Digital kultur är ditt hemliga vapen

Den perfekta arbetsplatsen har en stark digital kultur. Den skapar engagerade medarbetare och nöjdare kunder. Så tar du dig dit.

Det tar Uffe Hylin 2 minuter och 40 sekunder att logga in på sin jobbdator. Testa att stirra på en liten cirkel som snurrar så länge. Det är en evighet.

När han väl är inloggad måste han använda minst 14 olika system, alla med olika lösenordskrav. Han måste också växla mellan ett antal olika datorer under dagen, och därmed upprepa proceduren flera gånger.

Uffe ska få ett nytt system med en gemensam inloggning. Om tre år. Då har han hunnit slösa en månad av sin arbetstid på att logga in på datorer. En tid som en överläkare kan använda betydligt bättre. Med patienter.

TV4-inslaget med överläkare Uffe Hylin på Södersjukhuset i Stockholm är från april 2019. Snart har han bara ett år med IT-strul kvar att kämpa sig igenom. En tid som Uffe räknat ut kostar regionen 200 miljoner kronor per år i skattepengar (när man räknar in alla som använder det tröga IT-systemet).

Jag skrev faktiskt ett mejl till ansvariga politiker.

Tv-inslaget tvingade nästan Rikard Kindlund att andas i en papperspåse. Han är kundansvarig på det globala IT-företaget VMware som lever på att digitalisera arbetsplatser. I Norden samarbetar de regelbundet med bland annat Dustin.

– Jag kontaktade IT på Region Stockholm efter inslaget. Satt i en mängd samtal och skickade en massa mejl till ansvariga politiker. Vi hade då nyligen hjälpt sjukvården i Region Väst med just detta problem. Jag fick aldrig något riktigt svar, säger han.

Digital kultur skapar engagerade medarbetare

Ledarskapsgurun Peter Drucker myntade uttrycket “kultur äter strategi till frukost”. Idag bör vi nog lägga till “… och IT dukar bordet”. Det är förstås fler faktorer än stabilt wifi på kontoret som bygger en god företagskultur. Men din IT-miljö är en katalysator. Åt båda hållen. Antingen dränerar den energi medan du, likt Uffe Hylin, väntar på att få logga in.

Eller så bidrar den till de faktorer som gör ett företag framgångsrikt.

De flesta siffror säger att den viktigaste faktorn för framgång är engagerade medarbetare. Med andra ord, när medarbetarna känner sig kompetenta, uppskattade, autonoma och kreativa. När de känner att det jobb de gör är värdefullt.

Företag med engagerade medarbetare har 81 procent högre nöjdhet hos sina kunder och 147 procent bättre produktivitet.*

En bra digital företagskultur ökar engagemanget. 2017 släppte Microsoft rapporten “Digital culture: Your competitive advantage”. De frågade över 20 000 personer i 21 europeiska länder vilken teknik de använde på jobbet, hur de trivdes och hur produktiva de kände sig. I de företag som hade en svag digital kultur kände endast 9 procent av medarbetarna hög handlingskraft och engagemang. På företag med en stark digital kultur var siffran 47 procent.

”Man måste känna att företaget är på väg nånstans”

Hur hamnar man bland de 47 procenten? Tja, inte genom att göra som Yahoos HR-chef Jackie Reses i alla fall. 2013 skickade hon ett mejl till medarbetarna med titeln ”YAHOO! PROPRIETARY AND CONFIDENTIAL INFORMATION — DO NOT FORWARD”. Mejlet förkunnade att det från och med nu var slut på jobbande utanför kontoret. ”Vi behöver vara ett Yahoo!, och det börjar med att vi fysiskt är tillsammans”, skrev hon. Redan då var det ett smått chockerande beslut. Mejlets titel avslöjar hur kontroversiellt det var. Tänk om hon hade kunnat se in i framtiden? Eller samtiden, för den delen.

Jobbet är en stor del av livet. Man kräver en viss standard idag.

Jackie hade ett gott syfte, trots allt, om tanken var att bygga företagskultur. Vi kan aldrig ersätta det fysiska mötet. Tur är väl det. Men, digitalisering ska ses och användas som möjliggörare, inte som ett substitut till någon annan, bättre metod.

Sofia Tapper är Innovation and Digitalisation Lead på Dustin.

– Jobbet är en stor del av livet. Man kräver en viss standard idag. Allt behöver inte vara det senaste, men som medarbetare måste man känna att företaget är på väg någonstans, säger hon.

På väg vart då? Ja, till exempel till en total flexibilitet. En arbetsplats som fungerar lika smidigt oavsett varifrån du jobbar just den dagen. Med en genomtänkt molnstrategi kan inte bara företaget skala sin verksamhet efter behov. Medarbetarna kan göra detsamma med sin “egen IT-miljö”.

– Det ska vara lite som “allt as a service”. Du har infrastrukturen i grunden, men kan addera verktyg och funktioner efter behov. Allt i ett integrerat gränssnitt. Nu behöver jag ett faktureringssystem, klick! Det tar inte två år. Allt är preppat. Och förstås också synkat med kundupplevelsen.

Arbetsro med ett swipe

Sofias bild av den perfekta arbetsplatsen kan låta lätt utopisk, men tekniken finns redan idag. Den används bara för lite. Av för få. Än så länge.

