Videosamtal sparar både tid och miljöresurser. Men de medför också vissa utmaningar. Här är expertens bästa tips för ett smidigt digitalt sammanträde.
Dags för ett Skype-möte igen? Videomöten är en naturlig del i vardagen för många av oss. Men teknikstrul, dåliga förberedelser och bristande digital etikett kan sätta käppar i hjulet för en effektiv sammankomst. Här ger Sofia Larsson, författare till Moderna etikettboken, sina bästa tips.
1. Kolla vilken mjukvara som används
Av sekretess- eller policyskäl kan företag valt olika lösningar. Ladda ner rätt program och testa gärna i förväg att det funkar.
2. Utse en mötesledare om ni är flera
Den personen är sedan ansvarig för att mötet börjar och slutar i tid, ser till att alla är uppkopplade, samt leder diskussionen. Risken för osorterat kacklande är annars överhängande.
3. Avlägsna alla distraktioner
Försök att hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av eventuell röra. Stäng också ner hemsidor och program som du inte ska använda under mötet. Den enda sida du kan lämna öppen är ”Felsökning för Skype”, eller dylikt, så behöver du inte drabbas av panik om tekniken strular.
4. Tänk på utsnittet
Du ska vara så pass nära kameran så att dina ansiktsuttryck syns och är lätta att tolka, men inte så nära att porer och näshår syns. En bit nedanför axlarna och med lite ”luft” ovanför huvudet brukar bli harmoniskt.
5. Se till att ljudet är bra…
Använd gärna headset om du har, både för att du ska höra bättre och för att andra ska slippa höra sig själva med fördröjning eller eko, via dina högtalare, när de pratar. Ett alternativ om du inte har headset, och du inte är mötesledare, är att trycka på ”mute” när du inte pratar. Även om alla håller bakgrundsljuden till ett minimum så kan de bilda ett rejält sorl.
6. …och ljuset.
Det är underförstått att en videokonferens inte är HD-tv, men om det är alldeles för ljust med en lampa riktad mot dig kan du se utfrätt ut. En alltför skum belysning kan också vara frustrerande för de som ska försöka urskilja dina ansiktsuttryck.
7. Smygsurfa inte
Visst kan det vara frestande att börja surfa runt lite på datorn eller med en mobil i knät. Men risken är stor att det märks och det tar ner den pepp som (förhoppningsvis) finns kring frågorna ni ska diskutera. Om du behöver göra lite snabb research för att föra mötet framåt så kan du säga det: ”Ok, jag kollar upp det och återkommer om några minuter”.
8. Spela eventuellt in
Det kan vara praktiskt att kunna gå tillbaka och kolla vad som egentligen sas efter ett viktigt möte. Men fråga först alla om det är okej med inspelning, för det kan kännas integritetskränkande att få reda på det i efterhand.
9. Låt folk prata färdigt
Det som sägs i en bisats efter att talaren tagit ett andetag och fått en mikropaus, kan visa sig vara det viktigaste som kom fram under hela mötet. Eftersom ni inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa lite stress kring tystnad och göra att du snabbt vill ”fylla i”. Men försök att ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma.
Låt bli detta:
Tugga tuggummi
Tuggummituggande verkar alltid nonchalant under ett möte, men kan bli särskilt irriterande under ett Skype-möte, där ansiktet är i fokus.
Missa att folk har olika system
Att ge direktiv som ”Tryck på knappen längst ner till höger” är dömt att misslyckas då folk kan sitta med mobil, platta eller dator och sen en mängd olika browsers på det, vilket kan ge helt olika layout.
Ignorera irl-människorna
Möjligheten att ha videokonferenser överallt ska man handskas med lite varsamt. Folk bredvid dig på caféet slipper gärna att överhöra ett långrandigt möte om ditt företags budgetvisioner.
