Managed Print sätter den nya standarden

När hemmakontoret plötsligt var det nya svarta frågade sig både en och annan om det var slutet för skrivaren. Men så är inte fallet. Precis som vi hittar nya sätt att jobba på, får skrivaren nya användningsområden.

Behovet av fysiska dokument i en alltmer digital miljö blir mindre och mindre. Men behovet av dokumenthantering består. Dokumenthantering som är så pass säker att du kan få tillgång till, skicka och ta emot dokument utan att känslig information hamnar i fel händer.

Och samtidigt som det vanliga kontoret kläs av på medarbetare och utrustning, kläs hemmakontoret på. Vilket plötsligt ökat behovet av mindre multifunktionskrivare som kan hantera företagets information på ett säkert sätt och tryggt sätt, både vad gäller scanning och utskrifter. Vi har pratat med Erik och Lukas på Canon och tagit del av deras framtidsspaningar inom print.

Forskar för att möta framtidens behov

Canon ägnar en väsentlig del av sin omsättning, närmare bestämt hela 7 %, på att forska och utveckla lösningar som ska möta framtidens behov. Behov som utan tvekan förändras snabbt. Definitionen av det nya normala har aldrig varit mer flytande. Och i takt med att vi rör oss mot mer och mer hybrida arbetssätt (d.v.s. jobbar både hemma, på kontoret och på t.ex. caféer) blir det allt viktigare att tekniken är så pass säker att den kan hantera våra nya informationsflöden.

– Företag behöver investera i teknik som stödjer vårt nya sätt att arbeta på och som gör att anställda kan arbeta effektivt var de än befinner sig, säger Lukas Boubekeur, Channel Manager IT & Office på Canon.

Pandemin har påskyndat utvecklingen

Före pandemin kan det diskuteras om ”det papperslösa kontoret” verkligen var papperslöst? Kanske är det först nu det är en realitet? Nu handlar nämligen allt om molnet. Att få tillgång till, skicka och ta emot dokument digitalt. Utan att känslig information hamnar i fel händer.

– Istället för att fysiskt skicka dokument, laddar du upp dem i molnet och skickar den vägen. Krypterat och säkert. Det har nog aldrig varit enklare att scanna och skicka dokument direkt till dina molndestinationer, till exempel Dropbox och OneDrive, berättar Lukas.

Molnlösningen som hjälper dig att hantera dokument heter i Canons fall uniFLOW Online. Den tydligaste fördelen med uniFLOW Online är säkerheten. Du behöver bara en enda inloggning och är försäkrad om att all information hamnar i ett och samma moln. Med hjälp av mjukvaran slipper du som kund också investera i en egen printserver. Något som oftast är både kostsamt och kräver underhåll.

Viktigt att balansera åtkomst och säkerhet

Även om åtkomsten är avgörande för att distansarbete ska fungera måste den balanseras med säkerhet. En molnaktiverad skrivare måste kunna erbjuda robust skydd för att säkerställa att den inte utsätts för attacker eller oavsiktliga intrång och att information därmed hamnar i fel händer.

– Alla våra skrivare är utformade för att vara säkra och ett antal avancerade funktioner hjälper även till att skydda dina data. Oavsett var din enhet finns kan dokument som skickas till utskrift endast släppas från en säker utskriftskö när ett ID-kort registreras, förklarar Erik Strandskog, Produktchef inom Document Solutions på Canon.

Canons scanningsteknik kan dessutom identifiera säkra filtyper, till exempel ekonomisk information, och automatiskt tillämpa säkerhetsskydd, som t.ex. kryptering av data som överförs. Informationen scannas sedan till en säker filplats där åtkomstregler kan ställas in.

– På så sätt kan du exempelvis skydda känslig HR-information från att kommas åt av anställda, berättar Erik.

Managed Print sätter den nya standarden

På tal om datasäkerhet kan du med hjälp av Canon även få ”peace of mind” på GDPR-fronten.

– När du köper Dustins tjänst Managed Print, där vi på Canon är partner, får du en paketlösning med skrivare, mjukvara och support. Dessutom tar Dustin över allt ansvar och ser till att din utskrifts- och dokumenthanteringsmiljö är GDPR-säkrad.

Canon är långt framme i utvecklingen och är en av få leverantörer som kan erbjuda både hårdvara och tjänst. Här går intervjun in i sin mest intensiva fas och jag försöker desperat hålla tillbaka intervjupersonerna från att inte prata i mun på varandra. Så stort är engagemanget. Lukas får sista ordet.

– De skrivare vi tar fram har sedan länge slutat att bara vara ”skrivare”. Numera är skrivarna en del av det digitala arbetsflödet och inte minst ett säkert alternativ till mail när man vill lägga till ytterligare ett lager av säkerhet runt sin information.