Guide: Välj rätt skrivare

Du vet att du behöver en skrivare – men vilken? Ju mer krav du har desto lättare blir det att hitta en skrivare som passar dina behov. Det är naturligtvis lättare sagt än gjort om du inte vet vad de olika funktionerna innebär eller vad som skiljer de olika teknikerna åt. Med den här guiden vill vi hjälpa dig att hitta rätt skrivare för dig eller din organisation.

I guidens första del går vi igenom frågorna du bör ställa dig innan du fattar ditt beslut. I den andra delen ger vi dig tips och råd baserade på användartyp. Slutligen går vi igenom de funktioner och termer som du kan stöta på när du jämför olika modeller med varandra.

Del 1

De grundläggande frågorna

Behov?

Det pratas ofta om det papperslösa kontoret, men i många fall förväntas din organisation ha tillgång till en skrivare. Om inte annat för att skriva ut kontrakt, dokumentation och fakturor. Som dokumenthanteringen ser ut idag kan många företag tjäna på att investera i en skrivare med fler funktioner, högre kapacitet och möjlighet att skanna och kopiera dokument.

Arbetsgruppsskrivare eller inte?

En av de första sakerna du behöver ta ställning till är om du behöver en arbetsgruppsskrivare eller inte. En arbetsgruppsskrivare är designad för att klara högre belastning än vanliga skrivare och har ofta mer avancerade nätverksfunktioner.

Bättre processorer och mer RAM-minne gör arbetsgruppsskrivaren snabbare än en skrivare för hemmabruk och större mediekapacitet gör att du inte behöver fylla på papper lika ofta. Eventuella nackdelar med arbetsgruppsskrivare är att de är dyrare i inköp och att de ofta är tunga och tar stor plats.

Budget?

En skrivare kan kosta från några hundralappar till hundratusentals kronor. Det du betalar för när du köper en dyrare skrivare är framförallt hastighet och kvalitet.

Fotografer eller andra som har väldigt höga krav köper sällan de allra billigaste skrivarna och företag med många anställda kan behöva en snabb skrivare med hög kapacitet. Det är också viktigt att ta hänsyn till skrivarens driftkostnader. Eftersom det inte finns någon enhetlig standard för att mäta kostnaden per utskriven sida får man ta de uppgifter som tillverkarna anger med en nypa salt. För att ge en fingervisning fungerar de dock alldeles utmärkt. Faktorer som påverkar utskriftskostnaden är hur mycket bilder som skrivs ut och hur mycket färg som används.

Viktigt att tänka på är att du i samband med ett nytt inköp alltid ska se till utskriftsmiljön som helhet för att få den så enhetlig och kostnadseffektiv som möjligt. Saker som kan addera till den fullständiga kostnaden är exempelvis extra garantier och eventuella serviceavtal.

Tips: Välj skrivare av samma märke
Om ditt företag har behov av flera skrivare underlättar det om alla är av samma märke och allra helst av samma modell så att de kan använda samma förbrukningsvaror. För att hitta rätt bläck eller toner till din skrivare kan du använda dig av Dustins bläck- och toner-guide.

Pappersstorlek?

Idag är A4-skrivare vanligast men många företag vill även kunna skriva ut i det större A3-formatet. Om du behöver kunna skriva ut större ibland, till exempel för att skriva ut marknadsmaterial eller stora ritningar, kan A3-skrivaren vara det bästa valet eftersom samma skrivare kan användas även för A4-papper.

Ett annat alternativ är storformatsskivaren. Dessa har tidigare varit väldigt dyra men i takt med att priserna har sjunkit har fler fått upp ögonen för dem. Storformatsskrivaren fungerar på samma sätt som en traditionell skrivare men skriver oftast ut på pappersrulle istället för separata pappersark. Papperets bredd mäts vanligtvis i tum.

Storformatsskrivarna är framförallt intressanta för grafiska designers eller arkitekter som behöver skriva ut stora ritningar, men de senaste åren har de gått från att vara väldigt specialiserade till att bli mer allround-orienterade. Storformatsskrivaren kan vara en bra investering för den som vill kunna skriva ut skyltar och säljmaterial.

Multifunktion eller singelfunktion?

Ska du bara skriva ut papper eller vill du även kunna scanna, faxa och kopiera dokument? Skrivare som kan mer än en sak kallas multifunktionsskrivare (MFP). Att välja en multifunktionsskrivare istället för en singelfunktionsskrivare och en separat scanner kan vara ett bra sätt att spara både kontorsyta och pengar.

