Guide: Alla fördelar med SAM

Med en växande flora applikationer, både i molnet och på olika fysiska enheter, blir det allt svårare att hålla koll på sina utgifter för programvarulicenser. Software Asset Management, eller SAM, ger dig full överblick över företagets licenser, men även en mängd andra fördelar. I den här guiden berättar vi hur ditt företag kommer igång med SAM.

Idag använder företag allt fler programvaror från en mängd olika tillverkare. Programvarorna används dessutom på många olika plattformar både lokalt och i molnet. Det har med andra ord blivit allt svårare att få en överblick över vilka programvaror företaget har – var de är installerade, vilka programvaror som faktiskt används och hur. Och om de som använder en särskild programvara har rätt licens.

Inte sällan genomför stora programvaruföretag som Microsoft, SAP och Oracle revision hos sina kunder för att se att användarna har rätt licenser. Då kan det i värsta fall bli böter om ditt företag använder olicensierade versioner av programvarorna.

Del 1

Vad är SAM?

Software Asset Management, eller SAM, kan i korthet beskrivas som en metod för att hantera företagets programvarulicenser.

Det finns flera olika alternativ på marknaden, men Dustin har valt att erbjuda en SAM-tjänst från ett företag som heter Snow Software1 eftersom vi tycker att det är den som ger våra kunder bäst funktioner till ett konkurrenskraftigt pris.

Värt att nämna är att det sker en begreppsförflyttning från att prata om SAM till att gå över till något som kallas Technology Intelligence (TI). Det täcker in både Software Asset Management, Hardware Asset Management, SaaS Management och Cloud Management Platforms. Men tills vidare använder vi begreppet SAM i den här guiden.

Hur kan du använda SAM?

SAM öppnar många möjligheter när du väl börjat hålla koll på dina programvarulicenser. Grunden är som sagt att inventera sina programvarulicenser och ta reda på:

  • Hur många licenser har företaget?
  • Hur många olika programvaror har företaget köpt/betalar för?
  • Från vilka tillverkare kommer de?
  • Hur används programvarorna? Hur många använder dem och hur ofta används dem?
  • Har de som använder programvarorna rätt licenser för den version av programvaran som de har installerat?

När den här informationen blir överskådlig kan du fatta strategiska beslut.

1. Snow Software är ett svenskt företag som erbjuder Software Asset Management-lösningar (licenshantering) som är tillgängliga över alla plattformar. Affärsidén är att hjälpa företag att endast betala för de mjukvarulicenser som faktiskt används. Idag använder över 7 000 kunder över hela världen Snow Softwares lösningar på över 10 miljoner enheter. www.snowsoftware.com

Här är några exempel:

Exempel 1:

Företaget har köpt in tio licenser av ett program, men bara åtta har använts under det senaste året. Går det att avsluta två av licenserna?

Exempel 2:

Företaget har köpt in tio licenser av ett program, men tre av dem används bara tre-fyra gånger om året. Behövs de verkligen – eller kan de tre användarna utföra samma uppgifter med ett annat program eller lösa det på något annat sätt?

Exempel 3:

En användare har tre olika licenser för samma program; en för datorn, en för plattan och en för telefonen. Vilken enhet används mest? Behövs alla tre?

Exempel 4:

I januari i år passerade Windows 7 ”end of life”, vilket innebär att Microsoft slutar släppa programuppdateringar och säkerhetspatchar till Windows 7. Med hjälp av SAM kan du enkelt se vilka av företagets datorer som kör Windows 7 och vilka åtgärder du behöver vidta.

Del 2

Vilka konkreta fördelar får du av SAM?

Spara pengar

Den mest uppenbara fördelen med SAM är att företaget kan spara pengar. Det gör du framförallt på två sätt:

1. Hitta och gör dig av med onödiga programvarulicenser

De flesta företag köper in programvarulicenser i bulk och har en och samma image-fil med program som de installerar på nya datorer. Men med stor sannolikhet behöver inte alla medarbetare samma program. Därför kan du spara pengar genom att med SAM skräddarsy varje användares enhet med just de applikationer som han eller hon behöver.

2. Undvik straffavgifter vid en programvarurevision

Med koll på vilka licenser företaget använder och att dessa är betalda slipper företaget straffavgifter vid en revision. Dessutom slipper man onödig oro för en revision och vad den eventuellt kan resultera i.

Underlättar vid uppdatering

Snow Software har en tjänst som heter Software Recognition System (SRS). Det är en databas med i skrivande stund 550 000 applikationer från 95 000 leverantörer som uppdateras dagligen och som håller koll på att du har de senaste versionerna av dina installerade applikationer.

Dessutom finns möjlighet att hålla koll på din maskinpark (beroende på vilken datorleverantör du har), se vilka uppdateringar som finns tillgängliga och hur lång garantitid du har kvar på dina enheter.

Ger en säkrare maskinpark

En påminnelse så fort det finns uppdateringar tillgängliga till dina programvaror minskar risken för att du missar någon viktig säkerhetsuppdatering. Då minskar tiden som dina enheter är sårbara för säkerhetshål och andra risker.

Lättare att efterleva GDPR-kraven

Dataskyddsförordningen, GDPR, kräver bland annat att företag vet och kan redovisa vilka applikationer som innehåller personuppgifter och vilka medarbetare som har tillgång till dessa applikationer.

Med vår SAM-tjänst kan du lägga till en modul som underlättar vid GDPR-uppföljning genom att lyfta fram GDPR-relaterade risker i ditt företag, tillsammans med förslag på lösningar.

