Office 365 kan leda till kostnadsbesparingar och ökad effektivitet för ditt företag. En investeringskalkyl kan hjälpa dig att se exakt vilka besparingar som kan göras.
När du ska göra en investeringskalkyl som ska utgöra ett beslutsunderlag inför en investering i Office 365 behöver du inkludera ett antal nyckelfaktorer. Dessa faktorer rör bland annat personalkostnader, omfattning av underhåll och uppgradering, energiförbrukning, mjuk- och hårdvara och personalkostnader. Kalkylen kan visa att ditt företag kan sänka sina kostnader med Office 365 jämfört med lokalt installerade lösningar. I vilken utsträckning beror emellertid på företagets unika förutsättningar och målsättningar. Resultatet av kalkylen kan också indikera att potentialen för att reducera kostnader är för liten för att motivera en övergång till en molnbaserad Office 365-lösning.
I många fall kan Office 365 innebära att kostnaden för lokalt installerad mjukvara reduceras. Ofta blir även effektiviteten högre och licenshanteringen enklare. Dessutom minskar behovet av egen IT-utrustning, vilket innebär mindre underhåll och lägre hårdvarukostnader. När mindre hårdvara krävs sjunker också elkostnaderna. Minskade behov av support och administration medför också lägre personalkostnader för företaget då antalet IT-administratörer ofta kan reduceras.
För att exemplifiera detta utgår vi från ett fiktivt företag, Bygg AB samt schablonkalkyl tillgänglig på Verksamt.se. Företaget har en egen serverpark, cirka 300 användare samt 5 anställda IT-tekniker. Den genomsnittliga bruttolönen för IT-teknikerna uppgår till 24 000 kronor före skatt. Lönekostnaden för arbetsgivaren per IT-tekniker uppgår därmed till 400 853 kronor inkl. arbetsgivaravgifter, semesterlön och försäkring enligt schablonkalkyl för lönekostnader. Beloppet avrundas här till 400 000 kronor. Genom minskat behov av support och underhåll beräknas företaget kunna spara in minst en halv tjänst för en IT-tekniker, motsvarande för arbetsgivaren en besparing på cirka 200 000 kronor i grundläggande lönekostnader.
För att utreda de ekonomiska konsekvenserna av en övergång till Office 365 bör du genomföra investeringskalkylen steg för steg, samt inkludera alla relevanta faktorer. Det är viktigt att utföra förberedelsearbetet noggrant och att försäkra sig om att all inputdata är korrekt och relevant.
