Från Åtvidaberg levererar Rodeco lekmiljöer till kunder över hela världen. För att få bättre ordning och reda på informationen i försäljnings-, produktions- och installationsprocesserna tog man hjälp av IT-Hantverkarna för att utveckla ett skräddarsytt CRM-system i SharePoint.
Familjeföretaget Rodeco tillverkade från början utrustning för simundervisning, ett område som kräver omfattande kunskaper om säkerhet, lagar och regler. När man med samma säkerhetstänk i botten breddade sig till lekutrustning på torra land kom framgångarna. Idag leker barn i Rodecos miljöer i 35 länder världen över. Kunderna är framför allt butikskedjor, hotell och fastighetsägare.
– Nästan 80 procent av vår försäljning går på export. Vi har ett modernt produktsortiment med skandinavisk färg och form. Som turn-key-leverantör designar vi miljöerna, gärna med kundens profil, tillverkar och installerar dem, berättar Daniel Lind, vd för Rodeco.
Expansion ställde krav på effektivitet
Företaget har vuxit kraftigt på senare år. Det skapade behov av att arbeta effektivare, bland annat behövde informationen om respektive projekt samlas och bli lättillgänglig i ett och samma system.
– Vi tittade på de färdiga CRM-system som finns ute på marknaden, men de kostar mycket redan från start och för att vi skulle få det stöd för vår verksamhet som vi var ute efter skulle vi behöva göra mycket anpassningar, vilket innebär ytterligare kostnader, säger Daniel Lind.
CRM-lösning via SharePoint
Sedan 2008 har Rodeco anlitat IT-Hantverkarna för IT-drift, underhåll och rådgivning. IT-Hantverkarna har hjälpt till med både behovsanalys och förslag på lämplig lösning. Eftersom Rodeco redan hade infört Office 365 och använde SharePoint som intranät beslöt man gemensamt att utnyttja mer av denna produkts potential. Lösningen blev en egen CRM-lösning, helt anpassad efter Rodecos befintliga processer.
– Vi hade en aning om hur vi ville göra, men hur skulle vi få in våra processer i systemet? Här bidrog IT-Hantverkarna med kunskap. Vi slängde upp bollar i luften och de plockade ned dem och kunde säga vad som går att göra och hur man gör det bäst. SharePoint är ett fantastiskt verktyg och IT-Hantverkarnas kunskaper om det är i världsklass, säger Tobias Lindqvist, säljare och intern projektledare för lösningen på Rodeco.
Projektlednings- och tidredovisningssystem
Lösningen som nyligen togs i drift innefattar ett projektlednings- och ett tidredovisningssystem. Här samlas all information om varje kundprojekt i ett system som följer Rodecos process från prospect-stadiet till färdig installation. Allt som händer i ett projekt loggas och påminnelser läggs in och skickas ut automatiskt för olika moment.
– Vi slipper springa runt och fråga eller påminna varandra och får mer tid att göra det vi egentligen ska göra. Vi har nog effektiviserat bort onödigt ”brus” med 30 procent. Dessutom kan vi öppna upp ett projekt igen och ha all information på plats direkt vid till exempel service, säger Tobias Lindqvist.
Nyckeltal visar trender
Systemet gör det också lätt att ta fram övergripande information i form av olika nyckeltal som visar hur företaget mår och presentera det på ett överskådligt sätt, i anpassade vyer med grafer, diagram och så vidare.
– Vi får ett smidigt sätt att följa vår verksamhet, lönsamhet och var vi har vår personal. Det blir ett bra verktyg för att se trender och planera arbetet, säger Daniel Lind.
På lite sikt räknar han med att Rodeco går över till ett mer omfattande CRM-system, men ett skräddarsytt system i SharePoint ser han som ett bra steg på vägen.
– Vi behövde ett gemensamt internt arbete för att få ett mer styrt sätt att arbeta. Skapar man något själv tillsammans med en duktig tjänsteleverantör som IT-Hantverkarna blir det en bättre och lättare övergång till nya arbetssätt, säger han.
Sammanfattning
Utmaning
Då Rodecos verksamhet hade vuxit kraftigt fanns ett behov av bättre strukturerade och effektivare arbetssätt, vilket förutsatte enklare och bättre tillgång till information om varje projekt. Man saknade också enkel översikt över verksamheten.
Lösning
Med hjälp av IT-Hantverkarna togs en skräddarsydd CRM-lösning i SharePoint fram, baserad på Rodecos befintliga försäljnings-, produktions- och installationsprocesser. I projektlednings- och tidredovisningssystemen samlas all information om respektive projekt.
Effekt
Rodeco har just börjat använda lösningen, men räknar med att spara mycket tid genom att all information finns enkelt tillgänglig och påminnelser kan ske via systemet. Dessutom tillhandahålls en ”business dashboard” med olika nyckeltal för överblick och uppföljning.
Tre tips för ett lyckat CRM-projekt:
- Var väldigt noggrann i behovs- och analysfasen.
- Etablera ett nära samarbete med projektledaren/konsulten.
- Sätt upp en tydlig stoppunkt för projektet då det måste avslutas.
Text: Björn Raunio Foto: Peter Jönsson