Samarbete vid datorskärm

Del 3

Så kommer du igång med SAM

Installera agenten

För att sätta igång måste du installera agenten på alla de klienter som du vill övervaka. Det kan vara både datorer, plattor och telefoner. Om du redan är kund hos Dustin för andra tjänster, som exempelvis Modern Workplace där vi konfigurerar företagets klienter, så kan vi göra installationen åt er.

När rätt inställningar är på plats börjar klienterna att prata med Dustins Snow-servrar.

Bra rutiner = bra data

För att du ska få in korrekt och heltäckande data i systemet krävs att Snow-klienten finns installerad på företagets samtliga enheter. Därför är det viktigt att ni har bra rutiner för att installera agenten på alla nya enheter innan de börjar användas.

Lika viktigt är att ni avaktiverar och avinstallerar agenten från enheter som ska bytas ut (och kom ihåg att inte kassera uttjänta enheter, utan använd Dustins återtagstjänst Takeback.

Alla licenser på ett ställe

För att den data som samlas in ska kunna användas fullt ut måste uppgifter om företagets licenser också matas in i SAM-tjänsten. Först då kan du se hur den faktiska användningen stämmer överens med de licenser som företaget har köpt.

Avvikelser upptäcks nästan alltid i det här läget, då det visar sig att medarbetarna använder gratisprogram som de har laddat ner själva eller gamla licenser och/eller versioner av program som inte längre stöds, för att ta några exempel.

Datainsamling - nu börjar det roliga

Så fort agenten är installerad kommer den att börja samla in information som du får tillgång till via en webbportal. Hur du sedan drar nytta av informationen är upp till dig.

Vissa kunder är väldigt aktiva och arbetar mycket med verktyget för att hålla koll på sina licenser och klienter. Andra kunder är inte lika aktiva, men har nytta av installationen när det är dags för en programvarurevision från exempelvis Microsoft eller Adobe.

Det sparar väldigt mycket tid att manuellt slippa ta reda på vilka licenser som finns och hur de används. Och skulle det upptäckas i revisionen att det finns otillåtna installationer kan det såklart också blir kostsamt för företaget.

Sortera och kategorisera datan

När du har fått upp en lista över alla programvaror som används kan du sortera dem efter vilka som kräver licens och inte. De som kräver licens måste finnas registrerade i Snow för att kunna räknas som regelefterlevande (compliant) vid en revision.

När företagets programvarulicenser är registrerade kan du också få en överblick över hur mycket dina programvarulicenser kostar och vad du skulle kunna spara på att göra dig av med de du inte behöver.

Del 4

Så kan du göra ännu mer med SAM

Skrivare och firmabil i mixen

Skrivare, eller för den del firmabilar, går i dagsläget inte att lägga in direkt i Snow, men det finns kreativa användare som kommit runt det.

Genom att skapa ett objekt manuellt och sedan koppla objektet till ett avtal, till exempel ett SSL-certifikat, kan du lägga in mer än bara programvarulicenser i Snow.

För att lägga in en skrivare kan du koppla skrivarens support- och/eller leasing-avtal till ett objekt i Snow och på så sätt få varningar när avtalet håller på att gå ut. På samma sätt kan du koppla firmabilens leasingavtal till ett objekt i Snow.

Svartlista applikationer

Vissa applikationer har kanske identifierats som säkerhetsrisker av företagets IT-säkerhetsavdelning. För att undvika att medarbetarna använder dessa går det att svartlista dem i Snow.

Då kommer du att få ett larm om de installeras på någon enhet som övervakas av Snow. På samma sätt kan du göra tvärtom: vitlista de applikationer som är tillåtna och få larm om någon annan applikation installeras.

Optimerade kostnader för Adobe Creative Cloud och andra molntjänster

Adobe Creative Cloud är en av världens absolut största molnbaserade tjänster, och helt dominerande bland kreatörer. Det har blivit en kassako för Adobe och samtidigt en stor utgift för företagen.

Med Snow får du en unik och detaljerad inblick i exakt hur medarbetarna använder de olika programmen i Adobe Creative Cloud och kan därefter optimera licenserna för att spara kostnader.

Den här typen av skräddarsydda moduler för molntjänster finns även för bland annat Oracles programsvit och Windows Server.

Skapa egna rapporter

Det finns ett stort utbud av rapporter i Snow idag. Om det inte är tillräckligt kan du skapa skräddarsydda rapporter som du kan dela inom företaget.

9 april 2020

Snabbare affärsutveckling med molntjänster

Moderna molntjänster öppnar upp för snabbare affärsutveckling. Rent tekniskt går det att förkorta tiden mellan utveckling och lansering eller testkörning drastiskt.

Molntjänster öppnar upp för nya affärsmöjligheter

Molntjänsterna är här för att stanna vilket är positivt. För när innovativa molnbaserade applikationer dyker upp, öppnar nya affärsmöjligheter upp sig.

Säkerhetsutmaningar i tider av digitalisering + verktyg för säkerhetsutvärdering

I takt med att digitaliseringen rotar sig djupare i samhällets alla delar blir säkerhet något som fler inte bara förväntas förstå och reflektera över utan också bidra till. Ladda ner rapporten och utvärdera din verksamhets säkerhetsarbete med hjälp av verktyget.

Hitta rätt mix av moln

Molnet kan rymma allt från lagring till att hantera tunga applikationer och analysverktyg. Det finns ingen standardlösning som passar alla. Så här hittar du den lösning som är bäst för era behov.

Moln möjliggör nya affärsmodeller

Molntjänster har gått från att vara en angelägenhet för IT-avdelningen till att bli en viktig del av företagets affärsutveckling. Så här gör du för att skapa mervärde med digitala verktyg.

Viktiga frågor på väg till molnet

Marknaden rymmer många molnleverantörer. Med det här frågebatteriet i handen blir du en smartare köpare.