Hur du lyckas med införandet av samarbetsverktyg

När världen går mot att bli virtual first krävs det nya verktyg som möjliggör den digitala arbetsplatsen. Avgörande vid val av samarbetsverktyg är verktygets förmåga att koordinera kollegor och hantera information smidigt.

När världen går mot en ny norm med arbetsplatser som blir virtual first, är det ytterst viktigt att hitta arbetssätt och verktyg som kan stödja, och kanske till och med förbättra den interna nöjdheten, produktiviteten och i slutändan det ekonomiska resultatet. Att skapa verktyg där virtuella möten substituerar det fysiska är visserligen omöjligt men dess förmåga att underlätta och integrera informationshantering kan bli avgörande för huruvida man väljer att införa ett modernt samarbetsverktyg eller inte. Införandet av ett modernt samarbetsverktyg är inte bara ett tekniskt beslut utan framförallt ett beslut som grundar sig i vår förmåga att utnyttja dess kapacitet.

Den här artikeln är en del av den längre rapporten Resilient IT.

Den interna nöjdheten – en värdemätare

Ur Radars data framträder en bild av att missnöjda verksamheter har försökt sig på att anamma nya verktyg och arbetssätt, men inte haft tillräckliga resurser för att skapa önskad effekt. Som användare förstår man heller inte varför nya verktyg implementeras, vilket kopplar till bristande verksamhetsförståelse hos IT. Det ges heller inte tillräcklig support och utbildning för att använda de nya verktygen. Det vill säga att man haft de digitala verktygen för ett bättre samarbete både inom och utom den egna organisationen men saknat resurser eller utbildning för att kunna ta dem till sig.

Läs mer om Learning Hub vår nya utbildningsplattform som hjälper dig att utvecklas i Microsoft 365.

Bristande stabilitet och oförståelse för användning

Missnöjda verksamheters vanligaste kritik indikerar att man fokuserat för mycket på ny funktionalitet och innovation snarare än att ta hand om grunden, eller helt enkelt förstår hur verktygen ska användas. Som användare förstår man heller inte varför nya verktyg implementeras, vilket kopplar till bristande verksamhetsförståelse hos IT. Det ges heller inte tillräcklig support och utbildning för att använda de nya verktygen.

Stabil grundleverans ger hög nöjdhet

Verksamheter med hög intern IT-nöjdhet har i större utsträckning hanterat grunden i sin IT-leverans. Ett exempel på detta är att de i större utsträckning har lagt grunden genom en modern plattform för effektiv hantering av en IT-arbetsplats och därmed också en förutsättning för införande av samarbetsverktyg.

Okunskap är vår största fiende

Likt frågan om cybersäkerhet kan en av de största utmaningarna med integration av ny samarbetsplattform kokas ner till vår egen okunskap kring denna. För att undvika flaskhalsar och för att plattformen ska ha en lyckad integrering krävs det kunskap kring dess funktioner hos oss själva och våra medarbetare.

Ökade krav

I och med att IT har fått en allt större betydelse förväntas även dess framtida kostnader att öka, inte minst nu när kontoren har flyttat hem och det ställs högre krav på att samarbetsplattformer ska kunna operera klanderfritt, likt att ett högre krav på säkerhet ställs när attackytorna för cyberintrång blir allt fler.

Skapa dina egna grundförutsättningar för en samarbetsplattform

Det är som tidigare känt att IT-organisationen måste klara av sitt ”driftsuppdrag” innan man kan bygga vidare på sin IT. Grundförutsättningar som skall vara avklarade innan införande av samarbetsverktyg kan ske är följande:

1. Stabil datakommunikation (nätverk, Wi-Fi, m.m).
2. IT-arbetsplatsen måste vara stabil, tillförlitlig och upplevas modern.
3. Informationsplattformar (”dokument”) måste upplevas som snabba och tillgängliga.

Om inte ovanstående är löst kommer införandet präglas av ett generellt missnöje. Upplevelsen blir då att verktygen inte fungerar i vardagen varpå vi kommer uppleva digital stress, vilket i sin tur kommer att belasta vår servicedesk. I förlängningen belastas även andra delar av IT-organisationen. Vidare måste införandet av samarbetsverktyg innefatta:

1. Syfte och mål som kommuniceras med uttalade tänkta vinster i form av effektivitet för såväl organisationen som för individen.
2. Genomförande av behovsanpassade utbildningar och undvik generella.
3. En genomtänkt struktur för att minska missförstånd och därmed undvika att det byggs upp parallella ”informationssystem”.