TIPS: Vett och etikett för videomötet

Videosamtal sparar både tid och miljöresurser. Men de medför också vissa utmaningar. Här är expertens bästa tips för ett smidigt digitalt sammanträde.

Dags för ett Skype-möte igen? Videomöten är en naturlig del i vardagen för många av oss. Men teknikstrul, dåliga förberedelser och bristande digital etikett kan sätta käppar i hjulet för en effektiv sammankomst. Här ger Sofia Larsson, författare till Moderna etikettboken, sina bästa tips.

1. Kolla vilken mjukvara som används

Av sekretess- eller policyskäl kan företag valt olika lösningar. Ladda ner rätt program och testa gärna i förväg att det funkar.

2. Utse en mötesledare om ni är flera

Den personen är sedan ansvarig för att mötet börjar och slutar i tid, ser till att alla är uppkopplade, samt leder diskussionen. Risken för osorterat kacklande är annars överhängande.

3. Avlägsna alla distraktioner

Försök att hitta en så ren bakgrundsmiljö som möjligt, så att övriga mötesdeltagare slipper distraheras av eventuell röra. Stäng också ner hemsidor och program som du inte ska använda under mötet. Den enda sida du kan lämna öppen är ”Felsökning för Skype”, eller dylikt, så behöver du inte drabbas av panik om tekniken strular.

4. Tänk på utsnittet

Du ska vara så pass nära kameran så att dina ansiktsuttryck syns och är lätta att tolka, men inte så nära att porer och näshår syns. En bit nedanför axlarna och med lite ”luft” ovanför huvudet brukar bli harmoniskt.

5. Se till att ljudet är bra…

Använd gärna headset om du har, både för att du ska höra bättre och för att andra ska slippa höra sig själva med fördröjning eller eko, via dina högtalare, när de pratar. Ett alternativ om du inte har headset, och du inte är mötesledare, är att trycka på ”mute” när du inte pratar. Även om alla håller bakgrundsljuden till ett minimum så kan de bilda ett rejält sorl.

6. …och ljuset.

Det är underförstått att en videokonferens inte är HD-tv, men om det är alldeles för ljust med en lampa riktad mot dig kan du se utfrätt ut. En alltför skum belysning kan också vara frustrerande för de som ska försöka urskilja dina ansiktsuttryck.

7. Smygsurfa inte

Visst kan det vara frestande att börja surfa runt lite på datorn eller med en mobil i knät. Men risken är stor att det märks och det tar ner den pepp som (förhoppningsvis) finns kring frågorna ni ska diskutera. Om du behöver göra lite snabb research för att föra mötet framåt så kan du säga det: ”Ok, jag kollar upp det och återkommer om några minuter”.

8. Spela eventuellt in

Det kan vara praktiskt att kunna gå tillbaka och kolla vad som egentligen sas efter ett viktigt möte. Men fråga först alla om det är okej med inspelning, för det kan kännas integritetskränkande att få reda på det i efterhand.

9. Låt folk prata färdigt

Det som sägs i en bisats efter att talaren tagit ett andetag och fått en mikropaus, kan visa sig vara det viktigaste som kom fram under hela mötet. Eftersom ni inte ser varandras kroppsspråk på samma sätt som under ett vanligt möte kan det skapa lite stress kring tystnad och göra att du snabbt vill ”fylla i”. Men försök att ta det lugnt och ge varandra tid att vara eftertänksamma.

Låt bli detta:

Tugga tuggummi

Tuggummituggande verkar alltid nonchalant under ett möte, men kan bli särskilt irriterande under ett Skype-möte, där ansiktet är i fokus.

Missa att folk har olika system

Att ge direktiv som ”Tryck på knappen längst ner till höger” är dömt att misslyckas då folk kan sitta med mobil, platta eller dator och sen en mängd olika browsers på det, vilket kan ge helt olika layout.

Ignorera irl-människorna

Möjligheten att ha videokonferenser överallt ska man handskas med lite varsamt. Folk bredvid dig på caféet slipper gärna att överhöra ett långrandigt möte om ditt företags budgetvisioner.

Läs fler tips på hur du kan förbättra dina möten

19 maj 2020

Webinar: Smart samarbete och kraftfulla funktioner i Teams

Lär dig mer om hur du förenklar planering, underlättar distansarbete och effektiviserar digitala möten.

Webinar: Hur kan Teams skapa värde för din verksamhet?

I det här första webinaret om Teams går vi igenom de grundläggande funktionerna och förklarar hur Teams kan skapa värde för din verksamhet.

5 verktyg för videokonferensen

Det finns en ocean av verktyg för videokonferenser. Vi listar fem av de mest populära och går igenom deras viktigaste funktioner.

Jobbet är något vi gör, inte en plats vi går till

Det lönar sig att uppgradera till ett modernt operativsystem och ny laptop. Med Windows 10 Pro blir arbetet säkrare, enklare och mer effektivt. Dessutom gynnar det ett mobilt och flexibelt arbetssätt för medarbetarna.

Microsoft 365 Business Standard – en hel familj av smarta applikationer

Här berättar vi allt om hur ditt företag kan maximera produktiviteten och samarbetet med hjälp av Microsoft 365 Business Standard.

Fem skäl att välja Windows 10 Pro

Windows 10 Pro i kombination med en ny PC ger nya möjligheter för dig och ditt företag. Här är fem skäl att ta steget till ett modernt operativsystem och en ny dator.