Det helt virtuella kontoret – så funkar det

Arbeta utan arbetsplats? Javisst, i dag finns det många företag som skippar kontor och konferensrum. Istället samarbetar de via nätet och smarta digitala tjänster. Så här jobbar de.

Allt fler arbetsuppgifter kan utföras varsomhelst och närsomhelst med hjälp av smidiga mobila enheter och smarta molntjänster. Dessutom håller våra arbetsuppgifter på att förändras så att allt mindre arbete kräver fysisk hantering. Det här är något som många moderna företag har tagit fasta på, och struntat i att sätta sig med kostsamma hyreskontrakt på kontorslokaler för att samla medarbetarna. Arbetet sker istället virtuellt med Internet som bas för kommunikation och samarbete.

Inget kontor

Ett av dessa digitala företag är svenska Go Monday, som erbjuder en rad tjänster inom karriärutveckling.

– Vi drog igång för fem år sedan och började med att hyra in oss på ett kontorshotell. Men efter ett halvår märkte vi att vi inte hade någon nytta av de platserna – de användes nästan inte alls – och sedan dess har vi arbetat utan någon fast bas, berättar Erik Fors-Andrée, vd på Go Monday.

De kommunicerar för det mesta online, men även det klassiska telefonsamtalet är en användbar kommunikationsmetod, konstaterar han.

– Sedan är det några i det 12 personer stora teamet som råkar finnas i Stockholm, och det händer förstås att vi ibland bestämmer oss för att sitta tillsammans och jobba. Men då blir det som regel i en hotellobby eller på ett café.

Kommunicerar i Slack

Erik Fors-Andrée tvekar inte när han ska peka ut företagets viktigaste arbetsverktyg:

– Det är absolut Slack, en kommunikationsplattform som rymmer en massa molnbaserade tjänster för samarbete. Där har vi olika kanaler, så att vi kan hålla isär till exempel kommunikation om kunder och sociala kontakter.

– Vi har en rad olika tjänster som är integrerade med Slack, till exempel verktyg för orderhantering eller för att hantera jobbansökningar genom oss.

De har även kopplat projektplaneringsverktyget Trello till Slack, likaså de olika applikationer som finns i Google Drive.

– När någon av oss skapar ett textdokument eller kalkylark via Google Drive hamnar det i vår Slack-miljö, där andra både kan läsa och redigera dokumenten, säger Erik Fors-Andrée. En del av den digitala miljön som Go Monday arbetar i är dock egenutvecklad, berättar han.

Skapa sammanhållning digitalt

Han ser inga större utmaningar med att skapa sammanhållning via digitala kanaler.

– Det är snarast en fråga om inställning, och jag tror många företag skulle ha en del att vinna på att våga se att det är de digitala verktygen som numera är mer kulturbärande än de fysiska mötena. Det är där kontakterna sker numera.

En av slack-kanalerna som Go Monday har heter till exempel ”fikarummet”, och där ska kommunikationen vara som fikasnacket på fysiska kontor.

Enligt Erik Fors-Andrée kan de allra flesta företag arbeta virtuellt i hög grad idag.

– Undantaget är förstås de verksamheter där fysiska möten är nödvändiga, men det är inte särskilt många. Däremot finns det helt klart en klyfta när det gäller mognadsgrad, och med en ”digitalt omogen” företagsledning blir det givetvis svårt.

Han ger ett konkret exempel på hur tydligt det kan vara att det finns olika inställningar:

– Jag ser inte dokument på papper som beständiga, utan om det är något jag behöver spara så skannar jag papperet och slänger det sen. Jag vet att många andra fortfarande gör tvärtom: de skriver ut på papper när det är något som känns viktigt.

5 tips för det virtuella kontoret

1. Rätt tjänster

Det finns många molntjänster som gör samarbete på olika mobila enheter lättare än någonsin. Kolla efter tjänster som går att integrera för maximal effektivitet.

2. Tänk på det sociala

Se till att det finns kommunikationsytor och utrymme för att hålla de sociala kontakterna vid liv med era digitala verktyg.

3. Avskärma skärmen

Med ett sekretessfilter på laptopskärmen kan du undvika att obehöriga blickar ser dina dokument och aktiviteter.

4. Glöm inte ergonomin

Packa ner ett uppblåsbart svankstöd i väskan; det kan göra susen för hållningen och ryggmuskulaturen när du arbetar på ”udda” platser.

5. Stäng av

Det kan vara lätt att låta arbetet sluka en massa tid när det är tillgängligt varsomhelst och närsomhelst. Se till att ni har en kultur där det är naturligt att stänga av dator och arbete regelbundet.

Vill du veta mer om hur du kan skapa ett virtuellt kontor, kontakta oss.

Läs mer om hur du kan använda Microsoft Teams för enklare samarbete.

11 december 2018

Guide: På jakt efter den perfekta bildskärmen?

Voxicon har med stor sannolikhet den skärm du är på jakt efter. Oavsett vilken skärm du väljer får du riktigt mycket kvalitet för pengarna.

31 maj 2019

När är du som mest fokuserad?

Vi fokuserar alltför mycket på vad vi ska göra, och tänker för lite på när vi gör det, enligt den amerikanske författaren Daniel Pink, som själv är noga med vad han planerar in på eftermiddagarna.

28 maj 2019

Nya Dell Latitude – skapad för den moderna användaren

Dells bärbara Latitude-familj för företagsmarknaden har fått en helt ny design och flera smarta funktioner, skapade med den moderna användaren i åtanke.

27 maj 2019

Bättre konferensrum med rätt teknik

Utrusta konferensrummen med den senaste tekniken för att underlätta möten och presentationer. Med rätt prylar undviker ni teknikstrul och kan vara kreativa istället. Vi har valt ut fem innovationer som tar konferensrummet till nästa nivå.

21 maj 2019

5 bästa prylarna för dig som pendlar

Med rätt prylar blir pendlingen inte bara smidigare utan riktigt njutbar. Vi har valt ut ett antal smarta saker som gör att du kommer att längta efter transportsträckorna.

13 maj 2019

Modern Workplace sparar tid för Handelsanställdas förbund

Handelsanställdas förbund ville ha en mer användarvänlig IT-miljö. Mobil, säker och utan krångel. Lösningen blev tjänsten Modern Workplace från Dustin, som direkt gav tydliga fördelar för både användare och IT-avdelning.

7 maj 2019