Renée Kiebler, IT-chef på Bonnier Tidskrifter sedan år 2000, skötte tidigare förlagets licenshantering helt manuellt.
– Vi hade ett FileMaker-register där vi registrerade inköpta licenser, alla serienummer och så vidare. Men problemet för oss är att vi har en väldigt stor rörlighet inom förlaget: man byter redaktion, det kommer mycket nytt folk och andra går på föräldraledighet. Så det där registret blev snabbt inaktuellt. I stället fick ITavdelningen med jämna mellanrum ge sig ut och jämföra registret med det verkliga innehållet på personalens datorer.
– Det blev mycket manuellt arbete, säger Renée Kiebler som berättar att de fick välja att koncentrera sig på de mest utbredda programvarorna och ändå aldrig kände att de fick full kontroll.
Det var tydligt att Bonnier Tidskrifter behövde ett verktyg till sin licenshantering, och efter en kontakt med Dustins licensteam föll valet på en SAM-process med tjänsten Able Enterprise. Efter att ha fått testa en demoversion av programmet och fått en försäkran om att det skulle fungera fullt ut även på Mac, tvekade företaget inte inför valet av samarbetspartner
– Det kändes logiskt att göra det här med Dustin som har hela licenskunnandet. Man behöver det stödet.
Tillsammans med Dustin började sedan arbetet med att samla och föra in all information om Bonnier Tidskrifters befintliga programvaruinnehav i Able Enterprise. Om själva inventeringsverktyget säger Renée Kiebler:
– Programmet är vansinnigt lätt att komma in i. Det är snyggt och tilltalande att jobba med. Att ta till sig materialet som sedan kom fram vid inventeringen var däremot inte lika enkelt.
– Vad man inte insåg från början, det var den enorma informationsmängden som hälls över en, säger Renée Kiebler. Det gäller att snabbt hitta en strategi för hur all denna information ska hanteras och inse att allt inte går att åtgärda samtidigt. Man får utrusta sig med tålamod, eftersom det tar rätt lång tid innan man är i mål. I arbetet med att hantera informationen var därför Dustins licensexperter till stor hjälp.
– Där är det skönt att ha någon att luta sig emot, så att man får lite hjälp och inte får panik själv. När hon sedan hunnit orientera sig bland informationsmängden, upptäckte Bonnier Tidskrifters IT-chef en av fördelarna med Able Enterprise.
– Det som är så bra i Able är att man kan ta ut Excel-filer på allt. Du kan ta ut en bruttolista och sen kan du göra vad du vill med den i Excel. Det är då man sitter med tårar av lycka i ögonen.
I rapporterna från Able Enterprise fick Renée Kiebler svart på vitt på vilka program som faktiskt fanns installerade på varje enskild dator på Bonnier Tidskrifter, och kunde dessutom se exakt hur mycket programmen användes. Detta fick en rad följder: för det första kunde man se hur många licenser som behövdes köpas in för att förlaget inte skulle bryta mot några upphovsrättslagar.
– Jag visste redan innan att jag låg efter med licenser, jag hade ju avvaktat med det till jag hade ett instrument att mäta med, säger hon. Men Bonnier Tidskrifter kunde också låta avinstallera program som man nu visste inte användes, och i vissa fall byta ut till enklare programversioner. Till exempel kunde ett antal Photoshop-licenser bytas mot Photoshop Elements, något som på sikt innebär besparingar för Bonnier Tidskrifter. Den ekonomiska aspekten var dock inte den mest avgörande för just Renée Kiebler.
– Besparingar är grädde på moset. Känslan är att man har koll på sina licenser, man slipper grubbla.
Man kommer också framöver att spara mycket tid på Bonnier Tidskrifters IT-avdelning. Enligt Renée Kiebler är det just uppstartsprocessen som tar tid.
– Men det är ändå ett konstruktivt arbete jämfört med vad det var att sitta med FileMaker-filen och bli förbannad. Här är jag hela tiden på väg mot ljuset i tunneln.
« Tillbaka till SAM
Besparingar är grädde på moset. Känslan är att man har koll på sina licenser, man slipper grubbla.
Renée Kiebler, it-chef
Bonnier Tidskrifter