– När man digitaliserar hela arbetsflödet börjar det bli riktigt intressant. Då ligger man i framkant, säger Rikard Kindlund.

Han berättar hur de jobbar med automatisering på VMware. Till exempel med deras reseräkningar och onboarding av nya medarbetare. I korthet handlar det om att knyta samman olika system och automatisera processen. På de flesta företag loggar man in i reseräkningssystemet med lösenord, fyller i sin räkning och sen får chefen ett mejl. Sedan ska chefen göra samma sak. På VMware har de istället skapat ett flöde i molnet med programmet Concur.

– Jag klickar bara på ikonen. Systemet vet att det är jag och skickar min identitet till tjänsten i molnet. Min chef får en pushnotis i mobilen med den viktigaste informationen. Sedan kan han godkänna eller avslå där och då, med ett swipe.

Den här lösningen tog oss en halv dag att göra.

Det kan verka som en liten sak att spara 45 sekunder och lite login-ångest. Men gångra det med tusen räkningar i veckan. Det är sådana processer som lägger grunden för en bra digital företagskultur.

– Den här lösningen tog oss en halv dag att göra.

”En ikon, sen ska det starta”

Ännu viktigare är onboarding av nya medarbetare. När VMware vill anställa dig får du ett erbjudande tillsammans med Workspace One, deras plattform för medarbetare. Du laddar hem en app där du signerar din anställning. Då går ett gäng “tickets” automatiskt till IT (som skapar din identitet), till HR samt till Education som är en utbildningsplan för nyanställda. Första dagen du jobbar kommer den dator du valt i appen att finnas förkonfigurerad på din arbetsplats. Med alla accesser till olika grupper och tjänster du behöver. Och när du slutar tar företaget enkelt bort dig. Du har inget lösen. All access stryps samtidigt som du säger upp dig.

Det första intrycket är superviktigt. Precis som när du träffar en ny människa.

– Det första intrycket är superviktigt. Precis som när du träffar en ny människa. Du måste få välja din dator och skräddarsy hur du vill jobba. Det måste vara flexibelt men säkert, säger Rikard.

– Medarbetare vill ha ett lätt sätt att komma åt sina system. En ikon, sen ska det bara starta. De som har kommit längst med detta har single sign-on för länge sedan. Det skapar mer nöjdhet, effektivitet och säkerhet.

Två steg till en bra digital arbetsplats

Fredrik Berg är ansvarig för Digital Workplace and Public Cloud på Dustin. Han har levt och andats moderna arbetsplatser sedan 2011, och kan prata om ämnet – på klingande östgötska – tills solen går ner över Åtvidaberg.

Vi ska försöka sammanfatta hans ord. Så kort vi kan. Enligt Fredrik kan man säga att det är två steg till en framgångsrik digital arbetsplats. Det första steget är själva strategin och tekniken.

Sluta tänka på att lägga en fil i en mapp.

– Först bör du ha en plan för hur du ska jobba annorlunda. All digitalisering för med sig nya sätt att jobba. Allt från vilka enheter medarbetarna ska kunna välja mellan (helst så många som möjligt eftersom många idag har så olika behov, arbetssätt och uppgifter) – till vilka processer som ska automatiseras och vilka verktyg ni ska använda. Det finns nästan för många val att göra, säger han.

Det andra steget är det svåra. Ett steg vi aldrig blir färdiga med. Nämligen att skapa ett digitalt mindset och ha ett ständigt lärande på företaget.

– Här måste du ha interna ambassadörer. Konsulter är en bra start och kan ta dig långt, men inte hela vägen. Det krävs ett genomtänkt förändringsarbete, att ställa om och tänka på ett annat sätt. Sluta tänka på att lägga en fil i en mapp. Många sitter kvar i det gamla.

En digital arbetsplats är mer demokratisk

Fredrik menar att en medarbetare har ett ansvar för sitt tankesätt. Att hen har en lärande inställning. Men även arbetsgivare har ett ansvar att tillhandahålla allt medarbetarna behöver. Att inte hålla på information, data, kunskap och verktyg.

– Det sker hela tiden mikroomställningar som företaget och medarbetarna måste ta ställning till. Det är på golvet innovationerna sker.

Nu är alla med på riktigt. Det ska man inte underskatta.

Detta är en av digitaliseringens kanske bästa effekter. Vi kan kalla det en slags demokratisering. När digitala verktyg, data och utbildning sprids till alla medarbetare kan digitaliseringen riva den sista hierarkiska ruinen och skapa äkta självledarskap.

Något som i sin tur skapar mer motiverade och engagerade medarbetare. Som i sin tur skapar nöjdare kunder. Ja, ni kan det här nu. För plötsligt är det Sigge i receptionen som sitter på mest “airtime” i det stora Teams-mötet. Vd Bengt är bara en av alla små ansikten på skärmen.

– Det digitala mötet är mer inkluderande. Det klassiska “huvudkontorsproblemet” har en god chans att försvinna. Fenomenet att medarbetare som sitter på mindre kontor inte får vara med “där det händer”. Det digitala har en möjlighet. Nu är alla med på riktigt. Det ska man inte underskatta, säger Sofia Tapper.

Så skapar du en digital arbetsplats som lyfter medarbetarna

Fem experter berättar i vårt whitepaper.