Snabb service är guld värd

När ett företag verkar inom fem olika branscher och i tio olika länder måste IT-systemet vara driftsäkert och processerna smidiga. Finska företaget Algol har lyckats säkerställa detta med hjälp av Businessforum, som är en del av Dustin group.

Tysken Albert Goldbäck-Löwe anade knappast att den agentur han grundade på Elisabetsgatan i Helsingfors 1894 skulle komma att växa till en internationell aktör. På den tiden levererade man kemikalier, metaller och byggmaterial till Finlands industri – och de finns än i dag i modernare versioner i företagets sortiment.

Sedan dess har Algol expanderat till grossistverksamhet, inhemsk tillverkning, förmedling av apoteksprodukter och lagring. Det som förenar de olika områdena är logistiskt kunnande, och under de senaste årtiondena har man utökat med tjänsteverksamhet. I dag är Algol en internationell grossist och distributör med stor expertis.

Tack vare samarbetet frigörs mer tid för oss att lära nytt och utvecklas.

När Algols IT-direktör Arto Peterzens började på företaget för sex år sedan fanns det ett stort missnöje i organisationen med både datorer och system och hur administration och uppgraderingar hanterades.

– Datorleveranserna var alltid problematiska, leverantören höll inte tillräckligt stora buffertlager. De hade svårt att hålla sina löften och tidplaner, berättar Arto Peterzens.

Hans uppfattning var att de ansåg sig vara för stora för Algol och inte motiverade att anstränga sig tillräckligt. Därför påbörjades ett arbete med att leta efter en ny IT-leverantör. Algol tog in anbud, och Businessforum vann upphandlingen. Sedan 2010 har Businessforum levererat samtliga av företagets stationära och bärbara datorer, AV-teknik och mobiltelefoner. Algols inköpare har en egen vy i Business­forums webbutik med anpassade priser och erbjudanden. I dag använder Algol femhundra Lenovo-datorer med en livscykel på tre år. På så sätt har medarbetarna alltid en modern dator.

Utöver två bärbara modeller har företaget även kraftfulla arbetsstationer anpassade för Algol Technics specifika behov inom materialhantering. Alla datorer är standardiserade. Algols IT-avdelning definierar standardprofiler och Businessforum förinstallerar imagen så datorerna är redo att användas direkt när de levereras.

Algol har även velat förenkla sin licenshantering. För Microsofts produkter har man med hjälp av Businessforum byggt ett EA-licenssystem (Enterprise Agreement). Det underlättar licenshanteringen betydligt.

– Vi vill kunna försäkra oss om att allt fungerar som det ska och att våra licenser är i ordning, påpekar Arto Peterzens.

I dag består företagets IT-avdelning av sju personer, förutom Arto Peterzens är det två medarbetare som ­sköter infrastrukturen och fyra är på applikationssidan.

– Om medarbetarna i organisationen lämnar förfrågningar till oss om till exempel leveranstid vet vi att vi alltid kan vända oss till Businessforum, som alltid håller vad de lovar. Det gör att vi är trygga med att ge våra medarbetare ett svar de är nöjda med, säger Arto Peterzens.

Personalen på den egna IT-avdelningen har en hög teknisk kompetens, men arbetsgruppen är liten, och det är svårt att hinna med både det praktiska arbetet och frågor som kräver mer fördjupning.

– Nya frågor uppkommer hela tiden, och vi måste ständigt effektivisera vår egen verksamhet. Tack vare samarbetet med Businessforum frigörs mer tid för oss att lära nytt och utvecklas. Det är guld värt, säger Arto Peterzens.

– Det går alltid att nå dem på telefon. När jag ringer till vår kontaktperson Jyrki Harviainen svarar han direkt eller meddelar att han är upptagen och ringer sedan strax tillbaka. Så borde alla göra. 

Text: Maija-Liisa Ihanus
Foto: Eva Persson