Bättre styrning av inköp i Mora Kommun

Efter nyår införde Mora kommun elektroniska inköp med hjälp av e-handelsssystemet Proceedo. Det gör att inköpen kan styras på ett annat sätt än tidigare, garanterar avtalstroheten och minskar administrationen.

Från att ha haft ett rent fakturahanteringssystem och fritt fram för alla Mora kommuns 2 000 anställda att göra inköp finns i det nya systemet knappt 100 beställare och inköpssamordnare med rätt att köpa. Tidigare var det svårt för anställda att komma åt databasen med upphandlade avtal, men genom att dessa nu integreras med systemet samlas allt på samma ställe och det blir lätt att göra rätt.

– Från början skulle vi bara börja med e-fakturor, men sedan insåg vi att det var bättre att ta ett helhetsgrepp och göra hela inköps- och fakturaflödet elektroniskt, berättar Pär-Olof Grannas, ansvarig för e-handel på kommunens ekonomienhet.

Sedan länge skannas pappersfakturor in, men detta minskar i och med det nya systemet och i dag är andelen e-fakturor 40 procent.

Bättre styrning
– Men den stora fördelen är den ökade kontrollen cheferna får över inköpen. Förr attesterade de fakturor i efterhand, nu har vi vänt processen på huvudet så att attesten sker på beställningen. Det gör att inköpen kan styras bättre och vi blir avtalstrogna, vilket påverkar prisbilden, säger Pär-Olof Grannas.

På Mora kommun har man medvetet inte velat göra någon glädjekalkyl på vilka besparingar man kan uppnå och det är för tidigt att räkna på verkliga siffror. Men mellan tummen och pekfingret räknar man med 1–10 procent lägre kostnader, vilket blir en hel del pengar med en inköpsbudget på 300 miljoner kronor.

Sedan starten i januari har det lagts runt 1 000 order i månaden via det nya systemet. Det har tagits emot mycket väl av cheferna och bland medarbetarna har det varit mindre frustration än väntat, även om det förstås blir annorlunda att handla elektroniskt i stället för att sätta sig i bilen för att köra och köpa saker.

Dustin långt framme
– Däremot kan det vara lite krångligt att få med leverantörerna eftersom alla inte är lika mogna. Dustin har dock kommit långt och fixade det mesta själva. Deras punch-out-lösning funkar fantastiskt bra. Vi gör en lista och håller oss till de produkter vi ska även om hela webbshopen finns där. När man valt klart följer hela kundvagnen med in i vårt system och vi lägger in kontering, leveransadress och attestering, berättar Pär-Olof Grannas.

I uppstarten har de administrativa effektiviseringarna inte varit så stora eftersom det är en hel del arbete med att ansluta leverantörer, men i och med systemets automatiska matchning mellan order och e-faktura kommer mycket tid att sparas i längden. – Vi ska göra det som är viktigt, därför är maskinell kontroll bättre när det går. Sedan kompletterar vi med personal som gör systematiska kontroller, avslutar han.

Vill du veta mer om Dustins tjänster inom E-Sourcing?
Läs mer på vår sida om E-sourcing eller kontakta esourcing@dustin.se

Relaterade referenser

Aller Media

SAAB

Dustin punch-out-lösning funkar fantastiskt bra.

Pär-Olof Grannas
E-handelsansvarig

Tips från Mora kommun
Förankra e-sourcing ordentligt i din organisation.
Ledningens mandat måste vara tydligt.
Glöm inte att resurser behövs för hantering av leverantörer även efter införandet.

UTMANING

LÖSNING

– Från början skulle vi bara börja med e-fakturor, men sedan insåg vi att det var bättre att ta ett helhetsgrepp och göra hela inköps- och fakturaflödet elektroniskt

EFFEKT

Den stora fördelen är den ökade kontrollen cheferna får över inköpen. Förr attesterade de fakturor i efterhand, nu har vi vänt processen på huvudet så att attesten sker på beställningen. Det gör att inköpen kan styras bättre och vi blir avtalstrogna, vilket påverkar prisbilden.