När du ska outsourca IT-drift finns ingen plats för misstag - men mycket kan gå fel. Det gäller att planera långsiktigt, fokusera på rätt saker och inte missa viktiga detaljer.
Outsourcing handlar inte längre bara om att skära kostnader. Det är ett strategiskt partnerskap som, med rätt partner och strategi, kan:
- Öka din kvalitets- och kompetensnivå
- Utveckla din kärnverksamhet och driva konkurrenskraft
Men om du inte är försiktig finns det risk för att du får lida av motsatt effekt. Den bästa förutsättningen för lyckad outsourcing av IT-drift är en partner som du kan lita på. Välj en leverantör med dokumenterad erfarenhet och som du kommer väl överens med. Kommunikation är mycket viktigt i ett partnerskap, så se till att det finns en bra personkemi och lika värderingar - goda relationer förenklar både utveckling och felsökning. Nedan listas 5 steg att ta för att framgångsrikt outsourca IT-drifttjänster.
1. Bestäm vad som ska outsourcas och gör ett grundligt förarbete
Det första steget i ett outsourcingprojekt är att bestämma vilket arbete som ska outsourcas. Det är ett första steg som är kritiskt för projektets framgång.
Och en nyckel till att framgångsrikt välja vad som ska outsourcas, enligt Jeanne W. Ross, forskare på CISR (research-center på MIT), är att ge leverantören arbete som är smalt definierat, upprepbart och inte en del av kärnverksamheten. Hon kallar denna typ av modell för transaktion. Outsourcingprojekt under denna modell anses vara lyckade, från både leverantörens och kundens sida, i 90% av fallen.
Om du behöver outsourca arbete som inte faller under transaktionsmodellen (t.ex. processer som leverantören har extra mycket ansvar för och kan göra självständiga beslut över), är det extremt viktigt att du genomför grundligt förarbete (målbild, kravspecifikation, avtal, checklista osv.) och att du lägger större vikt på hur pass väl du kan kommunicera med din tilltänkta leverantör.
2. Stirra dig inte blind på priset
IT-avdelningen har länge varit konservativ. Att skära kostnader har legat i IT-avdelningens natur på grund av att den ansetts som ett nödvändigt ont. Men så är det inte längre! Idag är det IT som driver innovation och gör företag konkurrenskraftiga, därför är det viktigt att inte reducera outsourcing till en kostnadsfråga. Se istället till hela verksamhetsnyttan och gör din outsouringpartner till en del av verksamheten - det kommer att löna sig.
Tänk också på att det kan innebära förhöjda säkerhetsrisker att outsourca till andra länder (offshore). Offshoring kan också, beroende på land, leda till komplikationer när det kommer till GDPR.
3. Planera långsiktigt efter befintlig IT-miljö
Idag står IT-avdelningen närmare kärnverksamheten än den någonsin gjort tidigare, och bidrar mycket till att driva företaget framåt. Därför är det viktigt att du har en klar bild av vad IT-avdelningen kommer att fokusera på om 3-5 år (eller ännu längre fram) och hur de processer du tänkt outsourca passar in i det arbetet. På så sätt undviker du komplikationer i framtiden.
4. Lägg inte alla ägg i samma korg
Oavsett om du är ute efter att outsourca hela eller delar av din IT-drift är det en bra idé att inte lägga ut allt på en enda gång. Börja med att outsourca en (1) applikation. Detta reducerar risken och bygger erfarenhet.
5. Ha en exitplan!
Långt ifrån alla pars giftermål håller tills döden skiljer dem åt, så se till att du och din partner båda vet vad som gäller vid eventuell skilsmässa.
Det är ett vanligt misstag (eftersom man vanligtvis inte tänker på slutet i början) och är ofta ignorerat, men se till så att du inkluderar avtalade processer för en exit. Det är lika viktigt som att ha en disaster recovery plan - att inte ha en exitplan kan bli dyrt och tidskrävande.
Text: Marcus Samuelsson
Bild: iStock
