Det smarta hemmet är redan verklighet. När blir det smarta kontoret också det? Experten: “Den IT-chef som vågar, vinner det smarta racet och medarbetarnas gunst”.
Kontorsbyggnaden The Edge i Amsterdam brukar kallas för världens smartaste. Förutom att den är ett hållbart fenomen, möjliggör dess 30 000 sensorer att själva byggnaden kan ta beslut åt dig. Medarbetarna kan via en app bland annat hitta parkeringsplatser, lediga skrivbord och kollegor. De kan anpassa temperatur och ljus på platsen de väljer att jobba och appen minns hur de vill ha sitt kaffe. När de ska hem får de info om trafiksituationen, med bil och kommunalt.
The Edge är dock ett undantag. Så intelligent är inte din arbetsplats. De senaste åren har vi börjat avskaffa fjärrkontroller, nycklar och manuella knapptryckningar i våra hem. Allt från TV-apparater och högtalare till lås, dörrklockor och termostater har utrustats med wifi och fått sina egna små elektroniska hjärnor. Så varför väntar vi fortfarande att våra kontor ska bli mer som våra hem?
– I hemmet är vi mer benägna att chansa lite, våga testa fastän det kanske inte blir helt lätt eller rätt från början. Som företagsledare måste du hela tiden se till individernas och teamens produktivitet här, nu och i framtiden, säger Karin Ståhl, vd och arbetsplatsstrateg på GoToWork.
Teknik ska ”bara fungera”
Vår benägenhet att ”chansa lite” som konsumenter har gett oss sofistikerade, lättanvända tjänster som Netflix och Spotify (medan många andra fallit i glömska – när använde du senast Plejmo eller Napster?). Vi har vant oss vid att tekniken bara fungerar, utan att alltid tänka på hur lång och krokig vägen dit faktiskt var.
Enligt Fredrik Berg, Service Product Manager Digital Workplace på Dustin, finns det flera anledningar till att företag – till skillnad från konsumenter – inte bara kan överge etablerad teknik vind för våg så fort ett flashigare alternativ dyker upp.
– Det är enklare att införa det smarta hemmet då det inte finns lika mycket krav på säkerhet och integritet. Oftast tar det också längre tid att förändra ett beteende på en arbetsplats, där många olika typer av individer och generationer ska samverka. Där måste du för det mesta behålla äldre teknik längre, säger han.
Fredrik menar att IT på jobbet redan idag kan fungera lika bra som Netflix – men att det i praktiken kan vara svårt att uppnå det.
Faktum är att en konsumentifiering av våra arbetsplatser pågår sedan länge. Många av oss har glömt bort att Iphone lanserades som en ren konsumentprodukt 2007 för nöjen, spel och kommunikation med vänner och familj. I början bidrog den inte med så mycket nytta för företagen, men när infrastrukturen för kommunikation utvecklades tog sig Iphone in på många arbetsplatser som ett primärt verktyg för de anställda.
Skillnaden jämfört med ren konsumentteknik är att det tar längre tid att implementera på våra arbetsplatser.
– Den har skapat nya arbetssätt via appar med innovativa funktioner som använder hårdvarans funktionalitet för att förenkla vardagen. Framförallt så har man fått ett smidigt sätt att kunna arbeta var man vill, när man vill. Vi har också Facebook som primärt är ett socialt verktyg på konsumentsidan men som har förändrat vårt sätt att kommunicera digitalt. Det har också gjort att andra leverantörer av digitala verktyg skapat motsvarande funktioner som passar bra in i företagens värld, som till exempel Microsoft Teams, säger Fredrik.
Skillnaden jämfört med ren konsumentteknik är att det tar längre tid att implementera på våra arbetsplatser. Innan man hinner se fördelarna av en förändring så kommer nästa förändring. Detta betyder att företagen egentligen måste börja anpassa sina arbetssätt och strategier till nya förändringar snabbt. I strategin inkluderar man smarta lösningar, framförallt för att omsätta manuella processer till digitala lösningar.
– På företagen har vi oftast en tendens att specialisera och anpassa, vilket i slutändan gör det mer komplicerat för användarna.
”Det enkla är det svåra”
Ett annat hinder är att all teknik som används på kontoret måste ha en minsta gemensam nämnare: den ska kunna hanteras av alla medarbetare, och kunna interagera med alla enheter som är standard. Som Karin Ståhl uttrycker det: ”Att åstadkomma det enkla är alltid det svåra”.
Men att framtidens kontor låtit vänta på sig betyder inte att det aldrig kommer bli verklighet.
– Vi kommer att se en exponentiell utveckling av den smarta arbetsplatsen. Det dröjer nog ytterligare ett decennium innan kontorens teknik är där fullt ut. Redan idag försvinner det manuella, nycklar, kontroller med mera, successivt. Det som kommer att förändra vår syn och våra krav på den digitala arbetsplatsen är när vi ser vad fungerande sömlöshet kan tillföra och hur det kommer att förenkla vår arbetsvardag, säger Karin.
Och att uppnå det här är något som ligger i både arbetsgivarens och personalens intresse.
– Vem vill inte jobba på ett ställe där det är lätt att skapa flyt i vardagen? Där det går att jobba hjärnsmart i både den fysiska och den digitala miljön? Där vi kan ladda batterierna under dagen och gå hem mer starkare och piggare än när vi kom in? Den arbetsgivare som vinner det racet, vinner också medarbetarnas gunst.
