utgöra en stor del av budgeten när företaget ska gå över till en digital mobil arbetsplats.

Microlearning istället för korvstoppning

Förr skickade vi användarna på endagskurser och hoppades på att de skulle lära sig allt de behövde när ett nytt system implementerades. Det funkade kanske när det kom ny teknik några gånger per decennium. Idag kommer det nya funktioner varannan månad och kunskaperna måste hela tiden utvecklas och hållas levande på ett helt annat sätt. Ett modernt sätt att utbilda medarbetarna är att först ge dem en övergripande introduktion och sedan små interna mikroutbildningar anpassade efter vederbörandes roll och arbetsuppgifter. Samtidigt ska all kunskap finnas samlad och tillgängliggjord så att det är lätt att själv repetera och kolla upp hur något funkade.

Vill du få hjälp att skapa en modern digital arbetsplats?

Läs mer och kontakta oss här!