En annan variant är den mobila skrivaren. Mobila skrivare är i regel tillräckligt små för att gå ner väskan, har inbyggt batteri och ansluter med hjälp av bluetooth – perfekt om du behöver skriva ut ett kontrakt ute hos kund.

Färg eller svartvitt?

Behöver du kunna skriva ut i färg eller räcker det med svartvitt? Ett generellt tips är att fundera över hur behovet ser ut i framtiden och om arbetsplatsen kan komma att byggas ut. Om du köper en svartvit skrivare utan kopieringsmöjligheter har du ingen möjlighet att lägga till detta i efterhand.

Säkerhet?

Säkerhetsaspekten är någonting som många glömmer bort när de väljer skrivare. En av de mest grundläggande säkerhetsfunktionerna är ”Pull Printing” som bygger på att du på ett eller annat sätt behöver identifiera dig för att hämta ut en utskrift, till exempel genom PIN-kod, ID-bricka eller fingeravtryck.

Organisationer med högre krav på säkerhet kan titta närmare på HP:s Enterprisemodeller. Dessa kan i vissa fall ha inbyggda funktioner för att skydda sig från attacker och hindra skadlig programvara från att köras.

Utskriftsteknik?

Bläck eller laser? Frågan har stötts och blötts i årtionden och det finns fortfarande inget entydigt svar. Förr brukade bläckstråleskrivare vara förknippade med hemanvändare medan laserskrivaren var en självklarhet i kontorsmiljö – men i takt med att båda teknikerna har förfinats är valet inte längre lika lätt.

Laserskrivare
Generellt kan man säga att laser är ett bra alternativ om du skriver ut stora volymer, oftast skriver ut textdokument och är i behov av hög hastighet. Laserskrivaren använder tonerkassetter som är fyllda med pulver som bränns fast på papperet vid utskriften. Stora toners med kapacitet på upp till 10 000 sidor har tidigare varit någonting som talat för laserskrivare, men på senare tid har det dykt upp bläckstråleskrivare med liknande kapacitet. När du läser på om laserskrivare kommer du säkert att stöta på begreppet LED-skrivare. LED-skrivaren är en vidareutveckling av laserskrivaren som använder lysdioder istället för laser. Teoretiskt sett möjliggör LED-tekniken kompaktare skrivare men i praktiken är det inte mycket som talar för det ena eller det andra.

Bläckstråleskrivare
Om du prioriterar att kunna skriva ut med hög bildkvalitet och i färg kan bläckstråleskrivaren vara rätt val. En vanlig uppfattning är att bläckstråleskrivare är dyrare i drift än laser och att det tar tid för bläcket att torka men det är inte längre lika självklart. Bland skrivare för hemmabruk finns det till exempel varianter som använder påfyllningsbara bläckbehållare och för kontorsbruk har HP sin skrivareserie PageWide.

Fotoskrivare
Om du i första hand skriver ut bilder och har höga krav på utskriftskvaliteten finns det skrivare som är specialiserade på foton. Dessa kan till exempel utmärka sig genom att ha stöd för tjockare specialpapper, skriva ut med bläck i fler färger och ha lägre minsta droppstorlek (mäts i PL). Mindre droppstorlek innebär att skrivaren kan återge detaljer med större exakthet.

Matrisskrivare
Matrisskrivaren är känd för att vara pålitlig och billig i drift och passar därför bra i receptioner eller i kontorsmiljöer där man löpande behöver skriva ut fakturor och följesedlar i väldigt stora volymer.

Tips: Tänk på den totala kostnaden
När du räknar på den totala kostnaden ska du inte stirra dig blind på vad skrivaren kostar. Andra intressanta saker att titta på är kostnaden per utskriven sida och eventuella underhållskostnader. Ofta kan det vara värt att lägga några tusenlappar för att få en skrivare som är billigare i längden.

Utskriftshastighet?

Hur snabb skrivare du behöver beror på hur mycket som kommer att skrivas ut och kanske framförallt hur många som kommer att använda skrivaren. Hur snabbt skrivaren kommer igång och hur snabbt den skriver ut beror bland annat på vilken teknik den använder, hur mycket RAM-minne den har och hur snabb processorn är. En långsam skrivare kan skriva ut runt 20 sidor per minut medan de allra snabbaste kan skriva ut det tredubbla på samma tid. Skrivarhastigheten mäts oftast i PPM (sidor per minut). Ett annat mått som kan vara intressant är den tid det tar för skrivaren att producera sin första utskrift.

