När bemannings- och rekryteringsföretaget Centric bytte namn från Xtra Personell och genomgick vissa omstruktureringar 2013 ville de samtidigt passa på att se över och effektivisera såväl IT-inköp som utskriftsrutiner.
Under 2015 gick IT-chefen Erlend Bråten igenom processerna och rutinerna för den delen av verksamheten. Han kom fram till att man kunde spara en hel del resurser och tid på att samla allt hos en leverantör, liksom att förenkla inköps- och utskriftsrutinerna.
– Tidigare hade vi 3–4 olika leverantörer för IT-inköp. Jag lade ned mycket tid på att titta på olika alternativ samt jämföra priser och erbjudanden, berättar Erlend Bråten.
– Det hade sina fördelar: urvalet var stort och jag kunde få tag i det mesta. Men när vi till exempel sökte efter en 32 GB iPhone 5 kunde vi bli sittandes med kanske trettio olika alternativ att välja bland. Det var meningslöst – idealet hade väl kanske varit att kunna välja mellan 3–4 olika erbjudanden.
Dessutom måste han skaffa sig överblick över specialerbjudanden, hitta kontaktpersonerna och deras e-postadresser samt gå igenom alla svar.
– Då bestämde vi oss för att vi ville få ned antalet leverantörer, helst till en enda, och fick ett erbjudande från Dustin. Vi blev väldigt imponerade av bland annat nätlösningarna och fick bra priser. Efter en noggrann utvärdering inledde vi ett samarbete med dem och det har vi definitivt inte ångrat.
Centric ville förenkla IT-inköp och printtjänster och valde Dustin som samarbetspartner. De beräknar att de årligen har sparat mellan 100 och 200 timmar på den nya lösningen.
Avtalet med Dustin är som en formaliserad kundrelation, snarare än ett fast ramavtal. Centric gör alla sina inköp under 50 000 kronor via Dustins nätbutik, som Bråten beskriver som synnerligen enkel och effektiv.
– Det är enkelt att göra sökningar, och man får träffar som är relevanta. Orderprocessen är snabb och smidig och man får bra överblick över beställningarna. Priserna är bra, och jag är övertygad om att totalkostnaderna blir lägre med den här lösningen när man även räknar in den tid vi sparar på att slippa krångla med flera olika och kanske mer komplicerade lösningar, säger Erlend Bråten. Han tillägger att de också får samma produkter och ungefär samma priser oavsett var i Norden de beställer från.
När det gäller beställningar på över 50 000 kronor är de tvungna att också begära in offerter från andra leverantörer.
– Det är vi helt öppna med gentemot Dustin. Senaste gången vann också Dustin upphandlingen, eftersom de faktiskt hade det bästa erbjudandet.
Den andra huvudsakliga delen av samarbetet omfattar printtjänster. Där hade Centric tidigare ett tjugotal olika skrivare och modeller att förhålla sig till.
– Nu har vi standardiserat även den processen. Vi har fått ett övervakningssystem där alla skrivare ingår, och automatiserat beställningarna av bläckpatroner. Vi har också infört en ”follow me-lösning” som gör att vi sparar papper.
Även säkerheten har ökat
– Numera är alla utrustade med kort, och utskriften kommer inte förrän man går fram till skrivaren och drar sitt personliga ID-kort. Det minskar risken för att känsliga dokument blir liggande på skrivaren i väntan på att bli hämtade.
Det är särskilt en sak som Erlend Bråten lyfter fram när han ska beskriva samarbetet med Dustin:
– Vi är väldigt nöjda med känslan av att leverantören värdesätter oss. Vi känner oss aldrig besvärliga när vi någon gång tar personlig kontakt. Vi upplever att vi blir behandlade som en av de större och viktigare kunderna, även om vi i verkligheten kanske snarare ligger i mellanskiktet.
Särskilt när de är i behov av service upplever de att Dustin är snabba i vändningarna.
– Samarbetet flyter väldigt bra. Vi är väldigt nöjda med att ha en fast kontaktperson på Dustin som i stort sett alltid finns tillgänglig.
Erlend lyfter fram rådgivarfunktionen.
– Dustin har hjälpt oss att få direktkontakt med de största och viktigaste leverantörerna när vi har behövt det.
3 tips för näthandel och print
- Näthandel: Bygg upp en bra relation med en key account manager
- Print: Definiera önskat resultat
- Näthandel: Definiera vilket resultat ni vill ha
- Print: Samla allt på ett ställe
- Näthandel: Definiera era krav på leverantören
- Print: Lita på leverantören
Utmaning
Det gick åt mycket resurser till att göra IT-inköp. Centric behövde samla alla inköp hos en leverantör och förenkla inköps- och utskriftsrutinerna.
Lösning
Dustin kunde med sin webshop erbjuda en enkel butik med enhetliga priser. De finns tillgängliga i hela Norden samt har en samlad utskriftsövervakning, ”follow me-lösning”.
Effekt
Webshopen ger en bra översikt och har effektiviserat inköpsrutinerna med cirka 100–200 timmar per år. Förbrukningen av papper och toners har gått ner, de har fått säkrare dokumenthantering och effektiv administration av utskrifter och underhåll.
Fakta Centric
- Centric grundades 1995 och hette då Xtra Personell.
- I Europa har företaget omkring 5 000 anställda.
- I Norge har man runt 90 anställda fördelat på huvudkontoret i Oslo och regionkontoren i Bergen, Stavanger, Trondheim, Tromsø, Hamar, Tønsberg och Drammen.
- Centrics koncept är unikt i Norge: genom att erbjuda konsulttjänster, rekrytering, IT-outsourcing och utbildning/certifiering på sin egen yrkesskola kan de skräddarsy den kompetens som kunden efterfrågar.
- Några av de viktigaste kunderna är idag Oslo kommun, norska försvaret och energibolaget Statkraft.
Gör som Centric och anlita Dustin för dina printtjänster. Läs mer på dustin.se/managed-print
