Har ditt företag gått över till Office 365 eller funderar ni på att göra det? Då behöver ni komplettera med en backup-tjänst. Traditionell backup ingår nämligen inte i molntjänster som Office 365.
Skydd av datan men ingen backup
En vanlig missuppfattning hos användare av Office 365 är att man inte behöver göra backup. Genom molntjänster får man ändå lagring i molnet och Microsoft har en hög nivå på IT-säkerheten. Microsoft har visserligen ett starkt fokus på datasäkerhet och skyddar sina Office 365-servrar från dataförluster genom att lagra kopior på olika geografiska platser. Svenska företag får normalt sin data lagrad på Irland och i Holland. Microsoft genomför också backuper, men de är inte till för kunder utan för att skydda den interna IT-driften om en katastrof skulle inträffa och kunddata skulle slås ut.
Som användare av Office 365 gäller det därför att sätta sig in i vilka möjligheter som finns för att återta förlorade eller raderade objekt i Office 365 och vilken typ av backup i molnet som verksamheten behöver.
Backup under kortare tid i Office 365
Backup under kortare tid finns i viss mån i Office 365 genom hanteringen av papperskorgen. Om ett mail raderas ligger det kvar i papperskorgen i 30 dagar och användaren kan själv ta tillbaka meddelandet under denna tid. Efter 30 dagar, eller om papperskorgen för mailen töms, hamnar mailen i ”borttagna objekt” som inte kan nås av användaren men däremot av administratören. Mailen ligger där i 14 dagar innan de raderas för gott. Under denna tid kan administratören återta mailen. Tiden kan ändras till 30 dagar. En borttagen mailbox kan normalt återställas av administratören inom 30 dagar.
Dokument som tas bort från OneDrive eller SharePoint hamnar i webbplatsens papperskorg som ger en form av korttidsbackup eller lagring av filer som användaren raderat. Papperskorgen administreras av den som har kontot och filer kan återställas på egen hand av användaren. Som standard ligger filerna kvar i webbplatsens papperskorg i 30 dagar. Efter 30 dagar, eller om filer i webbplatsens papperskorg tas bort, hamnar de istället i en andra papperskorg, webbplatssamlingens papperskorg. Härifrån kan administratören vid behov återta filen. Filer ligger kvar i 93 dagar sammanlagt i båda papperskorgar. Det finns dock inget skydd för förstörda filer eller möjlighet att återta filer efter den tiden.
I Office 365 finns versionshantering som innebär att man kan återskapa tidigare versioner av dokument men även här finns en gräns på i snitt 90 dagar. Längre bak än så kan man inte återskapa dokument. Det är viktigt att kontrollera att versionshanteringen är aktiverad.
Backup nödvändigt för datasäkerheten
Om användaren drabbas av kryptovirus på sin enhet kommer de krypterade dokumenten att synkas online nästa gång användaren kopplar upp sig mot molnet. I Office 365 kan användaren normalt återskapa dokument till tidigare versioner, men en del kryptovirus döper om filnamnen vilket innebär att det inte är möjligt. I så fall blir traditionell backup den enda lösningen. Detsamma gäller om företaget har behov av backup i mer än cirka 90 dagar – vilket i stort sett alla har. Om ditt företag inte redan har backup av Office 365 behöver ni alltså så snart som möjligt komplettera med en backup-tjänst.
Vill du veta mer?
Kontakta oss eller läs mer om Office 365, en paketerad tjänst där migrering, backup och support ingår.
