Allt pekar mot att vi även framöver kommer jobba i hybridmiljöer med videomöten i centrum. Med det i åtanke behöver de flesta företag skapa bättre förutsättningar för hemmajobbande, samtidigt som kontorslokalerna anpassas för social distans och utrustas för videokonferens i alla tillgängliga mötesytor.
Allt tyder på att det hybrida arbetssättet, där vissa arbetar hemifrån och andra är på kontoret, har kommit för att stanna. Och när fler och fler arbetar hemifrån behöver hemmaarbetsplatserna hålla lika hög standard som dem på kontoret. Även när fler kommer att kunna återvända till kontoren vill många dra ner på tiden för pendling och kunna arbeta mer ostört och fokuserat vissa dagar.
Med stor sannolikhet kommer vi framöver också att hålla mer social distans även när vi är på kontoret vilket betyder att vi behöver ha långt fler rum som är förberedda för videomöten än tidigare och med möjlighet att sitta mycket glesare än förut.
Konftel, som har hjälpt företag att mötas på distans i mer än 30 år, har fem tips på hur du skapar en hybridmiljö där alla kan arbeta och kommunicera smidigt och effektivt oavsett var de befinner sig fysiskt.
Steg 1: Se till att alla är inkluderade i hybridteamen
Morgondagens arbetsliv blir mer distribuerat (geografiskt utspritt) och virtuellt. Några saker som kan vara bra att tänka på när arbetsstyrkan blir mer utspridd:
- Det krävs smarta samarbetsverktyg så att alla vet vilka som är i tjänst, var de befinner sig och om de är anträffbara.
- Vi behöver skapa flexibla kontorsytor som kan husera medarbetarna när de väl är på kontoret men som vid behov även kan användas för video– och distansmöten.
- Räkna med att alla framtida möten kommer att ha någon som behöver delta på distans. Därför behövs en smidig videokonferenslösning i alla mötesrum som fungerar med alla de populära videomötestjänsterna.
Steg 2: Underlätta för bra videomöten – både på kontoret och hemma
Videomöten är idag en helt naturlig del av arbetsdagen, både på kontoret och i hemmen. Men det är fortfarande många som upplever frustration över att tekniken inte alltid fungerar eller att kontor och hemmakontor inte är anpassade för det ökande antalet möten:
- Används en eller flera externa skärmar? Det behöver styra placeringen av konferenskameran.
- Eliminera alla orosmoment runt videomöten och andra distansmöten genom att välja beprövad teknik som alla enkelt klarar av att hantera.
- Välj om möjligt konferensprodukter från samma leverantör för såväl hemmakontoren som på företagets kontor för att underlätta för såväl medarbetare som IT-support.
- Se till att det finns tillräckligt med rum för avskilda videomöten på kontoret så att fler kan genomföra möten samtidigt.
Steg 3: Höj kompetensnivån runt mötesteknik
Något som blivit uppenbart när distansmötena har ökat i antal är att många medarbetare inte är vana vid att hantera formatet och att det förloras tid på grund av såväl teknikstrul som ovana mötesledare och deltagare. Här finns det stor potential till förbättring:
- Addera mötesteknik till introduktionen för alla nyanställda så att företaget över tid får en gemensam syn på hur distansmöten genomförs.
- Videomöten kan många gånger vara det första mötet med nya kunder och partners så se till att förbereda mötet ordentligt och testa teknik i god tid innan.
- Starta större och viktigare möten med att snabbt gå genom mötesregler; hur begär vi ordet, ska alla ha video och mikrofon på, får vi avbryta med frågor eller tar vi det sist osv.
Konftel C50800 Hybrid är ett premiumpaket för video i medelstora till riktigt stora mötesrum, med enastående kvalitet både vad gäller ljud och bild. Här ingår PTZ-kameran Konftel Cam50, konferenstelefonen Konftel 800 och Konftel OCC Hub som gör att det räcker med en enda USB-kabel för att koppla in kameran, ljudenheten och rummets skärm till mötesappen i laptopen.
Steg 4: Sätt ljudet i centrum
Headset kan fungera fint när vi ansluter själva till ett distansmöte, som alternativ till en personlig högtalartelefon. När vi sitter i grupp behöver vi alltid säkra att mikrofon och högtalare är anpassade efter situationen och hur många som är med i rummet. Hör vi inte bra, blir mötet inte heller bra och därför måste vi låta ljudet hamna i centrum:
- Se över ljudupptagningen i samtliga mötesytor, tänk på att vi vill ha möjlighet att hålla social distans i konferensrummen och ändå kunna prata i vanlig samtalston.
- Välj högtalartelefoner där ljudupptagningen klarar av att mötesdeltagarna rör sig runt i rummet och till exempel visar något på en whiteboard.
- Kom ihåg att även hemmakontoren måste få bra ljudmöjligheter och arbetsmiljö, det kan handla om att komplettera headsetet med en bra högtalartelefon för bekvämare och längre möten.
Ett smidigt mötesrumspaket för medelstora mötesrum är Konftel C2055Wx. Här får 4K-konferenskameran Konftel Cam20 sällskap av den expanderbara högtalartelefonen Konftel 55Wx och Konftel OCC Hub som knyter ihop allt.
Steg 5: Uppvärdera bildkvaliteten
Vi vet alla att video tillför en extra dimension till distansmötet. Ska vi bygga relationer är det idag självklart att vi vill kunna se alla som deltar i mötet:
- Även i de mindre mötesutrymmena kan det ofta vara värt att investera i videoutrustning, så att mötena kan genomföras med bra bild och ljud.
- Välj en videokamera som är anpassad efter rummets storlek, antal mötesdeltagare samt mötets syfte. Det handlar om att välja kamera med rätt vidvinkel så att alla syns, men också med möjlighet att zooma och panorera, så att kameran inte begränsar mötets dynamik och kreativitet.
- En naturlig och skarp bild stärker intrycket av professionalitet och kan bära fram det personliga uttrycket.
Konftel C20Ego passar perfekt för video i små mötesrum och inkluderar 4K-konferenskameran Konftel Cam20, högtalartelefonen Konftel Ego och Konftel OCC Hub.
