Tekniken som optimerar hybridkontoret

När du kan jobba var som helst måste det finnas konkreta anledningar att komma till kontoret, istället för att jobba exempelvis hemma eller på ett café. Tekniken måste vara optimerad till att skapa en hybridanpassad arbetsplats som förenar kollegor på plats och på distans.

Molnet är hybridkontorets bästa vän

Fördelarna med att flytta organisationens data och applikationer till molnet är många. Molntjänster har i regel högre tillgänglighet, något som är avgörande för ett lyckat distansarbete. Utan egna servrar slipper du tänka på att underhålla dem och skydda dem mot cyberangrepp.

– Många gånger blir det faktiskt billigare att flytta till molnet på grund av ökad kostnadskontroll och det faktum att du bara betalar för det du använder, när du använder det, säger Christer Dahlström, Senior Solution Architect på Dustin.

Kontoret som mötesplats

Då undersökningar visar att många inte vill återvända till kontoren på heltid, behöver arbetsgivaren göra det attraktivt att arbeta på plats.

– När vi kan jobba var som helst blir kontoret en mötesplats där vi träffas, umgås och tar beslut, säger Susanne Moranddini, VD för vogl Sverige AB som jobbar med förmedling av kontorsplatser på frilanskontor och co-working spaces.

De trender hon ser är flexibla kontor som går att anpassa efter olika behov, och ett ökat fokus på mötesplatser, både formella och informella.

– När utvecklingen går mot färre fasta kontorsplatser finns det möjlighet för arbetsgivaren att investera i fler stora och små mötesrum, och en flexibel inredning som går att ändra efter behov. Med soffor, fåtöljer, växter och smart belysning kan man skapa informella mötesplatser, vilket ökar trivseln och i slutänden produktiviteten, säger hon.

Rätt teknik i mötesrummen

Hybridmöten är här för att stanna. Dessa kräver att mötesrummen är rätt utrustade för att distansdeltagarna ska ha samma möjligheter att delta i mötet som de som är på plats. Skärmar, högtalare, mikrofoner, anslutningsmöjligheter, belysning och inte minst rummets akustikbehandling måste vara optimerade för ändamålet. Det behöver inte vara ett jättestort ingrepp, men ljud och bild ska man inte snåla på, tycker Andreas Gylling, säljare på AV-företaget JML:

– En del företag sätter in en vanlig webbkamera som är anpassad till en laptop, och det blir inte så bra. Välj istället en videobar med inbyggd kamera, mikrofon och högtalare. De har kommit väldigt långt och du får en riktigt bra för under 10 000 kronor, säger han.

Den enskilt viktigaste faktorn för att hybridmötet ska funka är förstås uppkopplingen:

– Det största problemet våra kunder vittnar om är att uppkopplingen inte är tillräckligt snabb och pålitlig. Därefter kommer ljud- och bildkvalitet, säger Susanne Moranddini.

Det finns olika sätt att tackla det problemet; det handlar inte bara om att köpa mer kapacitet. Fler och mer jämnt fördelade accesspunkter på kontoret gör att ”blinda fläckar” i uppkopplingen undviks. Genom smart övervakning av data och trafik kan kapaciteten planeras bättre så att man slipper flaskhalsar vid olika tidpunkter.

Slipp dubbelbokningarna

För att kontorets mötesplatser ska kunna utnyttjas optimalt krävs ett bra bokningssystem. Allra enklast är att ha allt i en app som du alltid bär med dig i telefonen. Att behöva gå till en panel utanför mötesrummet, eller en krånglig webbsida, är en onödigt hög tröskel. Samma app kan även användas för att se tillgänglighet för, och boka, kontorsplatser.

– Ett bra exempel som vi har stött på är Sodexo där de anställda kan gå in och kolla vilka skrivbord som är lediga och boka. Varje arbetsplats har samma utrustning med skärm, tangentbord och mus, och varje anställd har ett skåp för att kunna låsa in grejer, berättar Susanne Moranddini.