Strategi och ledarskap

Vad som krävs för att få distansarbete att fungera

Det har under året pratats mycket om fördelarna och nackdelarna med distansarbete. Men i en värld där vi inte vet hur länge pandemin kommer att hålla i sig, eller när nästa hälsokris kommer, så handlar det för många företag inte om huruvida distansjobb är bra eller dåligt i sig – utan hur vi kan göra det på bästa sätt.

För många är distansarbetet här för att stanna. Frågan är bara i vilken utsträckning. Och vilka är egentligen nyckelingredienserna för lyckat distansarbete? Den fysiska och psykiska hälsan är en viktig faktor. Ergonomi, social isolering och svårigheter att skilja på privat- och arbetsliv är de stora riskerna.

En undersökning som genomfördes av Ipsos och Dagens Nyheter i juli visar att 51 procent av svenskarna tycker att ensamheten och avsaknaden av kollegor är det värsta med coronakrisen. Frågar du dr Vivek H. Murthy, USA:s tidigare generalläkare, är det just ensamhetens pandemi som vi verkligen bör oroa oss över: ”De största hälsoproblemet jag sett är inte hjärtsjukdom eller diabetes, det är ensamhet. Ensamhet minskar ditt liv som om du rökte 15 cigaretter om dagen. Det har större inverkan på vår hälsa än övervikt.”

– För att få distansarbete att fungera ur ett hälsoperspektiv krävs två nyckelingredienser. Det första är det praktiska stödet, som rätt teknik och digitala lösningar och allt relaterat till det. Det andra är det sociala stödet, att stötta och förse personalen med sociala resurser. Det är till exempel viktigt att det är tydligt vem medarbetaren ska vända sig till i olika frågor och att få till en fungerande feedbackkultur, säger Linda Widar.

Fördelarna med att jobba distribuerat

En av världens främsta experter på samarbete online är Matt Mullenweg, skapare av Wordpress och grundare av Automattic, bolaget som sköter utvecklingen av Wordpress-plattformen. Automattic har varit en så kallad distribuerad arbetsplats sedan starten för 15 år sedan. Idag har de över tusen medarbetare utspridda över 77 länder.

”Det är ett av mina livsmål att få fler företag att jobba distribuerat. Det är bra för miljön, för nya möjligheter och för ekonomin. Att se hur det har accelererat i nästan alla företag har varit häpnadsväckande för mig. Det har gått bättre än jag trodde.” säger Matt till New York Times.

Men många företag har ändå en del att lära. ”Jag tror att om du gör distribuerat på ett bra sätt så blir du mycket mer produktiv,” säger Matt som också har utvecklat en modell för distansarbete som han kallar ”Distributed Work’s Five Levels of Autonomy.” I den beskriver han hur ett företag kan gå från nivå ett, där allt jobb måste ske på en bestämd fysisk plats, till de högre nivåerna där medarbetarna jobbar på olika tider och platser och arbetet bedöms utifrån hur väl de löser sina uppgifter. På de nivåerna litar företagen fullt ut på sina medarbetare och involverar dem i metodiskt beslutsfattande.

De tre viktigaste sakerna som motiverar människor på jobbet

Automattics modell för distansjobb bygger bland annat på författaren Daniel Pinks bok Drive som beskriver de tre viktigaste sakerna som motiverar människor på jobbet – (1) att kunna utveckla sina färdigheter (2) känna mening och (3) att själv kunna styra över sin arbetssituation.

”De första två kan även företag med kontor vara bra på. Men när det handlar om självständighet kan de aldrig nå upp till de nivåerna som ett distribuerat företag kan”, skriver Matt.

Troligen kommer fler företag efter pandemin att fråga sig om de verkligen behöver betala för kontorsutrymme om jobbet kan skötas lika bra eller bättre på distans. Kanske kommer fler bolag att göra som Automattic och istället ge varje medarbetare en summa pengar för att utrusta och anpassa sitt eget kontor på det sätt de anser bäst?

Snabb omställning gör företag sårbara

Den snabba omställningen har i de flesta fall gått bättre än väntat. Samtidigt måste vi komma ihåg att den är just påtvingad och inte planerad. Simon Binder, Principal Technical Architect på IT-konsultfirman Truesec, ser att detta har påverkat både användarupplevelsen och säkerheten.

– Organisationer har tvingats skicka hem många anställda med kort varsel och har då fått välja den enklaste vägen. Och den billigaste. Detta har förstås påverkat säkerheten. Vi har även kunnat se detta i attackmönstren. Det förekommer väldigt mycket phishing med covid-19-tema och hackare ger sig på olika fjärrstyrda lösningar eller samarbetsplattformar som vi har gjort oss beroende av.

Många kan också tro att det vi har ägnat oss åt nu är den enda verkligheten som finns av distansarbete. Det finns risk för att människor har blivit avskräckta från att jobba hemifrån.

– Företagsledningar kommer säkert att utvärdera den här perioden och försöka se om de varit effektiva. Men det går ju inte att följa upp distansarbete som fenomen på ett rättvist sätt utifrån den här konstiga situationen, säger Simon.

Text: Sofia Edgren, Johan Larsson och Robert Långström

En annan värld

Vi vet ännu inte hur vårt resande kommer att bli. Men vi vet vad ensamhet och brist på kontakt kan göra med människor.

Det största hälsoproblemet jag sett är inte hjärtsjukdom eller diabetes, det är ensamhet.

Dr. Vivek H. Murthy

12 april 2021

Taggar