Minimera antalet möten, ta pauser och hitta ett tidsbesparande system för inkorgen. Här är fem tips på hur du kan få ett effektivare och hälsosammare arbetsliv.
1. Prioritera och planera
Ett vanligt misstag är att förlägga de enklaste arbetsuppgifterna till början av dagen just för att det skapar känslan av produktivitet. Fel! Börja med det som är svårast, gör du det motsatta riskerar du att skjuta upp tyngre uppgifter. På morgonen är vi dessutom i regel mer alerta och att bli klar med något svårt eller jobbigt tidigt skapar motivation och ger energi till resten av arbetsdagen. Se även till att avsluta varje dag med att skriva en att göra-lista för nästkommande och avsätt gärna tid i kalendern för respektive uppgift.
2. Ta pauser
Enligt otaliga studier är forskarna nu överens – mikropauser gör oss mer effektiva. Att jobba ungefär 45–90 minuter i stöten är lagom. Men vad räknas då som en paus? För att få i gång cirkulationen och piggna till kan det faktiskt vara så enkelt som att resa sig upp och sätta sig ner igen eller att hämta ett glas vatten, välj gärna mindre glas så kommer du ihåg att fylla på oftare. Underskatta inte heller vad en lunchpromenad kan göra för att rensa hjärnan.
3. En sak i taget
Nej, multitasking är inte tidsbesparande. Tvärtom. För att vara så effektiv som möjligt bör du arbeta fokuserat med en arbetsuppgift åt gången. Varje gång du blir avbruten tar det längre tid att hitta tillbaka till koncentrationen. Stäng ner Facebook, markera för dina kollegor att du inte vill bli störd genom att till exempel sätta på dig ett par hörlurar, avsätt en särskild tid på dagen när du kollar mejl och stäng av telefonen, eller vänd den åtminstone upp och ner, när du påbörjar en ny arbetsuppgift.
4. Använd utkast som att göra-lista
Tillhör du kategorin människor som har 352 mejlutkast? I så fall är steg ett att radera alla. Sedan kan du använda utkastmappen som en att göra-lista. Oftast har vi inte möjlighet att besvara mejl direkt när vi läser dem och för att undvika ett snabbt växande antal olästa mejl i inkorgen kan du påbörja svar på dem som måste besvaras. Det räcker med att skriva ”Hej”. Därefter kan du återvända till utkastmappen senare under arbetsdagen för att se vad du ska ta tag i härnäst.
5. Dra ner på mötena
Många möten skulle lika gärna ha kunnat vara ett mejl, det är ett faktum. Och ibland tycks kollegor okynnesbjuda in alla möjliga till möten när det kanske egentligen hade räckt att vara två personer. Fundera över vilka möten du verkligen behöver vara med på och tacka nej till möten som inte kräver din närvaro eller som saknar en tydlig agenda. När du själv bjuder in till möten kan du också fundera över om ärendet verkligen kräver en timme (det tycks vara någon sorts standard) eller om det kanske kan avhandlas på tjugo minuter i stället?
Här hittar du många fler smarta tips för en smidigare vardag »
