När företag har migrerat mailen till molnet och gått över till Office 365 blir nästa steg att besluta hur man ska göra med informationshanteringen. En ny möjlighet som utnyttjar molnets alla fördelar är att använda sig av Microsoft Teams.
Olika alternativ för informationshantering
För många företag kan det kännas lockande att flytta informationen så att det ser likadant ut efter flytten som det gjorde på den lokala servern. Men då missar ni många fördelar med molnet. Kännetecknande för molnet är att det blir enklare att hantera information, både för administratörer och användare.
Andra alternativ för informationshantering är Sharepoint och Microsoft Teams. Om det finns många avdelningar på företaget eller om det är vanligt med projekt- och grupparbete är Teams att föredra. Teams är ett gränssnitt som samlar en mängd olika verktyg så att användarna på ett enkelt och intuitivt sätt kan lagra dokument, samarbeta i grupp, följa upp projekt, samla instruktioner och koppla in en mängd andra funktioner, beroende på vad de behöver.
Microsoft Teams är en del av Office-familjen och är därmed ett gränssnitt som alla känner igen sig i. I bakgrunden finns en Sharepoint-funktion, men istället för att medarbetarna ska samla sina filer där, kan de använda sig av de mycket enklare funktionerna i Teams. Ni kan sedan komplettera med Sharepoint för intranät och för lagring av mer generell företagsinformation.
Minimerar system och administration
För administratörer är fördelen med Microsoft Teams att det minimerar de system som företaget använder sig av. Med Teams har du ett enda samarbetsverktyg för digital informationshantering. Du kan även koppla in digital telefoni, till exempel kundtjänst, så att medarbetarna kan svara på samtal direkt i Teams, där de också kan komma åt all den information som de behöver för att kunna ge bra service.
Användarna har en och samma identitet som för Office 365, så att du kan styra vad medarbetarna kan komma åt. Med Teams kan du koppla in alla de säkerhetsfunktioner som finns i Office-suite såsom krypterade filer, villkorad åtkomst, multifaktorauktorisering och skydd mot skadlig programvara och dataintrång.
Som administratör förenklas också kontrollen över var information finns lagrad med hjälp av en avancerad sökfunktion, där du kan söka igenom informationen i alla grupper, inklusive chattar, gruppostlådor och delade kalendrar. Inte minst förenklas hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR när allt finns lagrat på samma ställe.
Säker molndrift med backup
I Sharepoint ingår backup generellt i 30 dagar, vilket innebär att samma tid även gäller för Microsoft Teams eftersom Teams använder sig av de lagringsfunktioner som finns i Sharepoint och Exchange. Du behöver därför säkerställa att du har ytterligare backup när ni flyttar till molnet. Om du har valt att göra migrering tillsammans med oss på Dustin så ingår backup. Du kan även köpa till extra backup i efterhand om du har valt att göra migreringen själv.
Vill du veta mer om Microsoft Teams?
Kontakta oss på Dustin för att ta reda på mer om hur Teams kan förenkla informationshanteringen på ditt företag och minimera antalet system.
Läs mer:
Motivera dina medarbetare att komma igång med Microsoft Teams
Effektivare samarbete med Microsoft Teams
Bättre säkerhet med Microsoft Teams som samarbetsverktyg
Microsoft Teams – ett nytt verktyg för effektivare samarbete
Samarbeta enklare med Teams
