Många företag kan tjäna betydande summor på att göra en intern licensrevision. Är man underlicensierad riskerar man dyra straffavgifter om tillverkaren gör revision. Men att vara överlicensierad är också kostsamt.
Licenshantering är en komplex uppgift som många företag kan ha svårt att hantera på egen hand. I en undersökning av Ernst & Young menar tillverkarna av mjukvaruprodukter att felaktigheter i kundernas licenser beror på ett flertal olika saker. De främsta anledningarna är komplexa avtal, att kunderna inte har rätt stödsystem liksom svårbegripliga och föränderliga produktanvändar-rättigheter.
Jonas Nervik som är nordisk licensspecialist på Dustin känner igen detta.
– Man vill göra rätt men vet inte riktigt hur, säger han. Varje år väljer tillverkarna ut ett stort antal kunder som får genomgå en licensrevision. Risken att bli utvald ökar till exempel med företagsstorlek, om man har global verksamhet eller har haft problem i tidigare revisioner. Vid en extern revision är det vanligt att tillverkaren skannar av systemet omedelbart och tittar både på nuläge och historik.
– Det allra bästa är att göra en internrevision i god tid innan det är dags för en extern revision. Har man gjort fel kan det leda till att man får betala avsevärt högre avgifter. Men det vanligaste är att man är rädd för att göra fel och betalar alldeles för mycket – vilket inte heller är bra, fortsätter Jonas Nervik.
Vid en intern licensrevision kan Dustin hjälpa till med hela eller delar av processen som handlar om att samla in data, ta fram alla typer av licensbevis, jämföra licenser med vad som är installerat och mäta användningen.
– Man behöver också ett bra systemstöd för licenshanteringen. Den vanligaste fallgropen är att man tror att man har tillräckligt bra system, fast man inte har det. En viktig trend på området just nu är att allt fler övergår till molntjänster. – Eftersom dessa tjänster oftast är användarbaserade kommer licenserna framöver att baseras på konsumtion snarare än installation, vilket skapar helt nya modeller, säger Jonas Nervik.
Text: Sara Bergqvist
