När Microsoft skulle göra en licensrevision beslutade Svenska Mässan att genomföra en intern licensgenomgång tillsammans med sin licenspartner. Resultatet blev bättre kontroll på licenserna och minskade kostnader med över 100 000 kronor per år.
Svenska Mässan i Göteborg består av hotell, restauranger och en omfattande konferens- och mässverksamhet. Sedan några år tillbaka har man ett övergripande licensavtal med Microsoft med avstämning, så kallad True Up, en gång om året. Förra året beslutade sig Microsoft för att göra revision på alla sådana kunder i en viss fas av avtalsperioden. Istället för att anlita Microsofts revisionspartner vände sig Svenska Mässan då till sin licenspartner Dustin för att hjälpa till med en intern licensgenomgång.
– Vi är väldigt operativa och har svårt att avsätta tid för detta på egen hand. Samtidigt är regelverken oerhört komplexa. Dustins personal har varit mycket pedagogiska och hjälpt oss med en bra struktur genom hela processen, säger Fredrik Mellbin, IT-chef på Svenska Mässan.
En viktig del i arbetet har varit att inventera vilka licenser som finns installerade på varje enhet. För att inventeringen skulle kunna ske automatiskt använde man Dustin AMT som är en applikation för licenshantering.
– Resultatet har blivit överskådliga rapporter som tydligt visar hur många licenser vi har och hur många som används. Det har gjort att vi kunnat plocka bort ett stort antal licenser som inte används, berättar Fredrik Mellbin.
Den interna licensgenomgången blev mycket lyckad. Förutom att ge ett bra underlag till Microsoft har företaget reducerat sina licenskostnader med 10–15 procent, vilket motsvarar mer än 100 000 kronor om året.
– Nu ska Dustin hålla utbildningar i systemstödet, för såväl IT-avdelningen som controllers i verksamheten, så att de får upp ögonen för hur vi kan spara pengar på licenshanteringen. Vi har fått mycket bättre möjlighet att fördela IT-kostnaderna på rätt kostnadsställe i verksamheten. Nästa steg är att gå igenom våra licenser hos övriga leverantörer, säger Fredrik Mellbin
Sammanfattning
Utmaning
Licenshantering för mjukvaruprogram, som kan vara en invecklad process.
Lösning
Internrevision som bör göras i god tid innan den externa licensrevisionen. Då har man större chans att rätta till fel.
Effekt
Med en bra genomförd internrevision får man bättre koll på licenserna och utgifterna. Resultatet har blivit överskådliga rapporter som tydligt visar hur många licenser de har och hur många som används. Det har gjort att de kunnat plocka bort ett stort antal licenser som inte används. Svenska Mässan har reducerat sina licenskostnader med 10–15 procent, vilket motsvarar mer än 100 000 kronor om året.
Tre tips för en lyckad licensrevision:
- Ta revisionen på allvar. Avsätt tillräckliga resurser, gör en tidplan och sätt upp revisionen som ett eget projekt.
- Försök inte förmörka eller förhala något – det ger bara större problem.
- Se till att ha tydliga rutiner, processer och verktygsstöd – även fortsättningsvis Så att problemet inte uppstår igen vilket är avgörande för en lyckad licensrevision.
Text: Sara Bergqvist Foto: Svante Örnberg
