Lyft din kommunikation till nästa nivå – och bli ännu bättre på att förmedla dina idéer. Jesper Ahlström, utbildningsansvarig för presentationsteknik & kommunikation på utbildningsföretaget Framfot ger oss sina bästa tips för bättre presentationer.
1. Formulera målet
Det allra första du ska göra är att bestämma dig för vilket mål du har med presentationen. Försök att formulera det så konkret som möjligt. Det räcker inte med att åhörarna till exempel ”ska bli intresserade av vårt företag och våra tjänster”.
– Fundera på vad du vill att de ska göra efter din presentation. Men kom samtidigt ihåg att det är svårt att få folk att bara göra – det måste börja med att de känner eller tänker något. Så försök att besvara den frågan inför dig själv: Vad vill du att de ska känna när du är klar? säger Jesper Ahlström.
2. Anpassa till målgruppen
Ett vanligt misstag är att fokusera alltför mycket på budskapet – det du vill ha sagt – så att det blir ett inifrån-ut-perspektiv. Det måste alltid anpassas till den målgrupp som du har framför dig.
– Det kan låta självklart, men det är många som glömmer bort det. Ta reda på vilka det är som kommer och lyssnar; vad är de intresserade av, vad har de för förkunskaper? Är det en homogen grupp eller väldigt blandad?
– Det kan också finnas olika kulturer och normer för vad man förväntar sig av den som håller presentationen, där en del föredrar att man på ett nästan akademiskt sätt håller sig till fakta, medan andra uppskattar ett mer lättsamt anslag med mycket kroppsspråk. Om du träffar rätt så finns det mycket att vinna – och vice versa!
3. Utgå från fakta
När du har skapar ett upplägg för presentationen, börja med att tänka ut vilka fakta du vill ha med. De bildar grundstrukturen för din presentation. Sedan bygger du på med bevis och exempel för att underbygga fakta.
– Det handlar om att skapa trovärdighet, något som är helt avgörande för att nå fram till åhörarna på allvar.
– Det innebär dock inte att du ska börja med dina fakta i själva presentationen. När du har stommen klar är det dags att planera för två oerhört viktiga moment: inledning och avslutning. Folk har lätt att komma ihåg det man gör först och sist.
4. Gör en intresseväckande inledning
Sikta på att skapa kontakt och väcka intresse när du planerar hur du ska inleda presentationen. Det är inte nödvändigt att direkt knyta an till själva ämnet. Se inledningen som ett sätt att etablera en kommunikation mellan dig och åhörarna så att du verkligen har fångat allas fokus.
– Det finns olika sätt att etablera kontakt, men det är ofta användbart att ha med någon form av berättelse. Sådana lyssnar vi gärna till. Berätta något som du själv har varit med om, och som du tror att andra kan känna igen sig i.
– Ett annat sätt är att ställa en fråga till publiken, kring något de kan känna igen sig i, till exempel ”Är det någon här som har stått med en treåring i kassakön på Ica vid femtiden? Någon som har längtat bort därifrån?”. Du behöver förstås inte vänta in några svar, eftersom syftet bara är att få dem mer aktiva och intresserade.
5. Fokusera på ”Varför?”
När du har fångat intresset är det dags att kommunicera syftet med presentationen. Då är det viktigt att du inte utgår från vad du själv vill uppnå, utan vilka fördelar det ger åhöraren att lyssna på det du har att säga.
– Det kan vara något som antingen ger dem direkt nytta eller har en mer långsiktig effekt. Om du till exempel talar inför en grupp säljare kan ett syfte vara att visa hur de kan skapa bättre affärer och därmed öka lönsamheten. Du måste utgå från att deras tid är värdefull och tidigt ge dem ett svar på frågan ”Varför ska jag bry mig om detta?”.
6. Använd kroppsspråket – på rätt sätt
Det finns många konkreta tips för hur du kan dra nytta av din kropp för att förstärka ett budskap. Ett sådant är att ställa fötterna parallellt i höftbredd med tårna pekande framåt. Det bidrar till att ge ett professionellt intryck, samtidigt som det hjälper dig att få svikt i knäna, vilket i sin tur underlättar en avslappnande andning.
– Samtidigt gäller det att tänka på att avstå från att använda kroppsspråk när det inte fyller någon funktion. Allt vi gör kommunicerar något, så om du till exempel står och fingrar på en penna när du talar, och det inte hänger ihop med det du säger, så kan det göra att du inte når fram med budskapet.
7. Ignorera din känsla
Ibland går det inte som planerat, och det kan börja kännas som om presentationen kommer att falla platt. Men ignorera i så fall den känslan, och fortsätt att köra på enligt din plan – undvik att improvisera och styra om mitt under presentationen.
– Fokusera på åhörarna, inte på din känsla. Om du börjar be om ursäkt eller visa tecken på att du svajar i din övertygelse om att nå ditt mål med presentationen så kommer det utan tvivel att smitta av sig på åhörarna. Antagligen är din egen negativa känsla starkare än deras, så det lär finnas goda chanser att vinna tillbaka dem innan presentationen är slut.
