Virtual first ställer nya krav på arbetsplatsen

Ett stressat införande av samarbetsverktyg kan framkalla digital stress och flaskhalsar hos en organisation. Genom att skapa förståelse kring varför man väljer att integrera ett nytt verktyg samt hur det fungerar kan man undvika eventuell oro och därmed åstadkomma en mer lyckad leverans.

Slarv med grundförutsättningarna i IT-leveransen går ut över stabilitet precis som när det slarvas med kommunikationen kring varför nya verktyg ska användas. Ofta har digitaliseringen blivit ett självändamål och lyfts fram som den enskilt mest viktiga förutsättning för att lyckas i stort, men utan att förklara vilka mål som ska uppnås eller hur detta ska ske. När våra medarbetare inte förstår varför och hur verktyg ska användas ökar den digitala stressen. E-post, gruppchattar, projektverktyg, sociala medier, nyhetsflöden, push-notiser m.m. kallar konstant på vår uppmärksamhet. Man kan aldrig riktigt slappna av, vilket blir stressande och leder till en ohälsosam situation. Utbildning och kommunikation är nyckelfaktorer för verksamheter som är nöjda med sin IT.

Den här artikeln är en del av den längre rapporten Resilient IT.

Stressade införanden

Vi märker att många har försökt att införa verktyg utan vare sig en grundlig planering eller tillräcklig mognad avseende teknik. Microsoft Teams och Slack är bra exempel på produkter som möjliggör mycket av den funktionalitet som nu efterfrågas, dock ses produkten som lösningen på allt utan reflektion kring hur medarbetaren bäst kan ta del av och nyttja funktionaliteten. Det handlar alltså inte om dåliga verktyg utan snarare att om stressade införanden där för mycket av användarnas kunskap har tagits för givet. Nöjdhet skapas genom en kunnig IT-organisation och en engagerad linjeverksamhet.

Okunskap behöver bli kunskap

För att undvika flaskhalsar och för att våra plattformar ska ha en lyckad integrering krävs det kunskap kring dess funktioner hos alla medarbetare. Utbildning i samband med leveranstillfället är därför att rekommendera, även om plattformens kapacitet kanske inte kommer utnyttjas till fullo den första tiden skulle det flacka ut en brant inlärningskurva.

Skapa rätt grundförutsättningar för en samarbetsplattform

Det är som tidigare känt att IT-organisationen måste klara av sitt ”driftsuppdrag” innan man kan bygga vidare på sin IT. Grundförutsättningar som skall vara avklarade innan införande av samarbetsverktyg kan ske är följande:

1. Stabil datakommunikation (nätverk, Wi-Fi, m.m).
2. IT-arbetsplatsen måste vara stabil, tillförlitlig och upplevas modern.
3. Informationsplattformar (”dokument”) måste upplevas som snabba och tillgängliga.

Om inte ovanstående är löst kommer införandet präglas av ett generellt missnöje. Upplevelsen blir då att verktygen inte fungerar i vardagen varpå vi kommer uppleva digital stress, vilket i sin tur kommer att belasta vår servicedesk. I förlängningen belastas även andra delar av IT-organisationen.