Outsourcing av IT-drift: 5 steg för att lyckas

När du ska outsourca IT-drift finns ingen plats för misstag - men mycket kan gå fel. Det gäller att planera långsiktigt, fokusera på rätt saker och inte missa viktiga detaljer.

Outsourcing handlar inte längre bara om att skära kostnader. Det är ett strategiskt partnerskap som, med rätt partner och strategi, kan:

  • Öka din kvalitets- och kompetensnivå
  • Utveckla din kärnverksamhet och driva konkurrenskraft

Men om du inte är försiktig finns det risk för att du får lida av motsatt effekt. Den bästa förutsättningen för lyckad outsourcing av IT-drift är en partner som du kan lita på. Välj en leverantör med dokumenterad erfarenhet och som du kommer väl överens med. Kommunikation är mycket viktigt i ett partnerskap, så se till att det finns en bra personkemi och lika värderingar - goda relationer förenklar både utveckling och felsökning. Nedan listas 5 steg att ta för att framgångsrikt outsourca IT-drifttjänster.

1. Bestäm vad som ska outsourcas och gör ett grundligt förarbete

Det första steget i ett outsourcingprojekt är att bestämma vilket arbete som ska outsourcas. Det är ett första steg som är kritiskt för projektets framgång.

Och en nyckel till att framgångsrikt välja vad som ska outsourcas, enligt Jeanne W. Ross, forskare på CISR (research-center på MIT), är att ge leverantören arbete som är smalt definierat, upprepbart och inte en del av kärnverksamheten. Hon kallar denna typ av modell för transaktion. Outsourcingprojekt under denna modell anses vara lyckade, från både leverantörens och kundens sida, i 90% av fallen.

Om du behöver outsourca arbete som inte faller under transaktionsmodellen (t.ex. processer som leverantören har extra mycket ansvar för och kan göra självständiga beslut över), är det extremt viktigt att du genomför grundligt förarbete (målbild, kravspecifikation, avtal, checklista osv.) och att du lägger större vikt på hur pass väl du kan kommunicera med din tilltänkta leverantör.

2. Stirra dig inte blind på priset

IT-avdelningen har länge varit konservativ. Att skära kostnader har legat i IT-avdelningens natur på grund av att den ansetts som ett nödvändigt ont. Men så är det inte längre! Idag är det IT som driver innovation och gör företag konkurrenskraftiga, därför är det viktigt att inte reducera outsourcing till en kostnadsfråga. Se istället till hela verksamhetsnyttan och gör din outsouringpartner till en del av verksamheten - det kommer att löna sig.

Tänk också på att det kan innebära förhöjda säkerhetsrisker att outsourca till andra länder (offshore). Offshoring kan också, beroende på land, leda till komplikationer när det kommer till GDPR.

3. Planera långsiktigt efter befintlig IT-miljö

Idag står IT-avdelningen närmare kärnverksamheten än den någonsin gjort tidigare, och bidrar mycket till att driva företaget framåt. Därför är det viktigt att du har en klar bild av vad IT-avdelningen kommer att fokusera på om 3-5 år (eller ännu längre fram) och hur de processer du tänkt outsourca passar in i det arbetet. På så sätt undviker du komplikationer i framtiden.

4. Lägg inte alla ägg i samma korg

Oavsett om du är ute efter att outsourca hela eller delar av din IT-drift är det en bra idé att inte lägga ut allt på en enda gång. Börja med att outsourca en (1) applikation. Detta reducerar risken och bygger erfarenhet.

Ladda ner vår checklista för Outsourcing av applikationsdrift »

5. Ha en exitplan!

Långt ifrån alla pars giftermål håller tills döden skiljer dem åt, så se till att du och din partner båda vet vad som gäller vid eventuell skilsmässa.

Det är ett vanligt misstag (eftersom man vanligtvis inte tänker på slutet i början) och är ofta ignorerat, men se till så att du inkluderar avtalade processer för en exit. Det är lika viktigt som att ha en disaster recovery plan - att inte ha en exitplan kan bli dyrt och tidskrävande.

Text: Marcus Samuelsson
Bild: iStock

10 fördelar med tjänster i molnet

Allt fler företag väljer att prenumerera på molnbaserade digitala verktyg istället för att köpa och installera program hemmavid. Molnbaserade tjänster har blivit lättillgängliga och kostnaderna är betydligt lägre än för bara ett par år sedan.

25 oktober 2018

Molnbaserade samarbetsverktyg ökar inom svenska företag

Effektivare samarbeten, bättre och snabbare beslut och minskade e-postmängder är några av fördelarna med digitala samarbetsverktyg.

24 oktober 2018

Därför satsar företagen på hyperkonvergerat

Hyperkonvergerad infrastruktur har gått från hype till förstahandsval för många större företag och myndigheter. Nu är det dags även för mindre företag att testa framtidens datacenter som ger minskat underhåll och ökad skalbarhet.

20 augusti 2018

Shadow Cloud – vad är det och hur går det till?

Vad är Shadow Cloud? Är du tveksam till att lägga ditt företags data i molnet? Hela 90 % av företagen har idag medvetet valt att använda någon form av molntjänst. Web hosting, CRM-system och inte minst backup och Disaster Recovery är bland de populäraste molntjänsterna som företag använder sig av.

29 juni 2018

Hyperkonvergens: Lösningen på alla problem, eller alla äggen i en korg?

Vad menas med hyperkonvergens? Hyperkonvergens är en teknologi där infrastrukturen i datarummet har samlats i ett system.

29 juni 2018

Fokus på verksamheten

GDL är ett transport- och logistikföretag under snabb tillväxt. När GDL:s moderbolag beslutade att decentralisera IT till dotterbolagen i Sverige och Danmark rekryterades IT-chefen Carl Terneus. Han hittade sin IT-partner i Saldab, en del av Dustin Group.

28 juni 2018