Utskriftskvalitet?

Ett av de viktigaste måtten när det kommer skrivarens utskriftskvalitet är upplösning, det vill säga hur många punkter den utskrivna bilden består av och hur tätt punkterna är placerade. Måttet som används är DPI (punkter per tum) och anges både horisontellt och vertikalt. En skrivare med utskriftsupplösningen 600 x 600 DPI skriver alltså ut 600 x 600 punkter i en kvadrat där varje sida är en tum. Hög DPI är framförallt viktig om du skriver ut stora bilder. Vanliga upplösningar är 600 DPI och 1200 dpi.

För professionella användare kan det även vara viktigt att ta hänsyn till skrivarens färgrymd. Andra mått som påverkar skrivarens utskriftskvalitet är färddjup och gråskaledjup som båda anges i bitar.

Del 2

Typer av användare

När du väljer skrivare till din organisation är det viktigt att ta hänsyn till hur många som kommer att använda skrivaren. Det är svårt att ge konkreta råd eftersom alla verksamheter har sina individuella behov men i den här delen försöker vi ge lite mer generella tips som förhoppningsvis kan peka dig i rätt riktning.

Hemmakontoret

För hemmakontoret eller det lilla företaget är det inte nödvändigt med en avancerad arbetsgruppsskrivare. Av utrymmessparande själ kan det vara värt att satsa på en multifunktionsskrivare som kan scanna, kopiera och skriva ut. Hastighet och mediekapacitet är i normalfallet mindre viktigt. Det du ska fundera över är om du ska ha en bläckstråleskrivare eller en laserskrivare. Om du primärt kommer att skriva ut textdokument kan laser vara det bästa valet, men om du kommer att skriva ut mycket bilder i färg finns det anledning att titta på bläckstråleskrivare.

Den lilla arbetsgruppen (upp till 10 användare)

I arbetsgrupper där flera personer kommer att använda skrivaren blir det intressant att titta på mer professionella skrivare för kontorsbruk. För den här typen av användare brukar utskriftshastigheten inte vara något problem eftersom det sällan blir kö till skrivaren. Däremot kan det vara bra att satsa på en skrivare med stor mediekapacitet. Av praktiska skäl kan det vara en god idé att välja en multifunktionsskrivare som kan kopiera, faxa och scanna.

Den medelstora arbetsgruppen (10-20 användare)

För den medelstora arbetsgruppen kan det vara lämpligt att välja en skrivare som kan skriva ut åtminstone 30-40 sidor i minuten för att undvika köbildning i skrivarrummet. Du behöver också ta hänsyn till hur många utskrifter som görs varje månad och välja en skrivare som matchar behovet. Många tillverkare benämner detta som ”driftcykel per månad” eller liknande. I den här kategorin är laserskrivare vanligare än bläckstråleskrivare.

Den stora arbetsgruppen (Fler än 20 användare)

Ju fler användare desto snabbare skrivare behöver du. En lämplig utskriftshastighet för den större arbetsgruppen kan vara 50-60 sidor i minuten. För företag i den här storleksklassen kan det även vara aktuellt att fundera över skrivarens säkerhetsfunktioner, till exempel möjligheten att kräva pinkod eller ID-bricka för att skriva ut. För vissa verksamheter kan det även finnas behov för mobila skrivare som kan användas på tjänsteresor och liknande.

För större organisationer kan det även vara intressant med olika typer av efterbehandling. Exempel på vad man kan göra i efterbehandling är hålslagning, häftning, broschyrhäftning, tejpbindning, håltagning och vikning. En del skrivare har funktioner för efterbehandling medan andra kan byggas ut med speciella efterbehandlingsenheter.

Tips: Se till att det finns en person som ansvarar för skrivarmiljön
Oavsett vilken skrivare du väljer bör du se till att det finns en person som ansvarar för skrivarmiljön, och hålla dig till en och samma tillverkare för att kunna optimera dina tillbehörsinköp.

Del 3

Specifikationer och funktioner

I den här delen går vi igenom olika funktioner och vanligt förekommande termer för att du lättare ska kunna avgöra vilken skrivare som passar din verksamhet.

