”Sam-processen behöver inte vara ett jätteprojekt”

It-verksamheten inom lidingö stad bedrivs helt uppdragsbaserat enligt beställar-/utförarmodell. Därför lägger man extra krut på att redovisa exakt vad som köps respektive levereras. Som stadens it-strateg är Björn Söderlund huvudrepresentant för beställarsidan och den som tog initiativet till att satsa på sam (software asset management).

– Det finns två enkla skäl till att vi behövde få bättre koll på våra licenser. Dels handlar det om att efterleva licensreglerna och se till att vi har och betalar för de licenser som behövs. Dels vill vi kontrollera att licenserna vi betalar för verkligen används, att behovet av dem är reellt, så att vi kan rationalisera bort allt som är onödigt, förklarar han.

Lätthanterlig lösning

Tidigare fanns inventarielistor i stadens it-administrationssystem, men dessa var dåligt uppdaterade och inaktuella. På utförarsidan fanns Microsofts system för programvarudistribution som även kan användas för att göra inventeringar. Men där brister det i användarvänlighet och överblick.

– Det blir för avancerat för personer ute i verksamheten att gå in och kontrollera vad som används. Samma sak gäller för mig, det är för komplext, och det vore ohållbart om jag måste be om en rapport från it-enheten varje gång jag vill gå in och se något. Vi behöver helt enkelt ett fönster in som är lite mer lätthanterligt, säger Björn.

Samtidigt som Lidingö stad letade efter ett lämpligt sam-verktyg var man också på jakt efter en licenspartner som skulle kunna agera rådgivare vid licensinköp. Tanken var att hitta en leverantör som kunde hjälpa till med båda dessa delar.

– När det visade sig att Dustin erbjöd Able Enterprise som en webbtjänst passade det som hand i handske. De var väldigt lyhörda för våra önskemål och tvingade inte in oss i något stort paket. En sam-process behöver inte vara ett jätteprojekt. För oss var den stora utmaningen att internt komma fram till hur vi skulle göra innan vi drog i gång, fortsätter han.

Järnkoll med Able Enterprise

Sedan i vintras har Lidingö stad Able Enterprise i drift. Det samlar automatiskt in information om vad som är installerat på både klienter och servrar. Informationen uppdateras dagligen i en databas där man också matar in antalet köpta licenser och vilka villkor och avtalstider som gäller för var och en av dem.

Sedan blir det lätt att få fram överskådlig information om vilken programvara som finns installerad var, vilka licenser och avtal man har, vem som använder vilken programvara och hur mycket de använder den.
– I dag har jag järnkoll på vilka program-varor som finns, på ett visuellt tydligt sätt. Dessutom kan vi direkt ta tempen på användandet av olika program. Det ger ett jättebra beslutstöd då man kan utvärdera hur kritiska olika program faktiskt är – och i en del fall går det kanske att hitta billigare alternativ med bättre anpassad funktionalitet, säger Björn.

Ingen oro kring licensiering

Vad gäller efterlevnaden kan Björn numera känna sig trygg. Det finns ingen osäkerhet gentemot leverantörerna kring licenser utan är lätt för honom att gå in och se läget på en gång ifall det skulle komma en förfrågan.

– Sedan vill vi vare sig vara överlicensierade eller underlicensierade. Även om jag inte vet om vi kommer att göra några stora besparingar genom sam-processen genom att skala bort onödiga licenser, så kan jag i alla fall vara säker på att vi inte försitter några chanser, fortsätter han.

Skulle Björn önska sig någon förbättring i Able Enterprise-tjänsten är det att den in-kluderade webbaserade applikationer, vilket ju blir allt vanligare i dag. Men han är så långt mycket nöjd med både sin investering i verktyget och valet av licenspartner.

– Dustin har varit väldigt duktiga på att hjälpa oss att komma i gång. Och de fungerar oslagbart som rådgivare kring licenser. Mina kontaktpersoner är extremt snabba på att återkomma med svar. Man får också en känsla av att de ger oss hjälp, snarare än att det bara är en förhandling. Utan tvekan valde vi rätt!

« Tillbaka till SAM