I sitt nybyggda kommunhus har Täby kommun satsat på ett aktivitetsbaserat kontor med virtuell IT-miljö. Tack vare kompakta arbetsstationer bevaras konceptet trots att de tunna klienterna inte räcker hela vägen för vissa användare.
Stockholmsförorten Täbys nybyggda kommunhus präglas av öppenhet och rymd. Kontrasten skulle inte kunna vara större med det gamla husets långa, institutionella korridorer och slutna arbetsrum.
I och med flytten efter påsk 2017 har de totalt omkring 550 medarbetarna gått över till en aktivitetsbaserad kontorsmiljö. Totalt finns här 351 öppna arbetsplatser, mestadels med tunna klienter från HP och två skärmar. IT-miljön är virtuell och användarna kommer åt PC-skrivbord, dokument och program via en serverbaserad så kallad VDI-lösning från VMware.
– Du sätter dig vid valfri arbetsplats i den zon som passar för tillfället – tyst, allmän eller öppen. Dessutom kan du ansluta till den virtuella miljön och jobba varifrån som helst, med valfri klient – en smartphone, platta eller bärbar dator. Allt som krävs är en internetuppkoppling, förklarar Peter Svanberg, inköpsansvarig för IT på Täby kommun.
Arbetsstation certifierad för CAD-program
Utöver att användarna blir mycket flexiblare så stärks säkerheten i och med att all information finns skyddad och säkerhetskopierad på servern. En särskild utmaning var att vissa användare, främst på samhällsutvecklingskontoret respektive kommunikationsavdelningen, behöver mer krävande programvaror för CAD eller bildredigering och grafisk formgivning. Problemet är att dessa i dagsläget inte fungerar i en VDI-lösning.
– Samtidigt ville vi inte göra avkall på vår aktivitetsbaserade kontorsmiljö med standardiserade arbetsplatser. Alla ska kunna sätta sig var som helst på kontoret för att konceptet ska fungera.
Svaret blev den extremt kompakta arbetsstationen HP Z2 Mini Workstation. Den är certifierad för CAD-program men har samtidigt en formfaktor som bara tar marginellt mer plats än de tunna klienterna och fungerar med samma fäste under skrivbordet.
Peter Svanberg, inköpsansvarig för IT på Täby kommun
– HP Z2 är en väldigt bra lösning givet förutsättningarna. Det går att logga in virtuellt även från arbetsstationerna, så arbetsplatsernas flexibilitet bevaras. Då samma fäste används, har vi dessutom fria händer att flytta runt arbetsstationerna vid behov, säger Peter Svanberg.
Licenser anpassade till att följa användarna
Täby kommun har ramavtal med Dustin som var behjälpliga med att snabbt leverera den då helt nylanserade HP Z2 för tester och utvärdering. HP och Dustin såg sedan gemensamt till att de totalt 45 arbetsstationer som beställdes kunde levereras så snabbt som möjligt, i god tid inför flytten.
– De flesta av arbetsstationerna finns på det våningsplan där samhällsutvecklingskontoret brukar hålla till. Alla som behöver tillgång till CAD-program eller Adobe Creative Suite har nu det. En del licenser fick anpassas för att de ska följa användarna snarare än vara knutna till en viss dator, men det gick att ordna. Slutresultatet är att vi har kunnat hålla fast vid linjen med aktivitetsbaserat kontor hela vägen, säger Peter Svanberg.
3 tips för att lyckas med aktivitetsbaserad kontorsmiljö
- Gör noggranna mätningar där ni sitter i dag för att möta verkliga behov.
- Se till att all teknisk infrastruktur fungerar felfritt innan ni flyttar in.
- Kompetensen hos er egen tekniska personal som är involverad är a och o.
Så blev det möjligt
Utmaning
Täby kommun behövde ge vissa användare tillgång till krävande program som inte fungerar i deras VDI-lösning. Samtidigt ville de inte göra avkall på sin aktivitetsbaserade kontorsmiljö.
Lösning
Man kompletterade kontorsmiljöns tunna klienter med 45 st extremt kompakta HP Z2 Mini Workstations som har en formfaktor som bara tar marginellt mer plats och fungerar med samma fäste.
Effekt
De som behöver använda CAD-program och Adobe Creative Suite får tillgång till dessa på arbetsstationerna. Samtidigt fungerar dessa även för normal användning och det enhetliga arbetsplatskonceptet bevaras.
Text: Björn Raunio
Foto: Mattias Hamrén
