Företag som gör det möjligt för sina medarbetare att arbeta på distans har mycket att vinna: mer nöjda och effektiva medarbetare, samtidigt som företaget blir mer attraktivt för nya talanger. Några grundläggande strategier måste finnas på plats för att det ska fungera optimalt. Här är de viktigaste framgångsfaktorerna:
1. Satsa på kommunikation
Att arbeta på distans är inte detsamma som att jobba ensam – tvärtom. Samarbete har blivit ännu viktigare i takt med att allt fler arbetsplatser erbjuder flexibla möjligheter. En förutsättning för samarbete är att det går lätt att kommunicera med kollegorna.
Det gäller därför att distansarbetaren har tillgång till bra hårdvara i form av exempelvis en dator med bra möjligheter att delta i videokonferenser. Dessutom måste det finnas fungerande lösningar för samarbete, till exempel verktyg som Slack, Skype och Trello. Företaget ska också ha molntjänster som gör det möjligt att dela och arbeta i dokumenten tillsammans – i realtid över nätet.
2. Skaffa teknik som används
Det räcker inte att skaffa hårdvara och lösningar. För hur smart och avancerad tekniken och tjänsterna än är, så uteblir nyttan om medarbetarna inte har lärt sig funktionerna och finesserna. Det kan i bästa fall innebära att företaget går miste om kreativitet och produktivitet – och i sämsta fall göra medarbetarna frustrerade och irriterade. Se till att det finns en lätt åtkomlig och pedagogisk manual till produkter och lösningar.
Därför är ofta det bästa att utgå från medarbetarna i valet av utrustning och lösningar. Risken är annars att det uppstår ”skugg-IT” (Shadow IT), så att medarbetarna väljer att använda till exempel datorer och molntjänster som inte är sanktionerade av företaget.
3. Lita på medarbetarna
Det kanske viktigaste är att chefer på alla nivåer känner tillit och förtroende till de medarbetare som arbetar på distans. Ett tydligt förtroende innebär något mer än ett neutralt godkännande av att jobba flexibelt; det gör också att allt från kommunikation och kreativitet till samarbete och engagemang ökar. Vilket i sin tur ger produktiviteten en boost.
4. Begränsa arbetet
Det är som regel aldrig ett problem att distansarbetare arbetar för lite. Tvärtom. Den stora utmaningen är att de som får möjligheten att jobba mer flexibelt har en tendens att jobba mycket övertid. Det kan vara svårt att sätta stopp när det går att jobba var som helst, när som helst.
Det finns lösningar för att förebygga risken för överarbete. Ett sätt är att medarbetaren är noggrann med att logga all sin arbetstid, så att det blir svart på vitt hur många timmar det rör sig om. Ett annat är att tydligt markera för kollegorna, till exempel i ett chattverktyg, när man är kontaktbar respektive är klar med arbetsdagen.
Andra metoder kan vara att schemalägga stunder för återhämtning eller aktiviteter som rensar huvudet. ”Teknik-detox” kan vara ett sätt, det vill säga undvika att använda digitala enheter efter till exempel klockan 22.
5. Sätt tydliga mål
Även cheferna har en del av ansvaret för att arbetet inte ska ta över. Tydligt formulerade och mätbara mål är en av de komponenter som krävs i ledarskapet när arbetet blir mer flexibelt. Medarbetaren måste veta exakt vad som förväntas och vad som ska levereras.
Chefen ska regelbundet stämma av läget genom individuella samtal (som mycket väl kan vara på distans). För att distansarbete ska lyckas måste chef och medarbetare ha tätare och mer regelbunden kontakt än annars.
6. Skapa gemenskap
Det är också viktigt att distansarbetarna inte känner sig isolerade. Det måste finnas en känsla av samhörighet i teamet. Här kan bra verktyg för videokonferenser och skärmdelning göra stor nytta. Det kan bidra till en ökad känsla av att ”vara med”.
Man ska inte heller förringa värdet av att träffas fysiskt. Planera in regelbundna träffar med teamet, inte minst när ett nytt projekt eller samarbete drar igång.
7. Se distans som det nya normala
Till sist: det kan vara läge att fundera på hur bra dagens arbetssätt fungerar för distansarbete. Och då handlar det inte enbart om att eventuellt byta ut teknik, utan även att säkerställa att alla – upp på ledningsnivå – ser distansarbete som en naturlig arbetsform. Det ska alltså inte vara frågan om att ”godkänna” flexibelt arbete, utan om att se och ta tillvara de möjligheter som det kan ge. På riktigt.
Liknande läsning:
91 procent får mer gjort på distans
8 smarta prylar för att jobba på distans