Duplex

Duplex är en funktion som innebär att skrivaren kan skriva ut på båda sidor av ett papper. Man gör skillnad på automatisk duplex och manuell duplex där den senare innebär att du själv måste vända på papperet och mata in det i skrivaren en andra gång.

DPI

DPI är en förkortning av ”dots per inch” och är ett mått för skrivarens upplösning. Ju högre siffran är desto mer detaljer kan skrivaren återge. Skrivarens DPI är framförallt viktig om du skriver ut stora bilder.

OCR

OCR är en förkortning av ”optical character recognition” och är en teknik för att scanna skrivna dokument till digitalt redigerbara och fullt sökbara dokument. Detta görs vanligtvis via mjukvara som installeras på datorn med det finns också skrivare med OCR-funktion inbyggd i hårdvaran.

E-post-utskrift

En del skrivare kan automatiskt skriva ut dokument som du skickar till den via e-post.

Driftscykel per månad

Driftcykel per månad är ett mått som anger rekommenderad användning per månad för att inte orsaka onödigt eller riskfyllt slitage. En laserskrivare avsedd för kontorsmiljöer kan klara av hundratusentals utskrifter medan motsvarande siffra för bläckstråleskrivare är några tusen.

Scanner

När multifunktionsskrivare har inbyggd scanner pratar man nästan alltid om en flatbäddsscanner. Storlek och upplösning varierar mellan olika modeller.

Mobila utskrifter

Många uppkopplade skrivare låter dig skriva ut direkt från din mobiltelefon via molnet. Exempel på appar och molntjänster som möjliggör detta är HP ePrint, Apple AirPrint, Mopria Print Service och Google Cloud Print.

Fax

Många multifunktionsskrivare har inbyggd funktion för att skicka och ta emot fax. Specifikationer att ta hänsyn till i sammanhanget är hur många sidor faxen kan hålla i minnet och vad det är för hastighet på faxens modem.

Anslutningar

Många skrivare låter dig skriva ut från flera olika källor. Här listar vi några av de vanligaste anslutningsmöjligheterna.

USB – Innebär att du kan ansluta skrivaren direkt till en dator med hjälp av en USB-kabel.

Wifi – Gör att du kan ansluta skrivaren trådlöst till ditt Wifi-nätverk.

Wi-Fi Direct – Låter dig skriva ut med hjälp av WIfi även om du inte har tillgång till ett trådlöst nätverk.

Minneskortläsare – Innebär att du kan skriva ut direkt från en usb-sticka eller från ett minneskort.

NFC – Låter dig skriva ut från en kompatibel mobiltelefon genom att hålla den mot skrivaren.

Bluetooth – Kan användas för att skriva ut från bluetooth-kompatibel enhet.

Lan/Ethernet – Innebär att skrivaren har ingång för nätverkskabel.

Vill du veta mer?

9 april 2019

Denna artikel taggas

Vikten av att stötta användare att bli mer hållbara

När man talar om skrivare och hållbara lösningar är det lätt hänt att fokus hamnar på själva skrivaren. För Xerox handlar det minst lika mycket om att utbilda och stötta användaren att bli mer hållbar.

26 mars 2019

En filosofi genomsyrad av respekt för vår planet

Kyocera grundades 1959. I sann japansk anda har företaget en uttalad filosofi, ”respect the divine and love people”. Men filosofin är inte bara ett dammigt motto, utan är något man hela tiden eftersträvar att leva upp till.

26 mars 2019

Från skrivare till digital dokumenthantering

När utskrifterna minskar gäller det för ett företag som säljer skrivare att vara lyhörda för sina kunders behov. För Canon innebär det att erbjuda kompletta system för digital dokumenthantering, snarare än att sälja enskilda skrivare.

26 mars 2019

Skriv ut med mindre miljöpåverkan

Att köpa refill i stället för nytillverkad tonerkassett eller bläckpatron till skrivaren kan verka billigt och bra för miljön. Men på lång sikt är det tvärtom.

19 september 2017

Rustade för kampanj

Med två nya skrivare per varuhus kan Rusta nu själva skriva ut skyltar i storformat. På detta spar företaget omkring 20 procent på skrivare, bläck och hantering.

2 juni 2016

Enkelt och effektivt

Centric ville förenkla IT-inköp och printtjänster och valde Dustin som samarbetspartner. De beräknar att de årligen har sparat mellan 100 och 200 timmar på den nya lösningen.

30 maj 2016