Det snabbväxande Psykologhuset Acindria behövde en säker och smidig IT-lösning - men saknade en egen IT-avdelning. På önskelistan fanns en partner som kunde stödja tillväxten och hantera allt från klienthanting till övervakning och support.
Tinna Stengaard, senior projektledare på Acindria och Patrick Donovan, administrativ chef, vinkar glatt via Teams från ett modernt konferensrum på det nya huvudkontoret i Aarhus. De konstaterar att det är en av de första gångerna de testar tekniken i mötesrummet. Den är, precis som merparten av deras teknik, ett resultat av samarbetet med Dustin. För drygt ett år sedan insåg Patrick och teamet att de saknade en genomtänkt lösning för IT-säkerhet, klienthantering och användarsupport.
- Vi köpte datorer och licenser separat. Fick vi problem hade en extern kille som vi ringde till. I samband med att vi köpte hårdvara av Dustin frågade de: Hur gör ni med licenser? På så vis kom vi fram till att IT-tjänsten Modern Workplace skulle vara bra för oss, säger han.
En lösning att växa med
Acindrias personalstyrka beräknas växa med omkring 50 procent nästa år. I takt med att de etablerar sig på nya platser, med fler kontor och anställda, behöver de enligt Tinna Stengaard hitta nya strategier och bygga en stark företagskultur. Acindria har valt att enbart ha fast anställda och auktoriserade psykologer. Att vara en attraktiv arbetsgivare är därför en framgångsfaktor. IT är en viktig pusselbit för att lyckas med detta.
- Tid är vår viktigaste resurs. Därför vill vi lägga ut allt som vi saknar intern kompetens för. Ju mer vi expanderar desto mer tjänar vi på en lösning som Modern Workplace. Vi är på en tillväxtresa och vill fokusera på att erbjuda en professionell arbetsmiljö. Genom att ha en IT-partner som Dustin kan vi göra just detta, säger hon och får medhåll av Patrick:
- Med Modern Workplace betalar vi en fast månadskostnad per användare och då ingår allt vi behöver. Licenser, klienter, automatisk installation av program, konfiguration, hantering och övervakning av våra enheter, säger han.
En stor fördel med Modern Workplace är enligt Patrick att kunna erbjuda nyanställda psykologer en färdigkonfigurerad enhet med alla användarunika appar och inställningar på plats, direkt ur boxen.
- Vi sparar tre, fyra timmar för varje ny användare, utöver att det ger våra nya medarbetare en bra upplevelse.
Inbyggd säkerhet viktigt
Psykologerna på Acindria måste snabbt kunna komma igång med ett samtal och ha tillgång till sekretessbelagda journaler och filer, oavsett var de befinner sig. Med ett enda login får de tillgång till gemensamma dokument och videomöten utan att behöva oroa sig för säkerheten. Allt sparas på OneDrive i molnet.
- Som psykologmottagning hanterar vi stora mängder känslig information. Förlorar någon en enhet, på grund av stöld eller olycka, kan vi enkelt ”whipa” den på information. Dessutom kan personen som blivit av med datorn logga in med sin användare och fortsätta jobba på en annan enhet, förklarar Patrick.
För Tinna har Modern Workplace inneburit mycket smidigare samarbete i olika projekt. En vanlig orsak till huvudvärk tidigare var alla olika versioner av dokument som florerade.
- Det är så mycket mer effektivt för mig att kunna arbeta tillsammans med andra i samma dokument i realtid. Nu behöver vi inte skicka olika versioner till varandra, eller riskera att något försvinner, menar hon.
Möjliggör att ligga i framkant
Acindria fick sin nya IT-lösning precis innan pandemin slog till. Från att ha haft nästan alla möten på kontoren fick psykologerna på kort tid ställa om till digitala samtal. Under restriktionerna var 80 procent av alla samtal var via video. Tack vare att de redan var igång med Microsoft Teams kunde de erbjuda fler möjligheten att få hjälp. Tillsammans med ett försäkringsbolag skapade de en tjänst för psykologsamtal via video eller telefon.
- Även nu när restriktionerna hävts har vi en del personer som vill mötas digitalt. Vi når en ny målgrupp som vi inte hade mött annars. Den flexibiliteten betyder mycket, säger Tinna.
Hyr istället för att köpa
Tidigare köpte Patrick in datorer när de behövde nya. Nu när de är 25 anställda och växer snabbt har de valt att leasa enheter istället. Det gör att de slipper ligga ute med kostnader och kan använda pengarna till att utveckla verksamheten. Den tekniska supporten som ingår i Modern Workplace har de enligt Patrick än så länge knappt behövt använda. Men skulle det dyka upp frågor är tillgången till IT-expertis en trygghet.
- Vi finns på tre olika platser i Danmark och kommer etablera oss på fler ställen. Skulle vi anställa en IT-ansvarig som reste mellan dessa skulle det kosta oss mycket tid och pengar. Nu ringer vi bara till Dustin så får vi hjälp direkt. Det är som att ha en egen IT-avdelning, fast vi inte behöver ta in kompetensen själva.
Om Acindria
Psykologhuset Acindria har sedan 2007 vuxit från ett familjeföretag till 25 anställda och kontor i Aarhus, Vejle och Skanderborg i Danmark. De erbjuder psykologsamtal vid stress, sorg eller andra livshändelser, främst i samarbete med privata företag och försäkringsbolag. I januari 2021 påbörjade Acindria en spännande tillväxt- och utvecklingsresa med ambitionen är att skapa en av Danmarks bästa arbetsplatser för psykologer.
Utmaning
Psykologhuset Acindria behövde en säker och tidsbesparande lösning för klienthanting, samarbete, övervakning och support. De saknade en egen IT-avdelning samtidigt som de växte snabbt med nya kontor och anställda. Som psykologhus har de också höga krav på IT-säkerheten.
Lösning
Med IT-tjänsten Modern Workplace kan Acindria smidigt skala upp när de växer. De betalar ett fast pris per användare och månad och då ingår allt de behöver för att jobba effektivt, inklusive datorer, licenser och support. De slipper ligga ute med kostnader och kan använda pengarna till att utveckla verksamheten.
Effekt
Effektivt samarbete i realtid, inbyggd säkerhet och tre, fyra timmar tidsbesparing för varje ny användare. Dessutom kan de ge nya medarbetare en bra upplevelse. Snabb användarsupport oavsett plats gör att Acindria kan fokusera på sin tillväxtresa utan att tänka på IT.