Undvik fallgroparna med digitala möten

När fler jobbar hemifrån kan ditt företag få effektivare möten på köpet. Men de kräver också mer planering.

Från februari till mars 2020 ökade användandet av videokonferensverktyget Zoom med 1 330 procent. Nästan samma ökning, 1 000 procent, såg Microsoft av videofunktionen i sitt kommunikationsverktyg Teams.

Norrmännen och holländarna är mest sugna på att se varandra i rörlig bild – de aktiverar videofunktionen i 60 procent av alla samtal i Teams. Svenskarna är inte lika sociala med bara 47 procent av samtalen rörliga.

Men hur ska du hålla dina vanligaste möten online?

Kräver förberedelse

När fler möten är digitala ställer det högre krav på vår förmåga att organisera arbetet. Det blir tydligt när mötesledningen brister och små och stora irritationsmoment förstoras.

– Mötena måste vara väl förberedda, ha en tydlig agenda och alla som deltar ska ha en roll. När man har möten digitalt är det ännu viktigare att ha en mötesledare som styr och ser till att alla får komma till tals. Allt för många fysiska möten genomförs utan detta, och det blir ett ännu större problem digitalt, säger Tom Erik Lia som är försäljningschef på det norska videokonferensföretaget Pexip.

Mindre kallprat på gott och ont

Med hjälp av digitala verktyg har vi möjlighet att jobba effektivare. Många företag har upptäckt att en del möten, exempelvis rena informations- eller statusuppdateringsmöten, kan genomföras via mejl eller chatt, eller kanske strykas helt.

Digitala möten går också ofta snabbare än fysiska, ibland för att vi missar en del av den mänskliga interaktion vi har i fysiska möten.

– Många upplever att de behöver kortare tid i video än om de står och berättar på en scen eller inför deltagare i ett mötesrum. Orsaken är helt enkelt att man stryker en del kommunikation med deltagarna, som till exempel skämt eller en-till-en-kommunikation, säger Tom.

Toleransen är stor. Många blir stressade om barnen eller hunden dyker upp mitt i mötet, men ta det med ro.

Vissa möten tar dock längre tid digitalt. Ett exempel är utbildningsmöten eller workshops där deltagarna ska ta till sig nya begrepp. Där behövs ofta mer detaljerade förklaringar och följdfrågor. Det ställer ännu högre krav på bra organisation för att mötet inte ska bli rörigt och ineffektivt.

Treåringen dyker upp i bild

Under våren 2020 har många som inte är vana vid distansmöten fått vänja sig vid en ny vardag. Vi har fått inblick i varandras hem, med diverse tillhörande distraktioner. Det är bra om du, till exempel, städar undan saker i bild som stjäl uppmärksamhet, men överlag får man ha överseende tycker Tom:

– Toleransen är stor. Många blir stressade om barnen eller hunden dyker upp mitt i mötet, men ta det med ro. Det finns en stor acceptans för att hemmakontoret innebär en del utmaningar, som att till exempel bli avbruten i mötet för att treåringen vill prata med föräldrarna. Ta det med ett leende.

Liknande läsning:

Så får du säkerhet och användarvänlighet att gå hand i hand
Det här stör vi oss på mest när det gäller IT-säkerhet

Text: Johan Wallén