Förenkla inköpen med EDI

I dag finns egentligen ingen anledning att hantera fakturor och orderinformation i pappersformat eller via e-post. Låt inköpssystemet kommunicera direkt med Dustins system så får ni enklare och billigare order- och fakturahantering – och bättre kontroll.

Ett bra sätt att effektivisera är att göra processerna för inköp, order och fakturering elektroniska och automatiserade. Genom vad som kallas EDI (Electronic Data Interchange) kan flödena från det att en beställare lägger ordern för en vara eller tjänst till att denna faktureras och betalas skötas utan pappersdokument eller manuell hantering. Istället skickas elektroniska standardiserade meddelanden mellan företagens affärssystem i ett fördefinierat format, som till exempel cXML.

Att sköta affärerna elektroniskt möjliggör administrativa besparingar i flera led – vid själva inköpen, attestering, ekonomiavdelningens hantering och fakturering. Det ger också bättre kontroll över inköpen. När alla inköp går genom samma system går det både lättare att säkerställa att man bara köper från avtalsleverantörer och att följa upp vilka inköp som görs. På så vis ser man till att få bättre priser på det man köper in.

E-fakturor, e-order och produktsortiment

Som kund till Dustin kan ni välja att ta emot e-fakturor, att lägga e-order och att integrera Dustins produktsortiment i ert inköpssystem.

Genom e-fakturering slipper ni den tidsödande och därigenom kostsamma manuella hanteringen av pappersfakturor eller fakturor skickade via e-post. Ledtiderna blir kortare eftersom fakturan går direkt in i ert ekonomisystem och snabbt når rätt person. Samtidigt blir kontroll och spårbarhet bättre. Det innebär självfallet även en stor miljövinst när pappersfakturor inte behöver skrivas ut och skickas med post.

Med e-order minskar ni i ett slag er administration och skapar samtidigt bättre kontroll över inköpen. Order skickas elektroniskt direkt från ert inköpssystem till Dustins ordersystem. Ledtiderna kortas och risken för felaktiga order och fakturor elimineras i stort sett helt. Dustins faktura skickas automatiskt utifrån informationen i er elektroniska inköpsorder. Vi tar inte betalt för att sätta upp vår del i ert elektroniska orderflöde, utan hakar helt enkelt på vårt system. Dustin klarar det mesta i form av standarder.

För att få full utväxling av EDI kan ni välja att integrera Dustins sortiment med ert inköpssystem. Då blir det mycket enkelt för användarna att beställa rätt, i enlighet med ert leverantörsavtal, samtidigt som så mycket som möjligt av flödena sker elektroniskt och effektivt.

EDI-katalog eller punch-out

Det finns två sätt att integrera vårt sortiment i ert inköpssystem. Antingen kan en elektronisk produktkatalog (en så kallad EDI-katalog) skickas in i inköpssystemet varje natt. Generellt innehåller EDI-katalogen bland annat benämning, artikelnummer, produktbeskrivning, kundspecifika priser, UNSPSC-kod och länk till produktbild.

Den andra varianten är en så kallad punch-out-lösning, där användarna får tillgång till en kundanpassad version av Dustins webbshop direkt via en länk i ert inköpssystem. Där ser de sedan era avtalspriser och kan handla som vanligt.

När användaren är färdig följer kundvagnen med tillbaka till ert eget system och inköpsordern kan skapas, konteras och attesteras enligt era egna rutiner. Genom denna lösning går det att bibehålla alla fördelarna med Dustins vanliga webbshop, till exempel sökfunktionalitet, prisuppdatering i realtid, produktbilder och specifikationer. Det förenklar för den som ska göra beställningen.

Vill du förenkla inköpsprocessen på ditt företag med EDI? Mejla vår EDI-expert på [email protected] så berättar vi mer!