Bättre säkerhet och samarbete för XL-BYGG med Modern Workplace

Genom att byta ut sin gamla IT-miljö och satsa på Modern Workplace från Dustin kunde XL-BYGG på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt få enklare administration, högre datasäkerhet och effektivare arbetssätt.

När du besöker XL-BYGG:s kontor i Solna går det inte att ta miste på att det finns en stark intern stolthet i bolaget. Åt vilket håll du än tittar syns deras gyllenbeiga logotyp. Om det inte är i form av en gigantisk väggdekoration i stål så är det på kläder, målningar, profilprodukter och vimplar.

– Marknadsavdelningen har gjort ett bra jobb. Trots att varumärket knappt är tio år gammalt toppar det nästan alltid i varumärkeskännedom hos proffsbyggare, som är vår största målgrupp, säger Tobias Erhardt, CIO på XL-BYGG när vi möter honom i foajén.

Med rötter i företaget Byggtrygg har XL-BYGG gått från brädgårdar till inköpssamarbeten till en toppnotering på närmare nio miljarder i omsättning 2018. I lokalerna i Solna sitter servicebolaget för de 70 fristående byggfackhandlare som är delägare i XL-BYGG AB. Här arbetar drygt 40 anställda med marknadsföring, inköp, affärsstöd, utveckling och andra centrala funktioner.

Föråldrad IT-miljö

När en organisation växer snabbt sätter det sina spår. När Tobias började på XL-BYGG 2017 möttes han av en ostrukturerad och omodern IT-miljö som i mångt och mycket var ett resultat av bolagets snabba tillväxt. Bristande datasäkerhet, tidsödande administration, krångliga VPN-lösningar och dyr IT-support var bara några av de problem han såg.

– Alla hade olika hårdvara, spridda Windows-versioner och egna Office-licenser. Genom vår systemleverantör av affärssystem hade vi e-post via Exchange och terminalserverlösningar för skrivbord och applikationer. Det var väldigt spretigt.

– Vi funderade på att köra Office 365 i egen regi med egen support och klienthantering, men eftersom IT inte är vår kärnverksamhet valde vi att lägga ut även de bitarna. Jag inledde en dialog med Idenet och när det företaget köptes upp av Dustin lyftes tjänsten Modern Workplace in som ett alternativ.

Mer tid för verksamhetsutveckling

Tobias såg en möjlighet att med enkla medel modernisera bolagets IT-miljö och drygt ett år senare var det dags för utrullning. Den färdiga lösningen består av Modern Workplace med Office 365, Azure AD samt Intune och Autopilot för att konfigurera och hantera alla enheter. Dustin står för klienthantering, säkerhet och användarsupport.

Ett ord Tobias ofta återkommer till när han pratar om Modern Workplace är enkelhet. Han kommer med flera konkreta exempel på hur tjänsten har frigjort tid som han nu istället kan lägga på att utveckla verksamheten.

Tidigare kunde det ta en hel arbetsdag att få igång en klient. Idag konfigureras den automatiskt när användaren öppnar locket och skriver in sina användaruppgifter. Bara där har du en stor tidsbesparing.

Nu kan de komma till supporten på några sekunder

Tobias uppskattar att han tidigare lade runt 25 procent av sin arbetstid på att hjälpa sina medarbetare med lösenordsbyten eller skrivare som krånglar. Idag har han ett standardsvar.

– Det händer fortfarande att det knackar på dörren och då är min fråga ”Vad säger Dustin?”. Det är enklare för dem också. Nu kan de komma till supporten på några sekunder istället för att behöva gå till mig och vara beroende av att jag är på plats.

Som CIO sitter Tobias med i ledningen och ansvarar för allt som rör IT och digitalisering inom kedjans centrala delar. Att han inte längre behöver agera IT-support innebär att han nu kan vara med i åtminstone två-tre projekt fler än tidigare.

Bättre IT-säkerhet och effektivare samarbete

XL-BYGG har många mobila användare vilket ställer särskilt höga krav på företagets IT-säkerhet. När Tobias började på XL-BYGG var det många som inte ens hade pinkod på sina mobiltelefoner. Idag kan han se till att alla enheter är krypterade, lösenordskyddade och säkerhetskopierade i molnet.

– Om en enhet skulle tappas bort eller blir stulen kan den fjärraderas. En timme senare kan användaren jobba vidare från en ny dator som om ingenting hade hänt.

Modern Workplace och Microsofts produktivitetsverktyg har också lett till att arbetssättet inom organisationen har effektiviserats. Direkt efter utrullningen hölls en användaranpassad utbildning för alla anställda med fokus på Teams och Sharepoint.

– Tidigare mailade vi filer fram och tillbaka utan någon som helst versionshantering, vilket ledde till att man sparade över varandras ändringar. Idag samarbetar vi på ett helt annat sätt. Risken att göra fel är nästan obefintlig, vilket i förlängningen sparar både tid och pengar.

Tobias berättar att många användare även fått upp ögonen för videomöten.

– Traditionellt sett har vi haft väldigt lite videomöten i organisationen, vilket rimmar illa med vår miljöpolicy. Idag har avdelningarna Teams-möte varje vecka, och eftersom det är lätt att bjuda in externa parter kan vi ofta ha videomöten med delägare och leverantörer.

En stabil lösning att bygga vidare på

Idag har XL-BYGG ett ramavtal med Dustin som ger bolagets delägare bra pris och villkor när de handlar från Dustin, men eftersom de är fria företagare är det upp till de själva om de vill gå samma väg som servicekontoret.

Näst på tur för Tobias är att modernisera vissa av bolagets stödsystem, stänga ner den gamla serverlösningen helt och flytta all kapacitet till molnet. Det finns också planer på att lyfta in företagets mobiler och surfplattor i MDM-lösningen och då kan Phone as a Service bli intressant.

Även om Tobias har mer tid över, nu när han fått ordning på företagets IT-miljö, har han fullt upp:

– Byggbranschen är en av de absolut sista stora branscherna att digitaliseras och möjligheterna är oändliga. Idag har vi en flexibel och modern lösning som har moderniserat hela vår IT-infrastruktur och är lätt att bygga vidare på. Den har gjort att vi kan fokusera på att förenkla och berika för våra delägare.

Läs också:

Så får Nacka gymnasium kvalitet och kostnadskontroll