Vardagar med flyt

Skoldagarna för 10 000 elever och lärare i Grenland flyter på smidigt med enheter som är anpassade till varje enskild användares behov. Det sparar både tid, pengar och irritation.

IT-samarbetet i Grenland (ITG) är en gemensam IT-avdelning för kommunerna Skien, Bamble och Siljan. Avdelningen har 30 medarbetare och har sitt kontor i Skien.

– Stordrift är effektivt, och vi använder samma plattformar när det är möjligt. Det finns några olika specialsystem i kommunerna, men vi använder samma maskinvara och operativsystem, berättar IT-rådgivaren Kristin Bakken i ITG.

Användarna i grundskolan är 10 000 elever och lärare.

– Användarmiljön är en blandning mellan iPads och datorer. Man har bestämt ett mål för antalet enheter per elev, och i grundskolan är målet 1:1, säger Bakken.

Erfarenhet och kompetens

ITG genomförde ett pilotprojekt för sin Mobile Device Management (MDM)-lösning för iPads i skolor.

– Pilotprojektet visade att lösningen var både instabil och sårbar. Den tog inte hänsyn till stordrift, och krävde alltför omfattande underhållsarbete. Det är en stor och komplex användargrupp med olika behov som varierar med åldersgruppen. Därför är det viktigt att ändringar inte måste göras manuellt. Vi är beroende av automatisering, och en lösning som fungerar tillsammans med våra andra system, säger Bakken.

Kompetent sparringpartner

ITG ville skapa en MDM-lösning som tar hänsyn till dessa problemställningar och började leta efter en sparringpartner med erfarenhet och kompetens för att utveckla en lösning som fungerar optimalt i stordriftsmiljö.

– Vi var på jakt efter en partner som kunde svara på våra frågor och komma med förslag på bra lösningar. Valet föll på Dustin eftersom vi hade goda erfarenheter av några konsulter från tidigare projekt. Vi såg att de hade den kompetens och erfarenhet som vi önskade hos en sparringpartner, berättar hon.

Robust lösning

Lösningen blev plattformen VMWare Workspace med Unified Mobility Workspace (UMW). Den gör det möjligt att hantera den stora och komplexa användargruppen med automatiska lösningar.

– ITG är en specialmiljö med god teknisk kompetens. Vi har god kännedom om användarna och våra behov, och Dustin kompletterade med sin kompetens, erfarenhet och ”best practice” från andra projekt. I samarbete skapade vi en robust lösning som tar hänsyn till utmaningarna vid stordriftmiljö och automatiska förändringar av användaråtkomsten, säger Bakken.

Förändringar i användargruppen

I motsats till hos företag, där användargruppen är relativt stabil, sker det varje år stora förändringar bland skolornas elever. Det kommer nya till första klass, och niorna lämnar grundskolan. De andra eleverna börjar i nya årskurser, och flera byter skola varje år.

– Därför ändras hela tiden vilka som ska ha åtkomst och till vilka program. Eftersom eleverna är för unga för att ha eget Apple-id kan de inte hämta programvara själva. Tidigare använde skolorna mycket tid åt att anpassa enheterna för de olika användarna, säger hon.

ITG använder också UMW-programvaran för bl.a. kommunal administration.

– Trots det var det framför allt i skolan vi hade störst utmaningar och störst behov av automatisering, eftersom användargruppen ständigt förändras, lägger hon till.

Klara att användas

Att underhålla skolornas iPads manuellt är närmast omöjligt.

– Det kräver i varje fall enormt mycket jobb. UMW-lösningen gör att eleverna och lärarna får enheter som är klara att användas, och de slipper att använda stora delar av arbetstiden åt att anpassa dem till varje användare. Lösningen har enkel drift och kan fungera under lång tid framåt. Samtidigt är det en robust lösning både vad gäller skydd av personuppgifter och IT-säkerhet, säger Bakken.

Att ha Dustin vid sin sida under projektet har varit en trygghet.

– De har erfarenhet från motsvarande områden och kunder, och de har sett till att vi har landat i en långsiktigt bra lösning. Vi är väldigt nöjda med både samarbetet och resultatet, säger Kristin Bakken.