Det helt virtuella kontoret – så funkar det

Arbeta utan arbetsplats? Javisst, i dag finns det många företag som skippar kontor och konferensrum. Istället samarbetar de via nätet och smarta digitala tjänster. Så här jobbar de.

Allt fler arbetsuppgifter kan utföras varsomhelst och närsomhelst med hjälp av smidiga mobila enheter och smarta molntjänster. Dessutom håller våra arbetsuppgifter på att förändras så att allt mindre arbete kräver fysisk hantering. Det här är något som många moderna företag har tagit fasta på, och struntat i att sätta sig med kostsamma hyreskontrakt på kontorslokaler för att samla medarbetarna. Arbetet sker istället virtuellt med Internet som bas för kommunikation och samarbete.

Inget kontor

Ett av dessa digitala företag är svenska Go Monday, som erbjuder en rad tjänster inom karriärutveckling.

– Vi drog igång för fem år sedan och började med att hyra in oss på ett kontorshotell. Men efter ett halvår märkte vi att vi inte hade någon nytta av de platserna – de användes nästan inte alls – och sedan dess har vi arbetat utan någon fast bas, berättar Erik Fors-Andrée, vd på Go Monday.

De kommunicerar för det mesta online, men även det klassiska telefonsamtalet är en användbar kommunikationsmetod, konstaterar han.

– Sedan är det några i det 12 personer stora teamet som råkar finnas i Stockholm, och det händer förstås att vi ibland bestämmer oss för att sitta tillsammans och jobba. Men då blir det som regel i en hotellobby eller på ett café.

Kommunicerar i Slack

Erik Fors-Andrée tvekar inte när han ska peka ut företagets viktigaste arbetsverktyg:

– Det är absolut Slack, en kommunikationsplattform som rymmer en massa molnbaserade tjänster för samarbete. Där har vi olika kanaler, så att vi kan hålla isär till exempel kommunikation om kunder och sociala kontakter.

– Vi har en rad olika tjänster som är integrerade med Slack, till exempel verktyg för orderhantering eller för att hantera jobbansökningar genom oss.

De har även kopplat projektplaneringsverktyget Trello till Slack, likaså de olika applikationer som finns i Google Drive.

– När någon av oss skapar ett textdokument eller kalkylark via Google Drive hamnar det i vår Slack-miljö, där andra både kan läsa och redigera dokumenten, säger Erik Fors-Andrée. En del av den digitala miljön som Go Monday arbetar i är dock egenutvecklad, berättar han.

Skapa sammanhållning digitalt

Han ser inga större utmaningar med att skapa sammanhållning via digitala kanaler.

– Det är snarast en fråga om inställning, och jag tror många företag skulle ha en del att vinna på att våga se att det är de digitala verktygen som numera är mer kulturbärande än de fysiska mötena. Det är där kontakterna sker numera.

En av slack-kanalerna som Go Monday har heter till exempel ”fikarummet”, och där ska kommunikationen vara som fikasnacket på fysiska kontor.

Enligt Erik Fors-Andrée kan de allra flesta företag arbeta virtuellt i hög grad idag.

– Undantaget är förstås de verksamheter där fysiska möten är nödvändiga, men det är inte särskilt många. Däremot finns det helt klart en klyfta när det gäller mognadsgrad, och med en ”digitalt omogen” företagsledning blir det givetvis svårt.

Han ger ett konkret exempel på hur tydligt det kan vara att det finns olika inställningar:

– Jag ser inte dokument på papper som beständiga, utan om det är något jag behöver spara så skannar jag papperet och slänger det sen. Jag vet att många andra fortfarande gör tvärtom: de skriver ut på papper när det är något som känns viktigt.

5 tips för det virtuella kontoret

1. Rätt tjänster

Det finns många molntjänster som gör samarbete på olika mobila enheter lättare än någonsin. Kolla efter tjänster som går att integrera för maximal effektivitet.

2. Tänk på det sociala

Se till att det finns kommunikationsytor och utrymme för att hålla de sociala kontakterna vid liv med era digitala verktyg.

3. Avskärma skärmen

Med ett sekretessfilter på laptopskärmen kan du undvika att obehöriga blickar ser dina dokument och aktiviteter.

4. Glöm inte ergonomin

Packa ner ett uppblåsbart svankstöd i väskan; det kan göra susen för hållningen och ryggmuskulaturen när du arbetar på ”udda” platser.

5. Stäng av

Det kan vara lätt att låta arbetet sluka en massa tid när det är tillgängligt varsomhelst och närsomhelst. Se till att ni har en kultur där det är naturligt att stänga av dator och arbete regelbundet.

Vill du veta mer om hur du kan skapa ett virtuellt kontor, kontakta oss.

Läs mer om hur du kan använda Microsoft Teams för enklare samarbete.

11 december 2018

Denna artikel taggas

Vad betyder begreppet workstation?

En workstation är så mycket mer än bara en kraftfull dator. Vi satt oss ned med HP:s Workstation-specialist för att reda ut exakt vad ordet betyder.

23 april 2019

Spara utsläpp och pengar med återanvändning

Fullt fungerande IT-utrustning skrotas när prylarna istället skulle kunna säljas vidare och göra både miljön och företagets ekonomi en tjänst. Så här får gamla IT-prylar nytt liv.

17 april 2019

Jobba smartare – 5 teknikprylar som lyfter arbetsdagen

Dator, mobil och rätt mjukvara är grundläggande krav för en fungerande arbetsdag. Men det finns massor av andra smarta tekniktillbehör som kan göra din dag roligare och mer effektiv.

20 mars 2019

Viktigt att ny teknik bidrar till att stärka lärandet

– Vi hjälper skolorna med att dra nytta av modern teknik så att de i sin tur kan stärka lärandet och göra eleverna redo för att verka i samhället. Det säger Christer Dahlström, Senior Solution Architect på Dustin, en av Nordens ledande IT-leverantörer.

19 mars 2019

Så fick Oslos elever nya datorer i tid

Bra planering och logistik är avgörande vid stora leveranser. För Dustin var det mycket som skulle stämma när Oslos skolor skulle ha tusentals nya datorer på plats inför skolstarten.

14 mars 2019

Digital förskola skapar i 3D

För norska skol- och vårdkoncernen Norlandia var IT-utrustningen tidigare spretig och svår att underhålla. Skräddarsydd webbutik och standardiserad leverans från Dustin blev lösningen.

5 mars 2019